Компания IBM
Опубликован: 04.11.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 842 / 119 | Оценка: 4.42 / 4.17 | Длительность: 37:45:00
Лекция 7:

Настройка личных параметров

Параметры почтовой базы данных

Некоторые параметры Notes настраиваются в диалоговом окне "Параметры настройки", другие - в окне параметров в почтовой базе данных.

Использование другой личной адресной книги, одной или нескольких

При запуске Notes для поиска документов, содержащих данные о месте вызова и подключении, а также сведения о контактах для получателей сообщений, используется первая адресная книга, указанная в списке параметров. При щелчке значка адресной книги на панели закладок будет открыта эта адресная книга. По умолчанию адресная книга является файлом NAMES.NSF, создаваемым в Notes для пользователя.

Можно изменить используемую адресную книгу или выполнять поиск в нескольких адресных книгах. Все определенные локальные адресные книги отображаются в поле "Поиск в" в диалоговых окнах "Выбор адресов", "Поиск пользователей" и "Выбор имен".

  1. В меню выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки. Пользователи Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences.
  2. Откройте вкладку "Почта".
  3. В поле "Локальные адресные книги":
    • чтобы заменить адресную книгу на другую, удалите имя файла существующей адресной книги и нажмите кнопку "Обзор", чтобы найти и ввести имя файла адресной книги, которую необходимо использовать. Нажмите кнопку ОК.
    • чтобы использовать несколько адресных книг, нажмите кнопку "Обзор", найдите адресную книгу и нажмите кнопку OK, чтобы добавить ее в список. Повторяйте эти действия, чтобы добавить другие адресные книги.
  4. Перезапустите Notes.
Совет Чтобы изменить имя адресной книги в закладках, измените заголовок ее базы данных в окне свойств базы данных, например измените "Общая адресная книга Пети К." на "Мои хорошие адреса 12-02-02".

Использовать текстовый редактор вместо встроенного редактора почтовых сообщений

Сообщения по умолчанию создаются с помощью редактора Notes, текстового редактора, встроенного в программное обеспечение Notes. Для создания и правки почтовых сообщений Notes можно использовать Lotus Word Pro® или Microsoft Word®. При этом в Notes отображается большинство меню и панелей инструментов текстового редактора. Из меню Notes остаются только меню "Файл", "Окно" и "Справка".

Если у получателя сообщения имеется тот текстовый редактор, который применялся при создании сообщения, этот редактор будет использоваться и для отображения сообщения. В противном случае, оно будет отображаться при помощи редактора Notes. Если при создании сообщения использовались функции и свойства текстового редактора, которых нет в редакторе Notes, отображаемое сообщение может отличаться от исходного.

Примечание С помощью редактора сообщений нельзя вложить файл в сообщение.

Чтобы настроить Notes для использования дополнительного редактора

  1. В меню выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки. Пользователи Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences.
  2. Откройте вкладку "Почта".
  3. Выберите текстовый редактор в поле "Альтернативный редактор сообщений". Выберите "Нет", чтобы использовать редактор Notes. Если в этом поле отображается только параметр "Нет", редакторы Lotus Word Pro и Microsoft Word не установлены.
  4. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы создать почтовое сообщение с помощью Word Pro или Word

  1. Убедитесь, что Notes настроен для использования дополнительного редактора.
  2. Выберите команду: Создание - Записка Word Pro, либо Создание - Записка Word.
  3. Введите имена получателей в поля "Кому", "Копия" и "СК".
  4. (Необязательно.) Введите тему сообщения в поле "Тема".
  5. Щелкните область основного текста сообщения (в текстовом редакторе она должна выглядеть как страница), и составьте сообщения с помощью доступных в текстовом редакторе параметров.
  6. (Необязательно.) В верхней части окна нажмите кнопку "Параметры доставки" и задайте параметры доставки.
  7. Отправьте сообщение.

Изменение режима сохранения отправленной почты

Отправленная почта сохраняется в папке почтовой базы данных "Отправленные".

  1. В меню выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки. Пользователи Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences.
  2. Откройте вкладку "Почта".
  3. В группе "Отправка" выберите значение в раскрывающемся списке "Сохранение исходящей почты".
    • При выборе варианта "Всегда сохранять копии" Notes сохраняет отправляемые сообщения в представлении "Отправленные".
    • При выборе варианта "Выдавать запрос" Notes запрашивает о необходимости сохранения каждого отправляемого сообщения. По нажатию кнопки "Да" в выводимом окне приглашения Notes сохраняет сообщение в представлении "Отправленные".
  4. Нажмите кнопку ОК.
Совет При отправке сообщение можно также сохранить в папке. Для этого при отправке сообщения нажмите кнопку "Отправить и подшить", а не "Отправить". Notes отобразит диалоговое окно "Перемещение в папку". Выберите папку, в которой следует сохранить сообщение. Нажмите кнопку "Добавить". Если для сообщения нужно создать новую папку, нажмите кнопку "Создать папку". Notes отправит сообщение и поместит его копию в выбранную папку.

Добавление цифровой подписи в исходящие сообщения в целях безопасности

  1. Выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки. Пользователи Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences.
  2. Откройте вкладку "Почта".
  3. В группе "Отправка" установите флажок "Подписывать исходящую почту".
    Примечание Данный параметр диалогового окна "Настройка" идентичен параметру в диалоговом окне Безопасность пользователя.
  4. Нажмите кнопку ОК.

Шифрование исходящих сообщений в целях безопасности

  1. В меню выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки. Пользователи Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences.
  2. Откройте вкладку "Почта".
  3. Выполните:
    • Установите флажок "Шифровать исходящую почту". Шифруются отправляемые сообщения.

      Данный параметр диалогового окна "Настройка" идентичен параметру в диалоговом окне Безопасность пользователя.

    • Установите флажок "Шифровать сохраненные копии отправленных сообщений". Notes будет выполнять шифрование всех сообщений в папках "Отправленные" и "Черновики".
    • Нажмите кнопку ОК.

Отключение префикса "НА" для пересылаемых почтовых сообщений

Можно переслать сообщение из личной почтовой базы данных или документ из другой базы данных.

При пересылке сообщения рядом с заголовком сообщения или документа отображается префикс "Fw:". Можно отключить вывод этого префикса. Для этого выберите Файл - Параметры - Параметры настройки (для пользователей Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences), щелкните значок "Почта" и снимите флажок "Автоматически добавлять префикс пересылки в поле темы".

Если при попытке переслать почтовое сообщение Notes отображается только строка "Переслано от", содержащая ваше имя, значит отправитель задал параметр предотвращения копирования или пересылки. Попросите отправителя повторно послать сообщение без использования этого параметра.

  1. Откройте или выберите сообщение или документ. Чтобы переслать несколько сообщений или документов как одно сообщение, выделите сообщения или документы, щелкнув в столбце слева от заголовков.
  2. В меню выберите команду: Действия - Переслать, а затем выберите вариант пересылки.
    Вариант пересылки Описание
    Переслать Пересылка исходного сообщения полностью.
    Переслать без вложений Пересылка исходного сообщения полностью, как в предыдущем варианте, за исключением вложений.
    Переслать с текстом Пересылка текста исходного сообщения, отформатированного в пределах заданной длины строки и помеченного знаками отступа слева (по умолчанию ">"), указанными в параметрах пользователя. Этот формат пересылки не включает рисунков, вложений, объектов OLE и свертываемых разделов.
  3. Укажите имена получателей сообщения в полях "Кому", "Копия" и "СК".
  4. (Необязательно.) Введите комментарии в любом месте исходного сообщения или документа.
  5. (Необязательно.) Нажмите кнопку "Параметры доставки" и укажите параметры доставки.
  6. Нажмите кнопку "Отправить". Индикатор отправленного ответа отображается в представлении рядом с исходным сообщением.
Совет Используйте фломастер для добавления комментариев с применением цвета, отличающегося от цвета исходного сообщения. В меню выберите команду: Текст - Выделение, чтобы выделить текст в исходном сообщении.

Изменение частоты проверки получения новых сообщений и действия Notes по приходе новой почты

  1. В меню выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки. Пользователи Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences.
  2. Откройте вкладку "Почта".
  3. В группе "Прием" установите флажок "Проверять приход почты каждые x мин", чтобы включить режим уведомления о приходе новой почты.
  4. Введите значение временного интервала для использования в Notes с целью проверки наличия новых сообщений. По умолчанию задан интервал в 15 минут.
  5. Выполните действие:
    • установите флажок "Отобразить всплывающее окно", чтобы при получении новых сообщений появлялось диалоговое окно. Это диалоговое окно можно использовать для открытия папки "Входящие". Чтобы окно перестало появляться, снимите этот флажок;
    • установите флажок "Воспроизвести звук", чтобы при получении новых сообщений подавался звуковой сигнал. (Необязательно.) Нажмите кнопку "Обзор", чтобы выбрать звуковой сигнал, отличный от сигнала по умолчанию ("CHORD"). В Notes выводится список файлов .WAV, хранящихся по умолчанию в каталоге звуков Windows, C:\ системный_каталог_Windows \Media;
    • установите флажок "Отобразить значок на системной панели", чтобы отображался значок уведомления о приходе новой почты Notes. Если клиент Notes запущен, этот значок появляется в области состояния на панели задач Windows сразу по получении почты и исчезает при открытии папки "Входящие".

    04_116

    Для отображения значка новой почты без запуска Notes, используйте Notes Minder. Дополнительные сведения см. в разделе "Приступая к работе" .

  6. Нажмите кнопку ОК.

Обновление папки "Входящие" сообщениями, полученными с момента ее последнего открытия

Обновление папки "Входящие" пользователями почты Notes и пользователями почты POP и IMAP (при автономной работе) осуществляется немного различными способами, а остальные почтовые задачи выполняются одинаково.

Пользователи почты Notes

Параметры настройки по умолчанию установлены на автоматическое обновление папки "Входящие". Если данный параметр отключить, новые сообщения могут быть получены, но не отображены. Чтобы просмотреть, выбран ли данный параметр, выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки (для пользователей Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences), щелкните значок "Почта" и убедитесь, что флажок "Автоматически обновлять папку 'Входящие'" установлен.

Совет Данный параметр может являться причиной остановки работы папки "Входящие" при отображении новых сообщений. Для повышения быстродействия отключите его, а при необходимости просмотреть новые сообщения выберите команду: Вид - Обновить.

Пользователи почты Интернета

Почту Интернета IMAP (автономно) и POP можно настроить для сохранения входящих сообщений в почтовой базе данных Notes. Если это выполнено, почту Notes и Интернета можно просмотреть в одной общей папке "Входящие", щелкнув на панели закладок значок "Почта".04_117

Если же почта Интернета IMAP (автономно) и POP настроена для использования отдельной базы данных Notes, эту базу необходимо указать в качестве основной почты хотя бы для одного места вызова, чтобы можно было пользоваться значком "Почта" на панели закладок

  1. Если необходимо, перейдите в место вызова (например, Интернет), в котором доступны учетные записи POP/IMAP (входящая почта) и SMTP (исходящая почта).
  2. Выберите команду: Файл - Подключение - Изменить параметры, откройте вкладку "Почта", а затем в поле "Почтовый файл " введите имя файла (если оно еще не задано) для почтовой базы данных POP или IMAP. Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть" в документе "Место вызова", а затем на панели закладок щелкните значок "Почта", чтобы открыть базу данных почты Интернета.
  3. Выполните репликацию почты Интернета (загрузите ее с сервера).
  4. Выберите команду: Вид - Обновить, чтобы в папке "Входящие" появились новые сообщения.