Организационный инструментарий менеджмента

4.4. Информационно-технологические модели

Общие положения

Информационно-технологическая модель позволяет объединить все работы, процессы, базовые элементы, организационную структуру управления, а также показать последовательность выполнения работ, ответственность за работы и документы, циркулирующие в ходе выполнения работ.

Построение информационно-технологической модели начинается со сбора информации о процессе. Эта информация обычно собирается путем анкетирования и интервьюирования и заносится в специальные документальные формы, пример которых приведен в табл. 4.18.

Таблица 4.18. Анализ деятельности операционной единицы

Виды работ по положению, должностной инструкции или другим документам	Фактически выполняемые работы	Периодичность выполнения	Документ, получаемый в результате	Исполнитель (в случае структурного подразделения, состоящего из нескольких человек)	Трудоемкость (в человеко-часах)	Примечания
Проектирование процессов управления		Раз в полугодие	Блок-схема алгоритма процесса	Менеджер по организационному проектированию	24	Предлагается использование специализированной программы
Внедрение новых информационных технологий	Ο	…	…	…	…	…
…	…	…	…	…	…	…
Разработка стандартов предприятия на отдельные процессы управления		Раз в квартал	Стандарт предприятия	Менеджер по организационному низационному	36	Предлагается расширить эти работы

В колонку 1 выписываются виды деятельности (работы, задачи, функции и пр.) отдельного структурного подразделения или должностного лица, как это отражено в организационно-распорядительной документации. В колонке 2 ставится отметка об актуальности такой информации. В случае если подразделение или работник выполняют эту работу, то актуальность обозначается "галочкой". Если работа не выполняется, то в колонке 2 напротив работы ставится "нолик". В колонке 3 проставляется периодичность осуществления деятельности - ежедневно, еженедельно, ежеквартально или иное. В результате решения любой задачи менеджмента должен рождаться документ. Название такого документа заносится в колонку 4, где также может быть приведена ссылка на код формы документа. В колонке 5 фиксируется исполнитель работы. Если таблица составляется на отдельного исполнителя, то эта графа должна отсутствовать, но над шапкой таблицы указывается, кто является исполнителем этих работ. В колонке 6 оценивается трудоемкость выполнения этого вида деятельности в человеко-часах. В качестве примечаний (колонка 7) обычно указываются предложения по оптимизации выполнения работы, проблемы, возникающие при решении задачи и пр. Когда список всех работ, указанных в документации, исчерпан, в таблице проводится красная (или двойная) черта, после которой в том же порядке указываются работы, не отраженные в документации, но реально выполняемые подразделением или сотрудником.

После получения первичных данных о процессе производится их анализ и первоначальная попытка вычленения информационных, технологических и логических связей между отдельными работами (операциями). Это осуществляется с помощью информационной таблицы (табл. 4.19).

Порядок заполнения

1. В общем случае работа имеет несколько входящих документов и несколько исходящих документов.
2. Каждый документ заносится в отдельную ячейку. Один документ может рассылаться в несколько подразделения (организаций) (все следует указать) и по различным должностным лицам (все следует указать).
3. В настоящей таблице приведен образец заполнения формы.

Процесс сбора информации должен быть обязательно административно подкреплен приказом высшего руководства. Необходимым для успешного сбора данных условием является разъяснительная работа с сотрудниками, заполняющими информационные формы.

Формы всех документов, упомянутых в информационной таблице, должны быть представлены. Для этого необходимо их собрать, сброшюровать (если это бумажные документы) и сделать их опись.

Правильно заполненные и проанализированные информационные таблицы являются основой для создания информационно-технологической модели.

Основные правила разработки информационно-технологической модели процесса:

• в рамках любого процесса выделяют сроки, входящие документы, исполнители, решаемые задачи, результирующие документы и потребители информации. Указанные элементы операции располагаются в соответствующих горизонтальных областях модели;
• каждой операции процесса со всеми его элементами (исполнителями, внешней входной информацией, результирующей информацией и ее потребителями, временными характеристиками) на схеме соответствуют вертикальные полосы, называемые нормалями менеджмента;
• построение нормали (вертикальной линии) начинается с изображения процедуры, представляющей собой логическое начало процесса. Далее фиксируются внешняя входная информация и ее источники (цифры над линиями). Далее указываются исполнители процедуры. При наличии нескольких исполнителей один из них должен быть обязательно выделен жирным кружком как ответственный. В заключение отображаются выходные документы и их получатели. В самой верхней строке могут быть поставлены временные характеристики исполнения процедур (сроки или периодичность).

При построении информационно-технологической модели (ИТМ) используют условные обозначения, показанные на рис. 4.22.

Рис. 4.22. Условные обозначения для построения информационно-технологической модели

Пример ИТМ приведен на рис. 4.23.

увеличить изображение
Рис. 4.23. Пример построения информационно-технологической модели