Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана
Опубликован: 09.10.2009 | Доступ: свободный | Студентов: 6531 / 1782 | Оценка: 4.48 / 4.23 | Длительность: 26:31:00
Специальности: Менеджер
Лекция 21:

Примечания и исправления документов, отправка по электронной почте

Аннотация: В лекции рассмотрены работа с примечаниями, работа с документом в режиме записи исправлений, сравнение и объединение документов, пересылка документов по электронной почте.

Работа с примечаниями

Уровень 1. О примечаниях

Примечания используют для комментирования документов, добавления к ним замечаний, предложений, рекомендаций и т.д. При этом текст самого документа остается неизменным.

Примечание - заметка, добавленная автором или рецензентом в документ.

Примечание можно добавить к тексту, рисунку, другому объекту.

Для работы с примечаниями обычно пользуются вкладкой Рецензирование.

Вставка примечания

  • Выделите текст или элемент, с которым требуется связать примечание
  • В группе Примечания вкладки Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание.
  • В выноске введите текст примечания ( рис. 7.1).
Создание примечания

увеличить изображение
Рис. 7.1. Создание примечания

К одному фрагменту документа может быть создано несколько примечаний, в том числе и разными рецензентами.

Можно создать ответ на примечание.

  • Установите курсор в примечание, на которое требуется ответить,
  • В группе Редактирование вкладки Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание
  • В выноске введите текст примечания.

В документе фоном будет выделен тот же фрагмент, для которого создано первое примечание. В выноске примечания после инициала рецензента будет добавлена буква R и номер примечания, для которого создан ответ ( рис. 7.2).

Ответ на примечание

увеличить изображение
Рис. 7.2. Ответ на примечание

Изменение примечания

Для изменения текста примечания установите курсор в примечание и добавьте или удалите текст.

При редактировании примечания, созданного другим рецензентом, имя рецензента и цвет примечания не изменяются.

Изменить оформление текста примечания в выноске невозможно. При необходимости можно изменить параметры форматирования примечания в области просмотра. При этом в выноске параметры текста не изменятся.

Просмотр примечаний

Скрытие и отображение примечаний

Для отображения и скрытия примечаний используют кнопку Показать исправления группы Отслеживание вкладки Рецензирование. Щелкните по кнопке и установите или снимите флажок Примечания ( рис. 7.3).

Отображение и скрытие примечаний

увеличить изображение
Рис. 7.3. Отображение и скрытие примечаний

Кроме того, для отображения примечаний к документу в раскрывающемся списке Отобразить для проверки группы Отслеживание вкладки Рецензирование должен быть выбран параметр Исправления в измененном документе или Исправления в исходном документе ( рис. 7.4).

Отображение примечаний

увеличить изображение
Рис. 7.4. Отображение примечаний
Просмотр всех примечаний

В режиме отображения документа Разметка страницы, Чтение и Веб-документ примечания обычно отображаются в выносках на полях документа. Фрагмент документа, для которого создано примечание, выделен фоном ( рис. 7.5).

Отображение примечаний в режиме отображения документа Разметка страницы

увеличить изображение
Рис. 7.5. Отображение примечаний в режиме отображения документа Разметка страницы

В режиме отображения документа Черновик и Структура фрагмент документа, для которого создано примечание, выделен фоном, рядом отображается метка примечания ( рис. 7.6).

Отображение примечаний в режиме отображения Черновик

увеличить изображение
Рис. 7.6. Отображение примечаний в режиме отображения Черновик

Для просмотра содержания примечаний можно использовать специальную область просмотра, для отображения которой нажмите кнопку Область проверки группы Отслеживание вкладки Рецензирование ( рис. 7.7).

Отображение примечаний в области проверки

увеличить изображение
Рис. 7.7. Отображение примечаний в области проверки

Областью просмотра можно пользоваться и в режимах отображения документа Разметка страницы и Веб-документ.

В любом режиме просмотра содержание примечания появляется во всплывающей подсказке при наведении указателя мыши на фрагмент документа, для которого оно сделано ( рис. 7.8).

Отображение всплывающей подсказки примечания

увеличить изображение
Рис. 7.8. Отображение всплывающей подсказки примечания

Примечания разных рецензентов выделяются разным фоном. Примечания автоматически нумеруются по порядку от начала документа.

Для последовательного просмотра примечаний в документе можно воспользоваться кнопками группы Примечания вкладки Рецензирование ( рис. 7.9).

Последовательный просмотр примечаний

увеличить изображение
Рис. 7.9. Последовательный просмотр примечаний
Мария Зайцева
Мария Зайцева
Россия, Воронеж, ВГУ