Календарь и планирование

Автоматическая обработка приглашений на собрания

Если требуется автоматически обрабатывать приглашения на собрания от всех или некоторых пользователей, в Notes это можно делать следующим образом:

1. Если время, предложенное для собрания, свободно в расписании, Notes добавит собрание в календарь и отправит организатору собрания сообщение о том, что приглашение принято.
2. Если в предполагаемое время собрания вы будете заняты, можно автоматически отправить организатору собрания уведомление об отклонении или вручную принять решение о посещении собрания.
3. Если в поле, которое было изменено в приглашении на собрание, возник конфликт, изменение не будет сохранено, а запись останется в папке "Входящие".

Чтобы автоматически обрабатывать приглашения на собрания

Чтобы настроить Notes для автоматической обработки приглашений на собрания от всех или указанных пользователей или автоматической пересылки приглашений другим пользователям, выполните следующие действия:

1. Откройте календарь.
2. В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
3. Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Автообработка".
4. В разделе "Автообработка приглашений на собрания" установите флажок "Разрешить автоматический ответ на приглашения на собрания".
5. Выполните одно из следующих действий.
   • Чтобы автоматически отвечать либо не отвечать определенным лицам, выберите в списке "При получении приглашения на собрание от" вариант "Всех перечисленных" или "Всех, кроме перечисленных". Затем введите в поле, расположенном ниже, имена отдельных пользователей. Для выбора имен из адресной книги нажмите кнопку со стрелкой вниз.
   • Для автоматического ответа на все приходящие приглашения выберите в списке "При получении приглашения на собрание от" вариант "Всех".
6. В поле со списком под надписью "Выполнить следующее действие" выберите один из следующих вариантов:
   • Автоматически принять, если время свободно - автоматическое принятие приглашений Notes, если ваше время свободно для собрания. Затем выберите, следует ли Notes автоматически отклонять приглашения, если это время в календаре занято, либо следует выдавать в таких случаях запрос на участие в собрании.
   • Делегировать приглашения на собрания следующим пользователям - делегирование всех входящих приглашений на собрания другому пользователю. (Щелкните стрелку вниз в поле со списком, чтобы открыть диалоговое окно "Выбор имен", и укажите имя пользователя.)
7. Нажмите кнопку ОК.

Автоматическое удаление приглашений на собрания из папки "Входящие"

Если требуется, чтобы приглашения на собрания автоматически удалялись из папки "Входящие" после ответа на них, выполните следующее:

1. Откройте календарь.
2. В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
3. Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Вывод".
4. Установите флажок "Удалять приглашения на собрания из папки "Входящие" после ответа на них" в разделе "Отображение записей календаря в представлении почты".
5. Нажмите кнопку ОК.

Добавление заметок в приглашение на собрание

Если полученное приглашение на собрание сохранено в календаре, можно добавить собственные личные примечания в запись собрания, не изменяя сведений о собрании, введенных ответственным. Например, это полезно, если требуется записать некоторые элементы повестки дня для обсуждении на собрании, но которые не нужно доводить до сведения остальных приглашенных и ответственного.

1. Откройте календарь.
2. Откройте присланное вам приглашение на собрание.
3. Выберите команду: Действия - Изменить документ.
4. Введите личные примечания в разделе "Примечания" приглашения на собрание ниже поля "Описание". Чтобы изменить начертание текста, щелкните значок "Текст" и выберите в меню начертание. Это поле не допускает форматирования.
5. Нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и закрыть".

Управление чужим календарем

Notes позволяет управлять чужим календарем при отсутствии полного доступа к чужому почтовому файлу. Управление календарем настраивается в календаре соответствующего пользователя (календаре владельца), а также в собственном календаре (календаре управляющего). После завершения настройки управляющий календарем может планировать собрания для владельца календаря и получать уведомления обо всех сообщениях про собрания, получаемых владельцем календаря.

Чтобы настроить доступ и пересылку уведомлений о собраниях (для владельца календаря)

1. Откройте календарь.
2. В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры, чтобы открыть диалоговое окно "Параметры".
3. Отройте вкладку "Доступ и делегирование", а затем - вкладку "Доступ к вашей почте и календарю".
4. Нажмите кнопку "Добавить пользователя или группу".
5. Введите имя пользователя или группы, которым требуется дать доступ, в поле под номером 1 в диалоговом окне "Добавление пользователей или групп".
6. Выберите вариант доступа к объектам: "Вся почта, календарь и задачи" или "Только календарь и задачи" под номером 2 в диалоговом окне "Добавление пользователей или групп".
7. Из раскрывающегося списка под номером 3 выберите уровень доступа для управляющего календарем. Например, управляющий календарем может читать и создавать документы, а также отправлять документы от вашего имени.
8. Под номером 4 выберите один из следующих режимов пересылки:
9. "Пересылать извещения, когда вы являетесь приглашенным на собрание" - если требуется, чтобы управляющий календарем получал сообщение электронной почты каждый раз, когда владелец календаря получает приглашение на собрание или связанное с собранием сообщение. Сообщение электронной почты содержит ссылку на исходное сообщение, доставленное владельцу календаря.
10. "Пересылать извещения, когда вы являетесь ответственным за собрание" - если требуется, чтобы управляющий календарем получал сообщение электронной почты каждый раз, когда владелец календаря получает ответ на приглашение на собрание или сообщение, связанное с собранием, организатором которого он является. Сообщение электронной почты содержит ссылку на исходное сообщение, доставленное владельцу календаря.
11. Выберите действие, которое должно выполняться с частными оповещениями, в раскрывающемся списке справа от "Если сообщение помечено как частное". Например, можно отправить управляющему календарем частное сообщение, но он не будет видеть частных подробностей.
12. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы настроить свой календарь для быстрого доступа в другие календари (для управляющего календарями)

1. Откройте календарь.
2. В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры, чтобы открыть диалоговое окно "Параметры".
3. Откройте вкладку "Делегирование", а затем - вкладку "Ярлыки для почты других пользователей".
4. В поле "Создайте ярлыки для почты, календарей и задач следующих пользователей" введите имя пользователя, чьим календарем вы управляете (щелкните стрелку, чтобы выбрать имя из адресной книги).
5. Если требуется доступ к почтовой программе IMAP другого поставщика, с которой работает пользователь, введите имя пользователя в поле "Показывать почту, владельцами которой являются следующие пользователи".
6. Нажмите кнопку ОК.

Notes добавит команду для открывания календаря в заголовок в левом верхнем углу представления "Календарь". Также можно выбрать: Действия - Сервис - Открыть календарь пользователя, а затем выбрать имя владельца календаря в диалоговом окне "Открытие календаря пользователя".