Ввод и редактирование данных

Использование автозамены при вводе данных

Об автозамене

Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и для ввода некоторых специальных символов.

Например, при вводе с клавиатуры слова "ворпос" оно автоматически заменяется правильным написанием – " вопрос ".

Кроме того, автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква после точки заменяется на прописную и т.д.

Автозамена работает во всех языках, которые поддерживаются в OpenOffice.org.

Настройка параметров автозамены

Можно включить или отключить некоторые параметры автозамены.

• В меню Сервис выберите команду Параметры автозамены.
• В диалоговом окне Автозамена перейдите во вкладку Исключения и добавьте или удалите исключение при автозамене, связанное с использованием прописных букв. Перейдите во вкладки Параметры и Национальные и настройте другие параметры автозамены ( рис. 4.12).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.12. Настройка параметров автозамены

В частности, во вкладке Национальные для возможности ввода символа апострофа в разделе Одинарные кавычки следует снять установленный по умолчанию флажок Заменить (см. рис. 4.12).

Создание элемента автозамены

Автозамену можно использовать для ввода часто используемого текста.

• Выделите ячейку или текст в ячейке.
• В меню Сервис выберите команду Параметры автозамены.
• В диалоговом окне Автозамена перейдите во вкладку Замены ( рис. 4.13). В поле На отображен выделенный текст. В поле Заменять введите сочетание символов, которое при вводе будет заменяться выделенным текстом. Этот набор символов не должен представлять собой какое-либо существующее слово или аббревиатуру, в противном случае они будут автоматически заменяться при вводе.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.13. Создание элемента автозамены
• Нажмите кнопку Добавить. Нажмите кнопку ОК.

Для того чтобы автозамена работала, следует ввести символы автозамены и нажать на клавиатуре клавишу Enter или Пробел. Символы автоматически заменятся элементом автозамены.

Элемент автозамены сохраняется в конкретной версии OpenOffice.org на том компьютере, где был создан. Он доступен для всех приложений OpenOffice.org.

Удаление элемента автозамены

Ошибочно созданный или более не нужный элемент автозамены можно удалить.

• В меню Сервис выберите команду Параметры автозамены.
• В диалоговом окне Автозамена перейдите во вкладку Замены. В поле Заменять введите сочетание символов удаляемого элемента автозамены ( рис. 4.14).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.14. Удаление элемента автозамены
• Нажмите кнопку Удалить. Нажмите кнопку ОК.

Отменить удаления элемента автозамены невозможно.

Использование автозаполнения

Использование стандартных списков

Автозаполнение можно использовать для ввода в смежные ячейки одного столбца или одной строки последовательных рядов календарных данных (даты, дни недели, месяцы), чисел, комбинаций текста и чисел. Кроме того, можно создать собственный список автозаполнения.

• В первую из заполняемых ячеек введите начальное значение ряда.
• Выделите ячейку.
• Наведите указатель мыши на маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки). Указатель мыши при наведении на маркер принимает вид тонкого черного креста.
• При нажатой левой кнопке мыши перетащите маркер автозаполнения в сторону изменения значений. При перетаскивании вправо или вниз значения будут увеличиваться ( рис. 4.15 – рис. 4.16), при перетаскивании влево или вверх – уменьшаться.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.15. Автозаполнение по столбцу с возрастанием
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.16. Автозаполнение по строке с возрастанием

Список примеров некоторых данных, для которых можно использовать автозаполнение, приведен в таблице.

Во всех этих случаях заполнение происходит рядом (последовательностью) данных со стандартным шагом. При необходимости заполнения рядом данных с произвольным шагом необходимо в две смежные ячейки ввести два первых значения, затем выделить обе ячейки и перетащить маркер автозаполнения ( рис. 4.17) при нажатой левой кнопке мыши.

увеличить изображение
Рис. 4.17. Автозаполнение с произвольным шагом

Для заполнения ячеек списком с произвольным шагом можно использовать и другую возможность.

• Выделите диапазон ячеек, подлежащих заполнению.
• В меню Правка выберите команду Заполнить, а затем в подчиненном меню – команду Ряды.
• В разделе Направление окна Заполнить ряды выберите направление изменения значений списка Вниз ( Вправо ) для заполнения от первой ячейки к последней или Вверх ( Влево ) для заполнения от последней ячейки к первой.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.18. Заполнение ряда ячеек
• В разделе Тип рядов выберите способ заполнения: Линейный – для арифметической прогрессии, Геометрический рост – для геометрической прогрессии, Даты – для заполнения рядом дат.
• При заполнении датами в разделе Единица измерения выберите особенности ряда дат: День недели – для использования в списке только рабочих дней недели, Месяц – для заполнения одним и тем же числом последовательного ряда месяцев, Год – для заполнения одним и тем же числом одного и того же месяца последовательного ряда лет.
• В поле Нач. значение введите первое значение списка. В поле Приращение введите шаг арифметической или геометрической прогрессии. Поле Кон. значение имеет смысл заполнять только в том случае, если есть вероятность того, что список займет меньше ячеек, чем выделено на листе.
• После установки всех параметров нажмите кнопку ОК.

Создание пользовательских списков

Для удобства работы можно создать собственный список автозаполнения.

• Введите список в смежные ячейки одного столбца или одной строки
• Выделите ячейки со списком.
• В меню Сервис выберите команду Параметры.
• На странице OpenOffice.org Calc/Списки сортировки убедитесь, что ссылка на ячейки в выделенном списке элементов отображается в поле Копировать список из, и нажмите кнопку Копировать ( рис. 4.19). Элементы выделенного списка будут добавлены в поле Списки, а его элементы будут отображаться в поле Элементы.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.19. Создание списка автозаполнения

Для удаления созданного списка следует в поле Списки выделить ненужный список и нажать кнопку Удалить.