Опубликован: 14.09.2020 | Доступ: свободный | Студентов: 1207 / 150 | Длительность: 05:59:00
Специальности: Менеджер, Руководитель
Лекция 8:

Управление коммуникациями проекта

< Лекция 7 || Лекция 8: 123 || Лекция 9 >

Коммуникации - целенаправленный или непреднамеренный обмен информацией [1, стр. 360]. В рамках проекта для обмена информацией используют различные формы коммуникаций:

  • письменные и устные;
  • внутренние и внешние;
  • формальные и неформальные;
  • вертикальные и горизонтальные.

Каждая из форм имеет свои плюсы и минусы. Так, устные коммуникации быстрее письменных, такая форма обеспечивает моментальную обратную связь, позволяет получателю уточнять информацию в процессе разговора. Письменные коммуникации более детализированы, лучше структурированы. Для подготовки обстоятельного ответа при письменных коммуникациях получатель использует удобное для него время.

Согласно PMBOK® [1], управление коммуникациями необходимо для удовлетворения информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон.

Управление коммуникациями проекта включает в себя три процесса:

  • Планирование управления коммуникациями
  • Управление коммуникациями
  • Мониторинг коммуникаций

Планирование управления коммуникациями - процесс разработки соответствующего подхода и плана для операций по коммуникациям проекта на основе информационных потребностей каждой заинтересованной стороны или группы, имеющихся активов организации и потребностей проекта [1].

Цель разработки плана коммуникаций проекта - организация коммуникации между участниками проекта; поддержка системы связи между участниками проекта, передача управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта.

В задачи плана коммуникаций входит определение информационных потребностей участников проекта; регулярный сбор и своевременная доставка необходимой информации участникам проекта; обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование; сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

План коммуникаций позволяет значительно повысить эффективность командной работы и снизить транзакционные издержки в рамках проекта. Эффективность коммуникаций влияет на сроки, качество и стоимость проекта. Именно поэтому план управления коммуникациями проекта имеет стратегическое значение.

Для разработки плана необходимо решить следующие задачи:

  • выделить заинтересованные стороны, необходимую им информацию и регулярность обмена ею;
  • разработать процедуры, поддерживающие процессы планирования управления коммуникациями, управления и мониторинга коммуникаций;
  • разработать шаблоны для поддержки процедур.

При разработке плана коммуникаций необходимо учитывать;

  • являются ли заинтересованные стороны по отношению к организации внутренними, внешними, или и теми, и другими;
  • находятся ли члены команды в одном часовом поясе или в разных;
  • какие технологии имеются в распоряжении организации для обеспечения процессов коммуникации;
  • какие информационные технологии являются экономически выгодными для коммуникаций с заинтересованными сторонами;
  • какой язык/ языки будут использоваться в организации коммуникационных операций.

При разработке плана коммуникаций используют следующую информацию:

  • Устав проекта, в котором определен список основных заинтересованных сторон, их роли и сферы ответственности.
  • План управления ресурсами и план вовлечения заинтересованных сторон
  • Реестр заинтересованных сторон (cодержит информацию об участн

В качестве основных потребителей информации проекта выступают: менеджер проекта для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту; заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта; поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п., необходимых для выполнения работ; проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию; непосредственные исполнители работ на местах. Перечень потребителей информации составляется на основе реестра заинтересованных сторон, шаблон реестра представлен в таблице 8.1.

Таблица 8.1. Пример шаблона реестра заинтересованных сторон
ФИО Должность Роль в проекте Зона ответственности Контактные данные Сторона (внутренняя или внешняя)
.

Требования к коммуникациям заинтересованных сторон проекта - требования к уровню коммуникаций между заинтересованными лицами, направленные на отслеживание выполнений целей и задач участников проектной группы. Пример шаблона представлен в таблице 8.2.

Таблица 8.2. Пример шаблона требований к коммуникациям
Событие Цель Формат Ответственный Участники Регламент Периодичность
.

Информация о технологиях и методах, используемых для обеспечения коммуникаций проекта. Пример шаблона об используемых методах коммуникации на проекте в таблице 8.3.

Таблица 8.3. Пример шаблона об используемых методах коммуникации на проекте
Метод Технология Краткое описание Ответственное лицо
.

Факторы среды предприятия (культура, политическая среда и структура управления организации; политики администрирования персонала; инструменты и системы коммуникаций; географическое распределение производственных объектов и ресурсов).

Активы процессов организации.

Инструменты и методы, которые используются в процессе планирования управления коммуникациями:

  • Экспертная оценка
  • Анализ требований к коммуникациям
  • Коммуникационные технологии
  • Коммуникационные модели
  • Методы коммуникаций
  • Навыки межличностных отношений и работы с командой
  • Отображение данных
  • Совещания
< Лекция 7 || Лекция 8: 123 || Лекция 9 >
Сергей Санников
Сергей Санников

Добрый день. Уважаемые разработчики курса, проверьте, пожалуйста, правильность составления тестов. Особенно Тест 5.  Похоже, что сами тесты сделаны с ошибками, так как  якобы правильный ответ никак на него не тянет. А поскольку в материалах лекций отсутствуют прямые или косвенные отсылки на правильный ответ, проверить правильность теста не представляется возможным.  

Андрей Ведерников
Андрей Ведерников

Добрый день.

Тестирование по первому блоку не соответствует проденому блоку. только одн вопрос из донного блока. все остальные вопросы в данном блоке не раскрываются. если вы пишите что курс для всех то соответственно зачем спрашивать о том что человек не знает. Если для прохождения данного курса необходимо иметь знания с других курсов то это нужно указывать.