Управление коммуникациями проекта

Коммуникации - целенаправленный или непреднамеренный обмен информацией [1, стр. 360]. В рамках проекта для обмена информацией используют различные формы коммуникаций:

• письменные и устные;
• внутренние и внешние;
• формальные и неформальные;
• вертикальные и горизонтальные.

Каждая из форм имеет свои плюсы и минусы. Так, устные коммуникации быстрее письменных, такая форма обеспечивает моментальную обратную связь, позволяет получателю уточнять информацию в процессе разговора. Письменные коммуникации более детализированы, лучше структурированы. Для подготовки обстоятельного ответа при письменных коммуникациях получатель использует удобное для него время.

Согласно PMBOK® [1], управление коммуникациями необходимо для удовлетворения информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон.

Управление коммуникациями проекта включает в себя три процесса:

• Планирование управления коммуникациями
• Управление коммуникациями
• Мониторинг коммуникаций

Планирование управления коммуникациями - процесс разработки соответствующего подхода и плана для операций по коммуникациям проекта на основе информационных потребностей каждой заинтересованной стороны или группы, имеющихся активов организации и потребностей проекта [1].

Цель разработки плана коммуникаций проекта - организация коммуникации между участниками проекта; поддержка системы связи между участниками проекта, передача управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта.

В задачи плана коммуникаций входит определение информационных потребностей участников проекта; регулярный сбор и своевременная доставка необходимой информации участникам проекта; обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование; сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

План коммуникаций позволяет значительно повысить эффективность командной работы и снизить транзакционные издержки в рамках проекта. Эффективность коммуникаций влияет на сроки, качество и стоимость проекта. Именно поэтому план управления коммуникациями проекта имеет стратегическое значение.

Для разработки плана необходимо решить следующие задачи:

• выделить заинтересованные стороны, необходимую им информацию и регулярность обмена ею;
• разработать процедуры, поддерживающие процессы планирования управления коммуникациями, управления и мониторинга коммуникаций;
• разработать шаблоны для поддержки процедур.

При разработке плана коммуникаций необходимо учитывать;

• являются ли заинтересованные стороны по отношению к организации внутренними, внешними, или и теми, и другими;
• находятся ли члены команды в одном часовом поясе или в разных;
• какие технологии имеются в распоряжении организации для обеспечения процессов коммуникации;
• какие информационные технологии являются экономически выгодными для коммуникаций с заинтересованными сторонами;
• какой язык/ языки будут использоваться в организации коммуникационных операций.

При разработке плана коммуникаций используют следующую информацию:

• Устав проекта, в котором определен список основных заинтересованных сторон, их роли и сферы ответственности.
• План управления ресурсами и план вовлечения заинтересованных сторон
• Реестр заинтересованных сторон (cодержит информацию об участн

В качестве основных потребителей информации проекта выступают: менеджер проекта для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту; заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта; поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п., необходимых для выполнения работ; проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию; непосредственные исполнители работ на местах. Перечень потребителей информации составляется на основе реестра заинтересованных сторон, шаблон реестра представлен в таблице 8.1.

Требования к коммуникациям заинтересованных сторон проекта - требования к уровню коммуникаций между заинтересованными лицами, направленные на отслеживание выполнений целей и задач участников проектной группы. Пример шаблона представлен в таблице 8.2.

Информация о технологиях и методах, используемых для обеспечения коммуникаций проекта. Пример шаблона об используемых методах коммуникации на проекте в таблице 8.3.

Факторы среды предприятия (культура, политическая среда и структура управления организации; политики администрирования персонала; инструменты и системы коммуникаций; географическое распределение производственных объектов и ресурсов).

Активы процессов организации.

Инструменты и методы, которые используются в процессе планирования управления коммуникациями:

• Экспертная оценка
• Анализ требований к коммуникациям
• Коммуникационные технологии
• Коммуникационные модели
• Методы коммуникаций
• Навыки межличностных отношений и работы с командой
• Отображение данных
• Совещания