Документальные потоки и коммуникация

Неформальные и формальные каналы коммуникации

Под научной коммуникацией мы понимаем совокупность процессов представления, передачи и получения научной информации, образующих основной механизм существования и развития науки. Во всех процессах научной коммуникации участвуют ученые и специалисты. Степень их участия различна в зависимости от каналов коммуникации, которые делят на формальные и неформальные.

К неформальным каналам относят непосредственный диалог между учеными и специалистами о проводимых ими исследованиях и разработках, посещение лабораторий коллег и научно-технических выставок, выступления перед аудиторией, обмен письмами и препринтами.

К формальным каналам относят процессы обмена научной информацией посредством литературы. В них непосредственное участие ученых и специалистов, создавших научную информацию, значительно меньше, так как эти процессы оформились в самостоятельные виды деятельности: научно-информационную, библиотечно-библиографическую, архивную, редакционно-издательскую, журналистскую.

Следует отметить, что лишь первый канал специфичен для научной коммуникации, а остальные исполняют роль общих информационных каналов для всех видов семантической информации. В этом направлении развивается и научно-информационная деятельность, методы и средства которой все шире используются во всей сфере информационной коммуникации.

В коммуникационном процессе обычно выделяют ряд этапов, которые соответствуют его основным функциям (или задачам). Прежде всего, необходимо с максимальной полнотой осуществить сбор выявленной заранее информации. Это значит, что из всей массы сведений должны быть отобраны и систематически пополняться все те и только те сведения, которые могут понадобиться для научной или практической работы по нескольким отраслям, одной отрасли, направлению или даже теме какому-либо специалисту, коллективу или учреждению.

Затем необходимо выполнить аналитико-синтетическую переработку информации. Каждую группу сведений, имеющихся в издании или документе, нужно проанализировать с точки зрения содержания, а сам документ - с точки зрения его формы.

Результаты этого анализа записываются кратко: они синтезируются в специально разработанных для этого условных обозначениях (при помощи слов естественного языка, букв и/или цифр, формул, таблиц, графиков). Переработанная таким образом информация становится удобной для ее последующего хранения и поиска, а также для использования в творческой работе.

Следующая задача - долговременное хранение информации. Ее нужно решить так, чтобы собранные сведения занимали как можно меньше места. Материальные носители, на которых они записаны, нужно сохранять как можно дольше и организовать в стройную систему, позволяющую быстро и без затруднений находить необходимые сведения.

Информационный поиск - следующий этап и одна из важнейших проблем информационной деятельности. Она представляет собой ряд логических операций, обеспечивающих нахождение необходимой информации. Решение этой задачи с помощью соответствующего процесса позволяет в любой момент найти в массе собранных сведений те и только те из них, которые являются прямым ответом на вопрос потребителя.

Поскольку результаты всех предыдущих процессов (и особенно информационного поиска) могут представлять интерес одновременно для большого числа специалистов, возникает задача распространения информации. Издания и документы (или их части) с необходимыми сведениями должны быть репродуцированы в достаточном количестве идентичных экземпляров и распределены в кратчайшие сроки между всеми заинтересованными потребителями.

Наконец, для информационной деятельности небезразлично, как применяются ее результаты, хотя использование информации с целью создания новой информации, строго говоря, в задачи этой деятельности не входит. Однако в ее задачи входит пропаганда достижений науки и техники, наиболее рациональных методов работы с документами, оценка эффективности применения этих документов и изучение того влияния, которое информационная работа оказывает на науку, технику, производство и все народное хозяйство. Ясно, что вопросы технологии создания и использования информации, входящие в сферу организации умственного труда, играют важнейшую роль для всей информационной деятельности.

Библиотеки, библиография и библиографическое описание

Библиотеки - один из древнейших общественных институтов, который обеспечивает сбор, хранение и доступ к накопленному человечеством знанию, записанному в текстах. Древнейшие из дошедших до нас книг датируются началом 3-го тысячелетия до н.э., а библиотеки - серединой 1-го тысячелетия до н.э. До ХХ в. все элементы информационной культуры накапливались и осмыслялись в библиотечном деле. Поэтому часто говорят об этой сфере культуры как об информационно-библиотечной.

На протяжении тысячелетий библиотека развивалась, по-разному осуществляя свои главные функции - создание фондов документов (записей, книг, журналов) и обслуживание информационных потребностей своих читателей. Поначалу это были очень закрытые библиотеки - дворцовые, храмовые, монастырские, университетские. Лишь в XIX в. они начали становиться более открытыми для широкого круга читателей. В наше время библиотека как общественный институт претерпевает сильные изменения. В условиях распространения электронных информационных технологий происходит заметное перераспределение баланса между основными библиотечными функциями и самого существа этих функций. Информационное обслуживание выдвигается на первый план, а создание фондов обобществляется. Обслуживание читателей все больше ориентируется на электронные носители и использование глобальных сетей, а приобретение литературы - на кооперацию библиотек (координацию комплектования фондов, приобретение литературы, особенно журналов, консорциями библиотек).

В федеральном законе Российской Федерации о библиотечном деле (от 29 декабря 1994 г.) библиотека определяется как "информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом тиражированных документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам; библиотека может быть самостоятельным учреждением или структурным подразделением предприятия, учреждения, организации".

Типология современных библиотек сложна и составляет особый раздел библиотековедения. Общепринято деление библиотек на два типа:

• массовые библиотеки,
• научные и специальные библиотеки.

Классифицировать библиотеки можно по самым разным основаниям:

• по роду занятий читателей (школьные, университетские, научных учреждений);
• по территории (городская, сельская, районная, областная);
• по виду собственности (государственные, общественных организаций, личные).

Поскольку таких оснований деления может быть много, то и соответствующие им классификации можно создавать по мере необходимости. Особый тип составляют национальные библиотеки, существующие во всех развитых странах мира. Первой такой библиотекой была объявлена в 1800 г. Национальная библиотека Франции, самой крупной - Библиотека конгресса США (100 млн ед. хранения). Большинство национальных библиотек выполняет пять основных функций. Они получают на основе обязательного экземпляра и сохраняют все издания, выходящие в стране, издают национальную библиографию, являются крупнейшим в стране хранилищем иностранной литературы, обслуживают все три ветви власти (законодательную, исполнительную и судебную) и осуществляют методическое руководство библиотечным делом в стране.

В России национальными считаются три библиотеки: Российская государственная библиотека (43 млн ед. хранения, бывшая Государственная библиотека им. В.И. Ленина), Российская национальная библиотека (33 млн ед. хранения, бывшая Государственная публичная библиотека им. М.Е. Салтыкова-Щедрина) и Президентская библиотека РФ им. Б.Н. Ельцина. Ни одна из них всех перечисленных функций не выполняет, так как национальную библиографию издает Всероссийская книжная палата, у нас есть специальная Всероссийская библиотека иностранной литературы им. М.И. Рудоми-но, а все ветви власти имеют собственные библиотеки.

Согласно Федеральному закону "О библиотечном деле" (1994 г.) библиотека - "информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом тиражированных документов и представляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам". Из этого определения ясно, что функционально библиотека должна состоять из четырех основных блоков: библиотечного фонда (книг, журналов и других видов изданий), читателей (которые этими изданиями пользуются), библиотекарей (которые осуществляют работу библиотеки) и материально-технического обеспечения (книгохранилищ, читальных залов, компьютеров, линий связи и других технологических средств).

Основным каналом поступления книг в библиотеки является их покупка в книжных магазинах на средства, выделяемые из бюджета, журналов - подписка в агентствах печати. Другими источниками комплектования является книгообмен с другими библиотеками, дарение из частных коллекций, для наиболее крупных и национальных библиотек - обязательный экземпляр. Система обязательного экземпляра, возникшая, как было сказано, во Франции еще в XVIII в., в настоящее время используется в основном для государственной регистрации всех изданий, публикуемых на территории государства. Она служит для учета этих изданий, их отражения в государственной библиографии и ведения книжной статистики. В нашей стране эти функции выполняет Российская книжная палата.

Отдел комплектования библиотеки осуществляет эту работу в соответствии со своим профилем комплектования и инвентаризирует полученную литературу. Затем она поступает в отдел обработки, где каждый экземпляр книги подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. библиографическому описанию и систематизации, которые необходимы, чтобы книга была отражена в алфавитном и систематическом каталогах библиотеки. После этого она поступает в отдел хранения, где определяется ее место на полках книгохранилища в соответствии с принятой в библиотеке системой расстановки книг.

Расстановка книг на полках может осуществляться по их содержанию в соответствии с некоторой схемой классификации, по их высоте (т. н. форматная расстановка), в порядке поступления (по инвентарным номерам) или по комбинации этих признаков. Внутри каждой классификационной рубрики книги расставляются по алфавиту фамилий их авторов. Чтобы облегчить библиотекарю ежедневную работу по снятию затребованных книг с полки и их постановке на место, американский библиотекарь Чарльз Кеттер (1837-1903 гг.) придумал специальный знак, который во всем мире называется его именем, а у нас авторским знаком. Он состоит из первой буквы фамилии автора и номера, присвоенного следующему за ней двух- или трехбуквенному сочетанию. Этот знак обычно печатается на обороте титульного листа книги, входит в ее библиотечный шифр и избавляет библиотекаря от необходимости соблюдать строгий алфавитный порядок при постановке ее на место в книгохранилище.

Наряду с основным книгохранилищем многие библиотеки создают удаленное архивное хранение для малоспрашиваемой литературы и подсобные фонды вблизи от кафедры выдачи для часто спрашиваемых изданий. Крупные библиотеки, в фондах которых есть ценные редкие издания, снимают их в целях сохранности на микрофильмы - для выдачи читателям, а также потому, что микрофильм, в отличие от электронной формы хранения, проверен на долговечность по меньшей мере за последние полтораста лет.

Журналы и другие периодические издания (по аналогии с англоязычной терминологией называемые сериальными) обычно расставляются по их названиям, а внутри каждого названия - по годам и номерам. Встречается и чисто хронологическая расстановка периодики - по годам выпуска, внутри по названиям. К сериальным изданиям относят также т. н. продолжающиеся издания, выходящие нерегулярно (например, труды, ученые записки и т.п.).

Обслуживание читателей в библиотеке традиционно осуществлялось путем выдачи книг для чтения в читальном зале или же по так называемому абонементу, т.е. для чтения дома на определенный срок. Если запрашиваемой книги в библиотеке не оказывалось, ее получали из другой библиотеки по межбиблиотечному абонементу. В связи с резким удорожанием почтовых услуг теперь нужные тексты получают по электронной почте. Читатели могут за определенную плату заказывать ксерокопии, микрофильмы книг и их фрагментов, переводы текстов на иностранные языки и другие информационные услуги, например, списки литературы или библиографические обзоры по требуемой теме.

В библиотеке имеется библиографический и/или справочно-библиографический отдел, в котором сосредоточены средства информационной навигации: библиографические указатели, реферативные журналы, схемы классификации, списки предметных рубрик, тезаурусы, всевозможные картотеки, облегчающие читателю поиск необходимой информации. В современных библиотеках эти средства имеются не только в традиционном полиграфическом или карточном виде, но и в электронной форме, позволяющей вести поиск по более широкому спектру признаков. Многие библиотеки хранят электронные версии обычных книг и журналов, собственно электронные книги и журналы, не выходящие в полиграфическом исполнении, базы данных, а также звукозаписи, видеофильмы на магнитных носителях. Поскольку такие издания получили название "медиа", то и хранящие их библиотеки иногда называют медиатеками.

Возникло понятие электронной библиотеки. Оно пока еще не устоялось и включает национальные и международные проекты с государственной поддержкой ("Память мира" ЮНЕСКО, "Библиотека Универсалис", проект Gutenberg), коммерческие проекты (BookSearch-Google, Internet Archive, "Библиотека Мошкова"), а также коллекции электронных изданий в составе традиционных библиотек (Российская государственная библиотека, Библиотека конгресса США, Национальная библиотека Франции) и банки данных специальных изданий (стандарты, патенты, промышленные каталоги). Почти все электронные библиотеки создаются в первую очередь для улучшения доступа к изданиям, представляющим историческую, культурную или научную ценность.

Основной проблемой при создании электронных библиотек является неопределенность их правового статуса. Три четверти таких библиотек содержит материалы, защищенные авторским правом. При этом, по данным ЮНЕСКО, две трети из этих библиотек считают, что право на оцифровку дают законы страны, около половины, тем не менее, заключают соглашение с владельцами прав, а пятая часть не заботится о формальностях. Другие проблемы связаны с технологией их формирования. После того как произведен отбор книг для библиотеки, их надо отсканировать. Для этого нужно специальное оборудование, позволяющее автоматически сканировать страницы и не оказывающее слишком вредного воздействия на них. Затем приходится позаботиться о навигации по книге, т.е. быстром поиске нужных страниц, о том, чтобы полученные файлы имели один формат. Лишь после этих процессов можно создать базу данных с системой управления ею (СУБД), для того чтобы библиотека стала доступна читателям через Интернет.

Поиск нужной литературы в библиотеке осуществляется по каталогам - алфавитному (если читатель знает автора и заглавие нужной книги), систематическому (если он ищет литературу по определенной отрасли знания, дисциплине или их разделу), предметному (если нужна информация по некоторому предмету, т.е. вопросу или проблеме). Поскольку в отечественных библиотеках предметных каталогов обычно не бывает, их часто заменяет алфавитно-предметный указатель (ключ) к систематическому каталогу. Во многих библиотеках карточные каталоги заменяются электронными, которые позволяют вести поиск по более широкому набору признаков.

Как правило, читатель ищет литературу по своей теме, не зная конкретных авторов и заглавий. Поэтому основным инструментом для него служит систематический каталог. В нем описания книг расположены по отраслям знания, научным дисциплинам и их разделам. Состав и порядок расположения этих дисциплин определяется принятой в библиотеке схемой классификации. Массовые библиотеки в России пользуются Библиотечно-библиографической классификацией (ББК), созданной в Государственной библиотеке СССР им. В. И. Ленина полвека назад. Отечественные научные библиотеки ориентируются на Универсальную десятичную классификацию (УДК), созданную в начале прошлого века бельгийским документалистом и создателем информатики Полем Отле. Эта классификация основана на Десятичной классификации Дьюи (ДДК), созданной выдающимся американским библиотечным деятелем Мельвилем Дьюи в 70-х гг. XIX в.

Принцип этой схемы расположения наук обозначен в ее названии: весь универсум знаний разделяется на десять разделов, каждый из них - на десять подразделов и так до самых последних делений. Это удобно, потому что каждое деление обозначается легко запоминаемой десятичной дробью (без ноля и запятой), понятной говорящим на любом языке. Однако в этом принципе есть и недостаток, заключающийся в том, что уже в момент ее создания философы делили знания на значительно большее число разделов, не говоря о нашем времени. Так что эта классификация не отражает нынешнего представления о структуре науки, хотя ее разделы постоянно подвергаются пересмотру и уточнению.

Библиотечное дело изучается научной дисциплиной "библиотековедение", которая в "Номенклатуре специальностей научных работников" входит в раздел "Документальная информация" как единая специальность "Библиотековедение, библиографоведение и книговедение".

Библиография - это многозначный термин, охватывающий библиографическую деятельность, ее результаты в виде библиографических указателей, списков и баз данных и специальную научную и учебную дисциплину библиографоведение. В обыденном сознании библиография представляется просто списком литературы. Но не всякий такой список является библиографическим. Чтобы про него можно было так сказать, надо, чтобы его можно было оценить, т.е. выяснить, соответствует ли он определенным критериям: не пропущено ли в нем что-нибудь, нет ли лишних записей. А для этого должно быть оговорено, какие виды литературы в нем отражены (например, книги, журналы, статьи и т.п.), на каком языке, за какое время, по каким наукам, предметам, вопросам и т.д. Так что обычный список использованной литературы в курсовой или дипломной работе, статье или диссертации, строго говоря, библиографией не является, хотя часто так называется.

Особенно важно в наше время, что библиография является составной частью любой науки и в совокупности - органической частью всей науки в целом. Она охватывает подготовительный этап всякого научного исследования, как бы суммирует литературу по предмету этого исследования. Это тот инструмент сохранения знания, который образует ее содержательный каркас.

Библиография во всех упомянутых ее значениях, т.е. как сфера деятельности с ее методологией, экономикой, социологией и наукой, составляет важную часть необходимой современному обществу информационной культуры. Об этом свидетельствуют и справедливые нарекания в адрес Интернета, в котором усиливается беспорядок, и несовершенство многих его поисковых машин. Большинство хаотичных и случайных технологических нововведений, призванных улучшить положение дел, не учитывает уже известных закономерностей в этой области знаний, другими словами, достижений информационной культуры.

Библиографическое описание является специализированным языком, который обслуживает библиотечное дело, библиографию, науку, информационную деятельность. Суть его заключается в том, что признаки документа (будь то рукопись, произведение печати или электронный ресурс), необходимые для его идентификации и для информирования о нем читателей, располагаются в определенном порядке в виде элементов описания. Место каждого элемента, правила его заполнения и знаки перед элементами устанавливаются соответствующими стандартами [3]. Это позволяет человеку, знакомому с этим языком, более или менее однозначно описать каждый документ, опознать его в тексте и определить степень его полезности для своих задач.

Этот язык развивался на протяжении веков, становясь все более точным и отражая изменения самих документов и их потоков. Многим он представляется ненужной формалистикой, без которой вполне можно обойтись, но это не так. По этому поводу в свое время хорошо написал директор Библиотеки Британского музея сэр Антонио Паницци в письме к графу Эллесмеру, 29 января 1848 г.: "Что касается людей, которые не видят трудностей…, смеются над правилами, над методикой, над принципами, над аккуратностью, над последовательностью и над другими библиографическими глупостями, то слушать их стоит не больше чем слепого, когда он обсуждает недостатки живописи или вообще искусство колорита".

Библиографическое описание (другие названия книгоописание, описание произведений печати) - сложный процесс, для профессионального владения которым надо долго обучаться, в полном объеме доступен только профессиональным каталогизаторам, опытным библиотекарям и библиографам. Всем остальным работникам умственного труда достаточно знать упрощенные правила описания, которые соответствуют недавно принятому стандарту для библиографических ссылок. Он устанавливает, что документы, в которых указано не более трех авторов, описываются под фамилиями и инициалами этих авторов.

Тарасова В. И. Политическая история Латинской Америки: учеб. для вузов. - 2-е изд. - М.: Проспект, 2006. - 305 с.

Документы, в которых указано больше трех авторов или авторы не указаны, описываются под заглавием, т.е. названием документа, а инициалы и фамилия первого автора указываются в тексте самого описания.

История Российской книжной палаты, 1917-1935 / Р. А. Айгастов [и др.]. - М.: Рос. кн. палата, 2006. - 447 с. - ISBN 5-901202-22-8.

Составные документы, т.е. изданные в составе других документов, например, статьи в журнале или сборнике, описываются так же, как и самостоятельно изданные, но после знака две косые черты // указывается то издание, в состав которого они входят.

Адорно Т. Е. К логике социальных наук // Вопр. философии. - 1992. - № 10. - С. 76-86.

Электронные ресурсы описываются так же, как и произведения печати, но с добавлением даты их обновления (если она указана), электронного адреса и даты обращения к этому ресурсу в момент его описания.

Экономический рост // Новая Россия: [библиогр. указ.] / сост. Б.Берхина, О.Коковкина, С.Канн; Отд-ние ГПНТБ СО РАН.Новосибирск, [2003-]. Дата обновления: 6.03.2007. URL: http://http://www.prormetus.nsc.ru/ (дата обращения 22.03.2007).

Порядок следования элементов библиографического описания, который позволяет опознавать их при чтении, правила их заполнения, особенности описывания документов разных типов, как уже сказано, устанавливаются стандартом. Они подробно разобраны с примерами в отдельно изданном "Практикуме по поиску и библиографированию информационных ресурсов".

Библиотечная и информационная деятельность

Органы научной информации и специальные библиотеки служат важнейшими вспомогательными учреждениями науки. Эти учреждения призваны выявлять и собирать информацию, анализировать и перерабатывать ее в формы, удобные для хранения и последующего поиска, обеспечивать ее хранение и распространение, включая выдачу по запросам. Однако осуществляя общие функции, они решают разные конкретные задачи, при помощи специалистов разного профиля и разными методами. Эти различия надо понимать, чтобы лучше использовать те возможности, которые предоставляют информационные службы и библиотеки. Одно из таких различий, касающееся информационных работников и библиотекарей, было удачно сформулировано несколько десятилетий назад группой ведущих американских ученых в докладе президенту США:

"Для перегруженного текущей работой специалиста гораздо важнее получить помощь от квалифицированного ученого-информатора, чем самому разбираться в огромном количестве литературы, полученной им из информационного центра. Квалифицированные ученые, работающие в информационном центре и вносящие свой вклад в науку, составляют ядро такого центра. Именно они превращают специализированный информационный центр в научно-исследовательское учреждение, а не в техническую библиотеку" [4].

Таким образом, информационный работник и библиотекарь - специалисты разного профиля. Первый из них - это специалист в определенной области, участвующий в решении проблемы и обеспечивающий свой коллектив информацией. Библиотекарь же, который тоже может иметь образование и квалификацию в одной из отраслей знания, - это специалист, владеющий методами библиографического контроля, ориентирующийся в огромном потоке книжно-журнальной продукции, понимающий психологию читателя и обладающий педагогическим мастерством руководства его чтением.

Конечные задачи информационной службы - оповещать о новых фактах и идеях, отвечать на фактографические запросы, например, что известно по данному вопросу, какими свойствами обладает данный объект, какие объекты обладают данными свойствами и т.п. Поскольку сегодня ответы на эти вопросы содержатся в научных документах и базах данных, информационные службы работают с ними и часто вынуждены вместо фактографических давать "документальные" ответы: какие сведения содержатся в тех или иных документах, в каких документах содержится необходимая информация. Следовательно, работа с научными документами - не основная деятельность информационных служб, а лишь средство для получения необходимой информации, ее интеллектуальной переработки и предоставления потребителю в удобной для использования форме.

Библиотека же - культурно-просветительное и научно-вспомогательное учреждение, организующее общественное пользование произведениями печати и письменности и призванное помогать читателю в выборе книг, руководить его чтением. Таким образом, библиотеки и информационные службы имеют разные конечные цели и задачи, хотя во многом работают с одними и теми же научными документами.

Еще одно различие касается людей, на которых направлена деятельность этих учреждений. Потребитель информации обращается к информационным работникам за конкретными сведениями. Он вправе требовать от них точного и полного ответа на узкоспециальный запрос, поскольку они обязаны следить по документальным источникам за развитием обслуживаемых ими направлений. В библиотеке тот же самый человек выступает как читатель, которому наряду с произведениями, соответствующими его сегодняшним узким интересам, нужно дать прочитать книги и статьи, расширяющие его кругозор, повышающие его квалификацию, ориентирующие его в смежных областях, удовлетворяющие его общенаучные и широкие общественные интересы.

Наконец, если рассматривать работу этих двух типов учреждений по-крупному, то нельзя не отметить, что они работают и в разных режимах. Хотя это различие не носит принципиального характера, но такова преимущественная практика, и, по-видимому, она не случайна. Большинство информационных служб работает в режиме регулярного распространения научной информации. Он соответствует режиму поступательного развития науки, периодического выхода новых публикаций, появления непубликуемых научных документов.

Органы информации стремятся к максимально полному ознакомлению с новыми документами, осуществляют их аналитико-синтетическую переработку, а затем равномерными порциями доводят их основное содержание до сведения потребителей в виде отдельных выпусков периодически издаваемых реферативных журналов, обзоров, экспресс-информации или библиографических указателей. Одновременно информационные службы стремятся обеспечить долговременное хранение документов с целью их последующего поиска и выдачи потребителям по запросу.

Библиотеки же преимущественно работают в режиме "запрос - ответ". Они накапливают произведения печати и письменности, раскрывают их содержание и организуют их хранение таким образом, чтобы выдавать затем по запросам читателей. Правда, почти каждая библиотека или группа библиотек ведет регулярное информирование читателей о своих новых поступлениях, но эта их деятельность по объему значительно уступает обслуживанию читателей по запросам.