Управление проектом на фазе проектирования

Оценка и управление персоналом проекта

Оценка соответствия компетенции сотрудников стоящим перед ними задачам выполняется путем сравнения требований к квалификации для выполнения запланированных операций (см. словарь работ в разделе управления содержанием) с компетенцией сотрудников, определенной с помощью реестра навыков.

Оценку квалификации персонала рекомендуется проводить только для работ, запланированных к выполнению в текущей и последующей фазе.

В случае если есть опасения в том, что квалификация некоторых членов команды, привлекаемых для участия в проекте, может оказаться недостаточной, в рамках плана проекта следует разработать план обучения персонала. В этот план могут быть также включены программы обучения членов команды и получение ими сертификатов, наличие которых способствует успешному выполнению проекта.

Определение уточненных требований проекта

Использование функции качества, изначально рассмотренной в разделе "Формирование требований проекта", рекомендуется производить в течение всего жизненного цикла проекта. С этой целью рекомендуется разработать еще три "дома качества": итерационно производные требования (требования проекта в первом доме качества, разрабатываемом на стадии планирования) перемещаются на место первичных (требования заказчика в первом доме качества) - это обеспечит корректный и непротиворечивый перевод требований заказчика (см. рис. 10.9):

• до уровня требований к продукту - 2-ой дом качества;
• до уровня проектных работ - 3-ий дом качества;
• до программы качества - 4-ый дом качества.

Каждая из приведенных итераций (см. рис. 10.9) решает задачи одного из трех основных проектных документов: устав проекта, описание содержания и план управления. При этом противоречия, обнаруженные на 2-й, 3-й и даже 4-й итерации формирования многоуровневого дома качества, могут быть прослежены до первопричин, находящихся, допустим, на уровне требований заказчика, при помощи механизма обратной петли управления.

увеличить изображение
Рис. 10.9. Пример последовательного применения функции качества

Мониторинг содержания и объема проекта

Данный процесс, реализуемый на этапе проектирования, направлен на обеспечение непрерывного мониторинга статуса проекта и содержания продукта (результата поставки проекта), а также внесение изменений в базовый план по содержанию проекта. Все изменения, вносимые в проект, должны выполняться в соответствии с процедурами интегрированного управления изменениями проекта.

Кроме того, рекомендуется вести журнал мониторинга статуса проекта с использованием следующего шаблона (см. табл. 10.3).

Управление требованиями проекта

В соответствии с рекомендациями эксперта [5] к действиям по управлению требованиями относятся:

• определение основной версии требований (иными словами, документация их в описании содержания проекта);
• оценка предлагаемых изменений требований и оценка вероятности воздействия каждого изменения до его принятия;
• рассмотрение и принятие резолюций по каждому вносимому изменению в соответствии с принятыми процедурами;
• обсуждение новых обязательств, основанных на оцененном влиянии изменения требований;
• отслеживание статуса отдельных требований, -

таким образом, управление требованиями проектом реализуется в соответствии с шагами, описанными в матрице управления изменениями проекта (см. соответствующий раздел).

Оценка потребности в обучении пользователей

В рамках процесса оценки потребностей в обучении пользователей необходимо произвести классификацию участников проекта в разрезе нижеприведенных групп, что позволит точно определить и оптимизировать интенсивность обучения индивидуально для каждой из групп.

1. Конечные пользователи

   Это сотрудники, которые выполняют основную массу транзакций во внедряемой системе. Чаще всего именно их называют "пользователи".
2. Ключевые пользователи

   Ключевые пользователи, как правило, назначаются из числа руководителей функциональных групп, они играют несколько ролей одновременно и несут ответственность за обучение на местах в своих группах.
3. Пользователи информации

   Как правило, сотрудники из числа руководителей, которые принимают управленческие решения, пользуясь информацией, получаемой посредством отчетов, из информационной системы.
4. Специфические отдельные пользователи

   Таблица 10.4. Факторы выбора содержания и методологии обучения

   №	Фактор	Компоненты
   1	Условия обучения	Действительно ли важно завершить обучение?
   		Будет ли о результатах сообщено за пределами организации (отдела/структурной единицы)?
   2	Доступность ресурсов	Имеются ли в организации эксперты по предмету обучения?
   		Имеется ли в организации опыт разработки?
   		Каков доступный бюджет?
   		Является ли аутсорсинг наиболее эффективным выбором с экономической точки зрения?
   3	Атрибуты содержания обучения	Насколько ценен объект изучения для организации?
   		Какой характер имеет изучаемый предмет: информационный, процедурный, поведенческий или концептуальный?
   		Каким образом можно повысить интенсивность? Необходимо ли групповое взаимодействие?
   		Потребуется ли часто производить обновление содержания программы обучения?
   		Какова типовая продолжительность преподавания данного материала?
   4	Целевая группа	Имеют ли слушатели доступ к помещениям/лабораториям?
   		Говорят ли все слушатели на одном языке?
   		Имеют ли они свободный доступ в Интернет?
   		Является ли преподаваемый материал новым для слушателей?
   		Каким образом будут использованы полученные знания?
   		Какой стиль обучения более близок основной массе слушателей?
   		На какой период времени можно отвлечь сотрудников от их основных обязанностей для прохождения обучения?
   		Что мотивирует сотрудников на эффективное обучение?
   		Все ли [потенциальные] слушатели живут в одном часовом поясе?
   		В какой степени необходимо контролировать проводимое обучение и готовить по нему отчеты?

   Таблица 10.5. Формы обучения (адаптировано из [5])

   Форма обучения	Преимущества	Недостатки
   Аудиторное обучение	Привычная форма Знакомая атмосфера Вовлечение/ высокая степень погружения слушателя Социализация и непосредственное общение с тренером	Высокая стоимость Репродуктивный процесс (допускается пассивное участие слушателей) Трудность планирования и планирования дважды Ограниченный охват и невозможность тиражирования
   Программное обеспечение учебного курса с использованием Интернета	Интерактивность Удобство и простота тиражирования Гибкость в расписании занятий Возможность выбора настроек	Высокий риск отвлечения у слушателей Зачастую требуется локализация и наличие базовых навыков работы с ПК у слушателя Высокая стоимость разработки
   Программное обеспечение учебного курса на локальном носителе	Интерактивность Удобство и простота тиражирования Оценка производительности	Высокий риск отвлечения у слушателей Дорогостоящая разработка и распространение
   Виртуальные классы, онлайн семинары (вебинары)	Удобство и простота тиражирования Интерактивность для малых групп Простота разработки и доставки	Репродуктивный процесс (допускается пассивное участие слушателей) Требуется соответствующая инфраструктура для поставки
   Конференц-связь	Удобство и простота тиражирования Простота разработки и доставки	Фоновый режим Низкая интерактивность Высокий риск отвлечения у слушателей
   Пособия (шаблоны и контрольные таблицы)	Высокая портативность Удобство в использовании	Низкая интерактивность - почти полное отсутствие обратной связи Высокий риск отвлечения у слушателей Трудности с обновлением материала
   Онлайн порталы с дополнительными материалами	Удобство и простота обслуживания и тиражирования	Недостаточное внимание со стороны пользователей Трудности с эксплуатацией и поддержкой актуальности
   Экспертные онлайн сообщества: форумы, группы в социальных сетях, корпоративные вики	Высокая интерактивность Социализация Удобство эксплуатацией	Трудности с поддержкой инфраструктуры и сохранением данных Невозможность применения для определенных тематик и задач

   Это сотрудники, на работу которых внедрение ИТ оказывает небольшое воздействие; тем не менее, им необходимо обладать рядом навыков для выполнения специфических, узких и четко определенных задач.
5. Контролирующие лица

   Это группа сотрудников, которая непосредственно не работает во внедряемой системе; в то же время, ее представители должны представлять себе принципы процессного подхода, заложенного во внедряемую интегрированную ИС.

После выделения групп участников проекта с точки зрения их дальнейшей работы во внедряемой системе необходимо также определиться с комбинацией средств обучения. Одним из подходов для решения этой задачи является метод, описанный в книге Люка Галоппена [5], - в соответствии с ним выбор учебного материала и методики зависит от факторов и компонентов, характеристика которых приведена в табл. 10.4.

С учетом результата произведенного опроса формируется комбинация видов обучения из приведенного типового списка в табл. 10.5.

Таким образом, результатом выполнения данного процесса на этапе проектирования становятся классификация различных участников проекта по группам пользователей и формирование оптимальной комбинации видов обучения.