Компания IBM
Опубликован: 04.11.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 832 / 116 | Оценка: 4.42 / 4.17 | Длительность: 37:45:00
Лекция 5:

Приступая к работе

Печать

С помощью Notes можно печатать один документ или несколько одновременно. Также можно печатать представления (списки документов базы данных Notes) и наборы рамок из Notes и Web. Notes также позволяет осуществлять предварительный просмотр данных, направляемых на печать, и выполнять задания печати в фоновом режиме.

Печать документов

Можно печатать открытые документы или выбирать документы для печати в представлении.

Чтобы распечатать документ

  1. Откройте документ, который следует напечатать.
  2. В меню выберите команду: Файл - Печать.

    Появится диалоговое окно "Печать документа".

  3. (Необязательно.) Чтобы напечатать несколько страниц (а не все страницы документа), в группе "Печатать" введите номера страниц в поля "страницы с" и "по".
  4. (Необязательно.) В разделе "Качество печати" выберите необходимые параметры.
    • Для более быстрой печати (с пониженным качеством) установите флажок "Черновое".
    • Для печати рисунков в натуральную величину установите флажок "Масштаб всех рисунков: 100%".
    • Для предварительного просмотра печатаемого документа в цвете выберите "Просмотр в цвете".
    • (Необязательно.) В группе "Копии":
      • Введите необходимое число копий печатаемого документа (по умолчанию - 1).
      • Установите или снимите флажок "Разделять копии".
    • Нажмите кнопку ОК.

Для пользователей Macintosh

  1. Откройте документ или щелкните его название в представлении.
  2. Выберите команду: Файл - Печать.
  3. (Необязательно.) Укажите любые параметры Macintosh, например количество страниц и копий.
  4. (Необязательно.) Чтобы указать параметры качества печати, выберите значение "Notes" в раскрывающемся меню, в котором по умолчанию используется "General" (OS 9) или "Copies & Pages" (OS X), затем нажмите кнопку "Notes Options" и укажите параметры, как это было сделано на шаге 4 в приведенной выше процедуре. Нажмите кнопку ОК.
  5. Нажмите кнопку "Печать".

Чтобы распечатать несколько документов

В Notes можно распечатать несколько документов, не открывая их.

  1. Выберите документы в папке или представлении.
  2. Выберите команду: Файл - Печать.

    Появится диалоговое окно "Печать представления".

  3. Установите переключатель "Объекты для печати" в положение "Выбранные документы".
  4. (Необязательно.) Чтобы напечатать несколько страниц (а не все страницы в каждом документе), в группе "Печатать" введите номера страниц в поля "страницы с" и "по".
  5. (Необязательно.) В разделе "Качество печати" выберите необходимые параметры.
    • Для более быстрой печати (с пониженным качеством) установите флажок "Черновое".
    • Для печати рисунков в натуральную величину установите флажок "Масштаб всех рисунков: 100%".
    • Для предварительного просмотра печатаемого документа в цвете выберите "Просмотр в цвете".
  6. (Необязательно.) В группе "Копии":
    • Введите необходимое число копий каждого документа (по умолчанию - 1).
    • Установите или снимите флажок "Разделять копии".
  7. (Необязательно.) Перейдите на вкладку Стиль документов, чтобы настроить печать каждого документа и выбрать другую форму.
  8. Нажмите кнопку ОК.

Для пользователей Macintosh

  1. Выберите документы для печати.
  2. Выберите команду: Файл - Печать.
  3. (Необязательно.) Укажите любые параметры Macintosh, например количество страниц и копий.
  4. (Необязательно.) Чтобы указать параметры качества печати, выберите значение "Notes" в раскрывающемся меню, в котором по умолчанию используется "General" (OS 9) или "Copies & Pages" (OS X), затем нажмите кнопку "Notes Options" и укажите параметры, как это было сделано на шаге 4 в приведенной выше процедуре. Нажмите кнопку ОК.
  5. Нажмите кнопку "Печать".

Печать во внешний файл

Возможно выполнение печати во внешний файл, например в файл ASCII или PostScript. При этом фактическая печать документов не производится - документы сохраняются в указанном файле на жестком диске. Для печати в файл необходимо настроить принтер PostScript в Windows.

Чтобы настроить принтер PostScript в Windows
  1. На панели задач в нижней части экрана выберите команду: Пуск - Настройка - Принтеры.
  2. Выберите принтер PostScript.
  3. Выберите команду: Файл - Свойства.
  4. Нажмите кнопку "Сведения".
  5. В поле "Порт" выберите вариант, начинающийся с "FILE:".
  6. Нажмите кнопку "Применить", а затем нажмите кнопку OK.
Чтобы выполнить печать в файл
  1. Выберите команду: Файл - Печать.
  2. В группе "Объекты для печати" выберите одну из возможностей.
    • Чтобы выполнить печать одного или нескольких документов, установите переключатель в положение "Выделенные документы".
    • Чтобы распечатать список документов, выберите "Выбранное представление".
  3. В группе "Принтер" в поле "Имя" выберите описание принтера PostScript с типом описания "on FILE:". Нажмите кнопку OK и введите имя файла.
  4. Нажмите кнопку ОК.
Совет При наличии доступа к нескольким принтерам можно настроить один принтер с подходящим драйвером на печать только в файл. Затем, при необходимости перейти от печати документов к печати файлов, можно будет сменить принтер в диалоговом окне "Печать".

Для пользователей Macintosh

  1. Выполните одно из следующих действий.
    • Чтобы распечатать один или несколько документов в файл, выберите документы в представлении.
    • Чтобы выполнить печать списка документов из папки или представления в файл, переключитесь в нужную папку или представление и выберите документы.
  2. Выберите команду: Файл - Печать.
  3. Выполните одно из следующих действий.
    • При использовании OS 9 в раскрывающемся меню со значением по умолчанию "General" выберите значение "Save as File".
    • При использовании OS X в раскрывающемся меню со значением по умолчанию "Copies & Pages" выберите параметр "Output Options" и значение "Save as File".
  4. (Необязательно.) Укажите формат. Дополнительные сведения см. в справке Macintosh OS.
  5. Нажмите кнопку "Печать".
Печать вложения

Существует возможность печати вложений файлов непосредственно из Notes.

Примечание Невозможно напечатать вложенный файл vCard напрямую, но его можно сохранить как документ контакта в личной адресной книге, а затем напечатать.
Чтобы напечатать вложенный файл
  1. Выделите вложение.
  2. В меню выберите команду: Вложение - Просмотреть.
  3. Выберите команду: Файл - Печать.
  4. (Необязательно.) Для печати нескольких копий укажите количество копий.
  5. Нажмите кнопку ОК. (Пользователям Macintosh следует нажать кнопку "Print").
Совет Чтобы напечатать часть вложенного файл, после шага 2 выделите раздел, который требуется напечатать, затем после шага 3 в группе "Печатать" выберите вариант "Выделенная область".
Печать представления

В базах данных Notes представления являются списками документов. Можно напечатать весь текст, появляющийся в списке.

Чтобы распечатать представление
  1. Выберите представление или папку.
  2. В меню выберите команду: Файл - Печать.

    Появится диалоговое окно "Печать представления".

  3. Установите переключатель "Объекты для печати" в положение "Выбранное представление".
  4. (Необязательно.) Чтобы напечатать несколько страниц (а не все страницы представления), в группе "Печатать" введите номера страниц в поля "страницы с" и "по".
  5. (Необязательно.) В разделе "Качество печати" выберите необходимые параметры.
    • Для более быстрой печати (с пониженным качеством) установите флажок "Черновое".
    • Для печати рисунков в натуральную величину установите флажок "Масштаб всех рисунков: 100%".
    • Для предварительного просмотра печатаемого документа в цвете выберите "Просмотр в цвете".
  6. (Необязательно.) В группе "Копии":
    • Введите необходимое число копий печатаемого представления (по умолчанию - 1).
    • Установите или снимите флажок "Разделять копии".
  7. Нажмите кнопку ОК.
Совет Чтобы напечатать список некоторых документов представления (а не всех документов), выберите требуемые документы после шага 1, затем выполните шаги 2-7.

Для пользователей Macintosh

  1. Перейдите в папку или представление.
  2. (Необязательно.) Чтобы распечатать список документов частично, выберите документы для печати.
  3. Выберите команду: Файл - Печать.
  4. (Необязательно.) Укажите любые параметры Macintosh, например количество страниц и копий.
  5. В раскрывающемся меню со значением по умолчанию "General" (OS 9) или "Copies & Pages" (OS X) выберите значение "Notes", затем нажмите кнопку "Notes Options".
  6. В группе "What to Print", выберите параметр "Selected view".
  7. Нажмите кнопку ОК, затем нажмите кнопку "Print".
Параметры стиля документов

В диалоговом окне "Печать документа" или "Печать представления" появляется вкладка "Стиль документов", если на вкладке "Принтер" переключатель "Объекты для печати" установлен в положение "Выбранные документы." Эту вкладку можно использовать для управления печатью документов представления.

В приведенных ниже таблицах описаны параметры, доступные на вкладке "Стиль документов", которые разделены на три секции:

  1. Способ печати документов
    Задача Выберите…
    Печать каждого документа с новой страницы "Печатать каждый документ с новой страницы"
    Отправка каждого документа на печать как отдельной задачи "Печатать каждый документ как отдельное задание печати"
    Добавление пустой строки между документами "Печатать непрерывно, вставляя пустую строку между документами"
    Пропуск пустой строки между документами "Печатать непрерывно, не вставляя пустую строку между документами"
    Печать каждого документа после предыдущего на той же странице
    Примечание Этот параметр доступен только для локальной базы данных, в структуру которой включены формы с выбранным параметром "Включить в печатную копию". Параметр используется для печати наклеек из личной адресной книги. Роуминг-пользователю следует открыть локальную реплику своей адресной книги, чтобы использовать этот параметр.
    "Печатать несколько документов на каждой странице"
  2. Форматировать документы, используя
    Задача Выберите…
    Печать документа с использованием его текущей формы "стандартную форму документа"
    Печать документа в другой доступной форме "другую форму" и значение из списка
  3. Нумерация страниц

    Эти параметры доступны, только если переключатель "Способ печати документов" установлен в положение "Печатать каждый документ на новой странице".

    Задача Выберите…
    Задание нумерации страниц каждого документа с 1 "Начинать нумерацию страниц каждого документа с 1"
    Задание диапазона страниц на вкладке "Принтер" для каждого документа (а не для набора документов) "Применять диапазон страниц ко всем документам"
Печать наборов рамок

Просматривая базы данных Notes, можно печатать наборы рамок, отображаемых на экране, даже если просмотр осуществляется через браузер Notes.

Чтобы напечатать набор рамок из Notes или из браузера Notes
  1. Откройте базу данных (например, базу данных обсуждений), которая открывается в виде набора рамок.
  2. Если база открыта из Notes (а не из браузера Notes), щелкните пустую область левой рамки.
  3. В меню выберите команду: Файл - Печать.

    Появится диалоговое окно "Печать документа". Если в Notes появляется диалоговое окно "Печать представления", нажмите кнопку "Отмена" и щелкните левую рамку еще раз, пока она не окажется выделенной и не появится окно "Печать документа".

  4. В разделе "Печать рамок" выберите параметр:
    • "Как на экране" - чтобы напечатать набор рамок так, как он отображается на экране.
    • "Каждую рамку отдельно" - чтобы напечатать каждую рамку на новой странице.
    • "Только выделенную рамку" - чтобы напечатать выбранную рамку.
  5. (Необязательно.) Чтобы напечатать несколько страниц (а не все страницы набора рамок), в группе "Печатать" введите номера страниц в поля "страницы с" и "по".
  6. (Необязательно.) В разделе "Качество печати" выберите необходимые параметры.
    • Для более быстрой печати (с пониженным качеством) установите флажок "Черновое".
    • Для печати рисунков в натуральную величину установите флажок "Масштаб всех рисунков: 100%".
    • Для предварительного просмотра печатаемого документа в цвете выберите "Просмотр в цвете".
  7. (Необязательно.) В группе "Копии":
    • Введите необходимое число копий печатаемого представления (по умолчанию - 1).
    • Установите или снимите флажок "Разделять копии".
  8. Нажмите кнопку ОК.
Предварительный просмотр задания печати

В Notes можно организовать предварительный просмотр страниц документа перед печатью. Также можно просмотреть разрывы страниц. Предварительный просмотр полезен, поскольку разрывы страниц, перенос слов, поля и другие свойства могут в печатном виде отличаться от изображения на экране.

Примечание При редактировании документа также можно отображать разрывы страниц, но предварительный просмотр для печати является более точным.
Чтобы просмотреть макет страницы
  1. Откройте документ, макет которого требуется просмотреть, или выберите один или несколько документов в представлении.
  2. В меню выберите команду: Файл - Предварительный просмотр.

    Notes отобразит страницы документов в окне предварительного просмотра.

  3. Чтобы увеличить размер отображаемых данных, щелкните внутри страницы, когда курсор имеет вид лупы со значком плюса. Чтобы уменьшить размер отображаемых данных, щелкните страницу, когда курсор имеет вид лупы со значком минуса.
  4. При просмотре документа, состоящего из нескольких страниц:
    • Нажмите кнопку "Далее" или "Назад", чтобы переместиться на другую страницу.
    • Нажмите кнопку "Несколько страниц", чтобы отображать в окне предварительного просмотра все страницы одновременно (нажмите кнопку "Одна страница", чтобы вернуться к постраничному отображению документа).
  5. Завершив просмотр документа, нажмите кнопку "Готово".
Совет Осуществить предварительный просмотр задания печати также можно, нажав кнопку "Просмотр" в диалоговом окне "Печать", которое отображается при выборе команды: Файл - Печать. Чтобы осуществить предварительный просмотр в цвете, в диалоговом окне в группе "Качество печати" установите флажок "Просмотр в цвете".
Выбор другого принтера

Диалоговое окно "Печать" отображается при выборе команды: Файл - Печать. Находясь в этом диалоговом окне, можно выбрать принтер для выполнения задания печати.

Примечание Если принтер не установлен, обратитесь в справочную документацию операционной системы для получения сведений по установке.

Чтобы выбрать принтер

  1. В меню выберите команду: Файл - Печать.

    Диалоговое окно "Печать" открывается на вкладке "Принтер".

  2. В поле "Имя" группы "Принтер" выберите принтер.

    Все принтеры, установленные на компьютере появляются в списке. Первым отображается принтер, используемый по умолчанию. Выбор принтера в окне печати не меняет принтер, используемый по умолчанию. Это указывается в параметрах операционной системы.

  3. Чтобы начать печать нажмите кнопку OK.
Примечание Кнопка "Параметры" дает доступ к параметрам принтера, предоставленным операционной системой или изготовителем принтера. За дополнительными сведениями обратитесь к документации принтера или операционной системы.

Для пользователей Macintosh Для выбора принтера используйте средство Chooser в меню Apple.

Настройка страницы для печати

Диалоговое окно "Параметры страницы" можно использовать для задания полей, выбора источника бумаги, задания ориентации страницы и т. п. (некоторые доступные параметры описаны ниже, но общий набор зависит от принтера и используемой операционной системы).

  1. В меню выберите команду: Файл - Параметры страницы.
  2. В диалоговом окне "Параметры страницы" можно выполнить следующие действия.
    Действие Решение
    Задание полей
    1. В поле "Сверху" или "Снизу" введите нужное расстояние между верхним или нижним краем листа и областью текста. По умолчанию - 1 дюйм (2,54 см).
    2. В поле "по левому краю" или "по правому краю" введите расстояние, которое следует добавить к левому или правому полю. По умолчанию задано 0.
    Задание верхнего и нижнего колонтитулов В поле "Над верхним колонтитулом" или "Под нижним колонтитулом" введите нужное расстояние между верхним или нижним краем листа и верхним или нижним колонтитулом. По умолчанию заданы отступы в 0,5 дюйма (1,27 см).
    Выбор источника бумаги В группе "Источник бумаги" выберите источник бумаги, используя значения в списках "Первая страница" и "Остальные страницы" (источники бумаги могут быть различными в зависимости от выбранного принтера). По умолчанию используется значение "Автовыбор", т. е. выбирается первый доступный источник. Если планируется использовать лоток принтера для ручной подачи бумаги, выберите значение "Ручная подача бумаги".
    Задание области печати В группе "Размер страницы" выберите значение из списка "Размер". В этой области Notes задает размер страницы.
    Задание ориентации страницы Установите переключатель "Ориентация" в положение "Портретная" или "Альбомная".
    Изменение номера первой страницы При создании верхних и нижних колонтитулов, включающих номера страниц, можно изменить номер первой страницы, введя номер в поле "Нумерация начинается с" в группе "Другие параметры".
    Печать обрезных меток В группе "Другие параметры" установите флажок "Печатать обрезные метки".
    Переопределение параметра правого края для принтера Установите флажок "Обрезать поля слева и справа".
    Печать всего содержимого полей "Кому" и "Копия" Установите флажок "Развернуть содержимое поля имен". В противном случае будут напечатаны только первые три строки этих полей. Этот параметр переопределяет аналогичный в диалоге "Параметры настройки" только для текущего задания печати.
    Примечание Этот параметр появляется на вкладке "Параметры страницы" диалога "Печать" только при выборе команды: Файл - Печать.
  3. Нажмите кнопку ОК.
Совет Можно управлять этими параметрами на вкладке "Параметры страницы" диалогового окна "Печать", которое отображается при выборе команды: Файл - Печать.
Совет Существует также возможность задания левого и правого полей для отдельных абзацев. Для этого используется команда: Текст - Свойства текста.

Для пользователей Macintosh

  1. Чтобы задать поля, обрезные метки или изменить номер первой страницы, выберите команду: Файл - Печать. В раскрывающемся меню со значением по умолчанию "General" (OS 9) или "Copies & Pages" (OS X) выберите значение "Notes", затем нажмите кнопку "Notes Options". Щелкните вкладку "Page Setup". Затем укажите поля, обрезные метки и номер первой страницы, как описано в таблице выше.
  2. Чтобы указать источник бумаги, выберите команду: Файл - Печать. В OS 9 можно указать источник бумаги на первой странице диалогового окна. В OS X в раскрывающемся меню со значением по умолчанию "Copies & Pages" выберите значение "Paper Feed" и укажите параметры.
  3. Чтобы указать параметры, зависящие от принтера, выберите команду: Файл - Печать и выберите требуемые значения параметров в раскрывающемся меню со значением по умолчанию "General" (в OS 9) или "Copies & Pages" (в OS X).