Управление человеческими ресурсами проекта

Планирование команды проекта

При планировании команды проекта определяются роли, ответственность и подотчетность в проекте, а также создается План управления обеспечением персоналом, который включает в себя определение сроков и способов набора членов команды проекта, критерии их освобождения от участия в проекте, рекомендации по проведению дополнительного обучения. В процессе планирования определяются концепция мотивации, способы разрешения конфликтов, разрабатывается график проведения собраний команды проекта и его участников.

Планирование команды проекта: входы

Факторы внешней среды предприятия

Определение ролей и ответственности в проекте должны производиться с учетом факторов внешней среды предприятия. В таблице 9.2 приведены примеры возможного влияния организационных, технических, межличностных и политических факторов на процесс планирования команды проекта.

Активы организационного процесса

Активы организационного процесса - это знания о планировании команды проекта, накопленные в результате выполненных ранее проектов: например, организационные диаграммы проекта, описания позиций, методы оценки эффективности работы команды и подход к разрешению конфликтов, матрицы распределения ролей и ответственности, матрицы квалификации для должностей, меры по повышению мотивации членов команды и другое.

План управления проектом

Для определения команды проекта существуют требования к ресурсам операции, которые содержатся в плане управления проектом. В процессе планирования команды происходит обновление предварительных требований в отношении требуемых людей и их квалификации.

Планирование команды: инструменты и методы

Организационные диаграммы и назначения по проекту

Иерархические организационные диаграммы являются простым и наглядным инструментом для определения иерархии подотчетности, начиная с нижнего уровня организации до руководителя проекта. Существуют различные форматы документирования распределения ролей и ответственности членов команды проекта, например иерархический, матричный или текстовый. Независимо от формата документирования организационные диаграммы позволяют для каждого пакета работ назначить ответственного за его исполнение, а также обеспечивают понимание своей роли и ответственности каждым членом команды.

На рис. 9.3 представлен пример документирования распределения ролей и ответственности членов команды проекта, выполненного в виде организационной структуры. Организационная структура является иерархической организационной схемой существующих подразделений организации (отделов, групп или команд). Под каждым отделом указывается список операций проекта или пакета работ. Таким образом, можно увидеть закрепление ответственности в проекте для данного функционального отдела (например, отдела информационных технологий или отдела закупок) в одном месте рядом с названием отдела.

увеличить изображение
Рис. 9.3. Организационная структура проекта

Для представления областей ответственности может быть использована иерархическая структуры работ.

Для определения иерархии подотчетности может быть применена матрица ответственности, которая является компактной формой представления взаимосвязи между отдельными ролями команды проекта и возложенными на них обязанностями. Матрица имеет следующую структуру: в левом столбце представлены работы проекта, названия столбцов справа содержат перечень ролей, обеспечивающих выполнение указанных работ. На пересечении строк и столбцов в ячейке указывается степень участия роли в данной работе - консультация, разработка, приемка работы, утверждение и др. В таблице 9.3 приведен пример матрицы ответственности проекта.

Условные обозначения: У - утверждение, Р - разработка, П - приемка работы, К - консультации

Пример отображения подотчетности, выполненный в табличном виде, представлен в таблице 9.4.

Текстовые форматы - еще один формат для описания распределения ответственности. В документах, закрепляющих ответственность на проекте, в краткой форме содержится следующая информация: обязанности, полномочия и необходимая квалификация.

Реестр навыков

Реестр навыков - инструмент для определения навыков, необходимых членам команды проекта. Реестр навыков - это список категорий и компонентов навыков для определенного класса персонала. Пример реестра навыков для руководителя ИТ-проектов ( рис. 9.4):

Рис. 9.4. Пример реестра навыков для руководителя ИТ

Для обеспечения анализа совокупностей навыков компоненты группируются в четыре категории: технические навыки, административные, навыки межличностного общения, стратегические навыки. Для каждого навыка отмечаются рейтинг критичности и рейтинг способностей [ 11 ] . Для оценки рейтинга можно использовать четырехбалльную шкалу (таблица 9.5).

Реестры навыков должны быть составлены для каждого класса персонала, как, например, для руководителя проекта, системного архитектора, специалиста по качеству. Критичность навыков для руководителя проекта определяется во многом масштабом проекта и организационной структурой проекта. Как отмечалось в лекции 1, наибольшими полномочиями наделен руководитель проекта в проектных организационных структурах, и, следовательно, к нему должны предъявляться самые высокие требования. Распределение навыков зависит от уровня административной ответственности. Рейтинг критичности смещается от "технических" в сторону "административных", а затем в сторону "межличностного общения" и "стратегических навыков" по мере роста административной ответственности.

Налаживание связей

Налаживание связей - метод планирования команды проекта, состоящий из операции по установлению связей с потенциальными членами команды, таких как предварительная переписка, неформальные беседы и собрания по специальности. Использование этого метода может быть полезно не только на этапе планирования, но и до начала проекта.

Теория организации

Методом планирования команды проекта является использование теории организации, которая дает информацию о поведении людей, команд и подразделений. Применение проверенных принципов позволяет сократить время планирования и повысить его качество.

Планирование команды проекта: выходы

Распределение ролей и ответственности

При распределении ролей и ответственности, необходимых для выполнения проекта, следует учитывать следующие моменты.

Роль - обозначение части работ проекта, за выполнение которой несет ответственность определенное лицо.

Полномочия - право задействовать ресурсы проекта, принимать решения и утверждать одобрение действий или результатов. Примеры полномочий: выбор способа завершения операции, приемка качества и порядок реагирования на отклонения в проекте.

Ответственность - работа, которую член команды проекта должен выполнить для завершения операций проекта.

Квалификация - навыки и способности, необходимые для выполнения операций проекта. Отсутствие нужной квалификации у членов команды влияет на расписание проекта, качество выполнения работ, ставит под угрозу цели проекта. Для повышения квалификации планируют проведение обучения членов команды.

Организационная диаграмма проекта

Организационная диаграмма проекта - это графическое представление состава команды проекта и отношения подотчетности между ее членами. В зависимости от потребностей проекта она может быть официальной или неофициальной, подробной или обобщенной.

План управления обеспечением проекта персоналом

План управления обеспечением проекта персоналом является составной частью плана управления проектом. Он должен содержать следующую информацию.

Набор персонала. При планировании набора членов команды проекта определяется схема, по которой будут задействованы имеющиеся человеческие ресурсы организации (или они будут набираться извне на контрактной основе) и какова стоимость, соответствующая каждому уровню знаний (квалификации), который необходим для проекта.

Расписание. В плане управления обеспечением проекта персоналом указываются временные рамки занятости членов команды проекта в графическом или табличном виде.

Критерии освобождения ресурсов. Определение метода и времени освобождения членов команды важно как для проекта, так и для членов команды. Расписание высвобождения позволяет исключать выплаты сотрудникам, уже выполнившим свою долю работы в проекте, и тем самым снизить затраты на проект, а также обеспечивает информацией о наличии свободного ресурса.

Обучение персонала. Если есть опасения, что квалификация членов команды, привлекаемых для участия в проекте, может оказаться недостаточной, то в рамках плана проекта следует разработать план обучения персонала. В этот план могут быть также включены программы обучения членов команды и получения ими сертификатов, наличие которых способствует успешному выполнению проекта.

Поощрение и премирование. Спланированная система премий и определенные критерии премирования стимулируют и мотивируют производительность людей, занятых в проекте. Создание плана с указанием времени премирования гарантирует выплату премий.

Безопасность. Нормы и правила по защите членов команды проекта от несчастных случаев могут быть включены в план управления обеспечением проекта персоналом.