Защита от несанкционированного просмотра и изменения

Удаление личных и скрытых сведений из документов

О личных и скрытых сведениях

Перед передачей документа в электронном виде другим пользователям или открытии общего доступа к электронной копии документа можно просмотреть документ на предмет скрытых или личных сведений, которые могут храниться в самом документе или в свойствах документа. Эти скрытые данные могут содержать сведения об организации или о самом документе, которые не нужно распространять, поэтому может потребоваться удаление скрытых сведений перед открытием общего доступа к документу.

Документы Microsoft Word могут содержать скрытые и личные сведения следующих типов.

• примечания, исправления, версии;
• свойства документа и личные сведения;
• настраиваемые XML-данные;
• колонтитулы и положки;
• скрытый текст.

Удаление личных и скрытых сведений

Найти и удалить скрытые или личные сведения из документа Microsoft Word 2007, а также документов более ранних версий можно при помощи инспектора документов. Инспектор документов полезно запустить в любой момент при работе с документом, но обычно это делается перед открытием общего доступа к электронной копии документа, например, перед вложением в сообщение электронной почты.

• Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Инспектор документов ( рис. 7.103).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 7.103. Запуск инспектора документов
• Если документ не был сохранен перед проверкой, выйдет предложение сохранить изменения ( рис. 7.104).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 7.104. Сохранение документа перед проверкой
• В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытого содержимого, которое нужно проверить. Нажмите кнопку Проверить ( рис. 7.105). Названия инспекторов, и обнаруживаемые ими данные, приведены в таблице.

  Название инспектора	Обнаруживает и удаляет
  Примечания, исправления, версии	Примечания Пометки режима исправлений Сведения о версии документа Рукописные примечания
  Свойства документа и личные сведения	Свойства документа, включающие сведения с вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа Заголовки электронных писем Маршруты документа Отправленные на рецензию данные Свойства сервера документов Сведения политики управления документами Сведения о типе содержимого Сведения о ссылках для полей с привязкой к данным (последнее значение преобразуется в текст) Имя пользователя Имя шаблона
  Настраиваемые XML-данные	Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в документе
  Колонтитулы и положки	Любое содержание в колонтитулах документа, включая нумерацию страниц. Любые положки, включая настраиваемые
  Скрытый текст	Текст, отформатированный как скрытый (параметр шрифта, доступный в диалоговом окне Шрифт ) Данный инспектор не может обнаружить текст, скрытый другими методами (например, белый текст на белом фоне).

  

  
  Рис. 7.105. Окно инспектора документов
• Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки для типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа ( рис. 7.106).
  

  
  Рис. 7.106. Результаты проверки личных и скрытых сведений
• После удаления данных из документа нажмите кнопку Закрыть ( рис. 7.107).
  

  
  Рис. 7.107. Результаты удаления личных и скрытых сведений

Следует иметь в виду, что некоторые данные, удаленные из документа, невозможно восстановить с помощью команды Отменить.