Компания IBM
Опубликован: 04.11.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 832 / 116 | Оценка: 4.42 / 4.17 | Длительность: 37:45:00
Лекция 12:

Использование списка задач

< Лекция 11 || Лекция 12: 12 || Лекция 13 >
Аннотация: Данная лекция предлагает материалы по использованию списка задач и организации поиска данных.
Ключевые слова: список, базы данных

Список задач, также как и календарь, является особым представлением почтовой базы данных пользователя. Он предназначен для создания, отображения и организации задач, а также позволяет включать их в задачи группы. Списки задач можно также отобразить в представлении календаря.

Чтобы выполнить некоторые задачи, описанные в этом разделе, для почтовой базы данных необходимо использовать последнюю версию почтового шаблона (MAIL6.NTF), а для выполнения большинства задач требуется настроить подключение к почтовому серверу в соответствии с инструкциями раздела Подключение к серверам.

09_01

Открытие и просмотр списка задач

Чтобы открыть список задач:

  1. Щелкните закладку "Задачи".09_02
  2. В почтовой базе данных щелкните значок со стрелкой вниз справа от заголовка "Почта" или "Календарь" и выберите команду "Перейти к задачам".

09_03

Совет С помощью меню заголовков календаря, почты и задач можно переключаться между собственными и чужими календарями, почтой и задачами.

Создание личной задачи

Личная задача - задача, которая назначается пользователем для себя (в отличие от задачи группы, касающейся других пользователей).

Чтобы создать личную задачу

  1. Откройте список задач.
  2. В меню выберите команду: Действия - Новая задача.
    Совет Чтобы создать задачу без дополнительных сведений в правой части представления задачи, нажмите клавишу CTRL, затем, удерживая ее, щелкните следующее свободное место и введите текст.
  3. В форме задачи введите текст в поле "Тема".
  4. Справа от надписи "Назначить" выберите вариант "мне".
  5. (Необязательно.) В поле "Приоритет" выберите необходимое значение для этого элемента. Рядом с записями списка задач в представлении задач отображаются соответствующие числа (Высокий =1, Средний =2, Низкий =3, Нет =нет числа).
  6. (Необязательно.) В поле "Категория" выберите или введите тип записи.
  7. (Необязательно.) Введите даты в поля "Срок исполнения" и "Начало до".
  8. (Необязательно.) Установите флажок "Повторы", чтобы сделать запись повторяющейся. Затем задайте параметры повтора в диалоговом окне "Параметры повтора".
    Примечание Если создана повторяющаяся запись и после ее сохранения решено отменить повторы либо наоборот - необходимо создать новую запись. Нельзя изменить исходную запись. Выберите запись в представлении задач, затем выберите команду: Действия - Копировать в - Новую задачу. Все исходные данные будут скопированы в новую форму, где их можно будет изменить и сохранить в новой записи.
  9. (Необязательно.) Добавьте в поле "Описание" текст, связи с документами, вложения (файлы), объекты и рисунки.
  10. (Необязательно.) Установите флажок "Пометить как частное" в правом верхнем углу, чтобы запретить пользователям, имеющим доступ к вашему календарю, просмотр сведений этой задачи. Эти пользователи смогут увидеть только ее дату и время.
  11. (Необязательно.) Установите флажок "Оповещение", чтобы задать параметры оповещения для этой записи в диалоговом окне "Параметры оповещений".
  12. Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть".

Элемент добавляется в список задач.

Совет Существуют другие способы быстрого создания задач:
  • Из почтового сообщения. Для этого следует открыть сообщение (или выбрать его в представлении) и выбрать: Действия - Копировать в - Новую задачу. Откроется форма новой задачи, в которой поля "Тема" и "Описание" уже заполнены сведениями из почтового сообщения.
  • Перетащите сообщение, запись календаря или задачу на закладку "Задачи". Будет создана новая запись о задаче, и все сведения из существующей задачи копируются в новую.
  • Нажмите кнопку "Создать"09_04на панели инструментов и выберите команду "Новая задача".

Редактирование списка задач

Пользователю может потребоваться изменить в существующей задаче данные, например дату окончания или важность.

Примечание Задачи, являющиеся неповторяющимися записями, после создания не могут быть преобразованы в повторяющие элементы.

Чтобы изменить существующую задачу

  1. Откройте список задач.
  2. Откройте задачу, которую требуется изменить.
  3. Внесите изменения.
  4. Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть" или кнопку "Сохранить и отправить приглашения" (в случае задачи группы).
Примечание Чтобы изменить повторяющуюся задачу, дважды щелкните ее и выберите дату повторного вхождения, которое необходимо изменить. После внесения изменений нажмите кнопку "Сохранить и закрыть", а затем выберите вхождения, для которых следует применить данное изменение.

Удаление задачи из списка задач

  1. Откройте список задач.
  2. Выделите задачи, которые необходимо удалить.
  3. В меню выберите команду: Правка - Удалить. Задача удаляется без возможности восстановления.

Обозначение задачи как завершенной

После выполнения задачи ее можно обозначить как завершенную. В этом случае рядом с записью в списке задач отображается зеленая галочка.

Чтобы обозначить задачу как завершенную

  1. Откройте список задач.
  2. Выделите задачи, которые требуется пометить как завершенные.
  3. Нажмите на панели задач кнопку "Пометить как завершенную".

Открытие чужого списка задач

При наличии соответствующих прав доступа можно читать, а также изменять задачи другого пользователя. Сведения о доступе к календарю см. в разделе "Календарь и планирование" .

Чтобы открыть чужой список задач

  1. Откройте календарь.
  2. В меню выберите команду: Действия - Сервис - Открыть календарь.
  3. В поле в верхней части диалогового окна "Открыть календарь" выберите адресную книгу, содержащую имя пользователя, календарь которого требуется просмотреть.
  4. В поле "Найти имена, начинающиеся с" введите первые несколько букв имени так, как оно отображается в адресной книге.
  5. В списке имен выберите пользователя.
  6. Нажмите кнопку ОК.
  7. Когда будет открыт чужой календарь, щелкните значок со стрелкой вниз справа от заголовка "Календарь" и выберите команду "Перейти к задачам".

09_03

< Лекция 11 || Лекция 12: 12 || Лекция 13 >