Документооборот на веб-сайте (рабочие процессы)

Цель лекции. Показать, как в программе SharePoint Designer проектируются рабочие процессы, привести пример организации электронного документооборота. Рассматриваются, как основы функционирования рабочих процессов в браузере, так и расширенные методы доступа к данным и настройки рабочих процессов в программе SharePoint Designer 2007.

4.1. Создание и настройка рабочего процесса

Рабочие процессы в SharePoint позволяют осуществить автоматизацию электронного документооборота на предприятии. Рабочий процесс определяется как автоматизированное движение документов или других объектов через некоторую последовательность действий или задач. Рабочий процесс на сайте SharePoint можно задать для некоторого списка или библиотеки. Для создания и настройки рабочих процессов на компьютере разработчика должен присутствовать SharePoint Designer, а для участников рабочей группы достаточно браузера.

Создание рабочего процесса

В качестве примера рассмотрим публикацию документа на сайте SharePoint для его последующего одобрения двумя рецензентами (рис. 4.1).

увеличить изображение
Рис. 4.1. Пример рабочего процесса

Выделим следующие этапы рабочего процесса (рис. 4.1).

• Сотрудник вносит предложение о закупке оборудования (публикует документ на веб-узле).
• Начальник департамента одобряет или отклоняет документ и отсылает его на рецензию бухгалтеру (шаг 1).
• Бухгалтер одобряет или отклоняет документ (шаг 2).

Для реализации намеченной схемы проделаем следующее.

1. Выберите Создать / Рабочий процесс (рис. 4.2). В результате откроется диалоговое окно Конструктор рабочих процессов (рис. 4.3).
2. Введите имя рабочего процесса.
   

   
   Рис. 4.2. Начните создание рабочего процесса
3. Выберите список или библиотеку SharePoint, с которым рабочий процесс будет ассоциирован. Например, выберите библиотеку Общие документы (рис. 4.3).
4. Выберите опции запуска рабочего процесса. Например, выберите опцию ручного запуска рабочего процесса из элемента списка или библиотеки.
5. Нажмите кнопку Далее.

увеличить изображение
Рис. 4.3. Определите основные параметры рабочего процесса

Настройка шагов рабочего процесса

После определения основных установок в Конструкторе рабочих процессов следует определить шаги процесса. Каждая страница Конструктора служит для последовательного задания шагов. Его левая часть предназначена для определения, как имени шага, так и его логики, включая условия его выполнения и действия, которые будут происходить в процессе на этом шаге. Процессы (но только в пределах каждого шага) могут ветвиться, т.е. в зависимости от того или иного условия, выполнять или не выполнять какие-либо действия. Список шагов рабочего процесса приводится на правой панели (рис. 4.4). По умолчанию в новый рабочий процесс добавляется один шаг.

увеличить изображение
Рис. 4.4. Выберите действие первого шага рабочего процесса

Рассмотрим, как задаются условия и действия первого шага рабочего процесса.

1. Выберите имя шага рабочего процесса (можно оставить предлагаемое по умолчанию имя Шаг 1 ).
2. Оставьте поле Условие незаполненным.
   Примечание: Вообще говоря, выполнение шага рабочего процесса может предусматривать сравнение полей с каким-либо числом или объектом, выполнение определенного условия, связанного с названием или конкретным пользователем и т.п. Если условие не определено, то действие будет выполняться по умолчанию, т.е. в безусловном варианте, как в нашем случае.
3. Нажмите кнопку Действия.
4. Выберите в меню Действие пункт Получить данные от пользователя (рис. 4.4).
5. В созданной строке первого действия щелкните сначала по ссылке данные (рис. 4.5).
   

   
   увеличить изображение
   Рис. 4.5. Вызовите Мастер настройки задачи (получение данных)
6. В диалоге Мастер создания задач определите имя и описание задачи, в соответствии со смыслом шага рабочего процесса (рис. 4.6).
7. Нажмите кнопку Далее.
   

   
   увеличить изображение
   Рис. 4.6. Введите название и описание задачи
8. В диалоге Добавление поля введите название и описание поля (рис. 4.7).
9. В раскрывающемся списке Тип сведений выберите элемент Выбор (из меню).
10. Нажмите кнопку Далее.
    

    
    Рис. 4.7. Добавьте поле формы для пользователя, которому поставлена задача, и определите его тип
11. На следующей странице диалогового окна Добавление поля введите варианты выбора пользователя, которые будут ему доступны при заполнении формы (рис. 4.8).
12. Снимите флажок Разрешить пустые значения.
13. Нажмите кнопку Готово (рис. 4.8).
    

    
    Рис. 4.8. Определите варианты выбора пользователя
14. В диалоговом окне Мастер создания задач также нажмите кнопку Готово (рис. 4.9).
15. В поле первого действия щелкните по ссылке пользователь (см. рис. 4.5)
    

    
    Рис. 4.9. Форма настроена
16. Выберите пользователей, для которых дается задание, последовательно выделяя их в списке и нажимая кнопку Добавить (рис. 4.10).
17. Нажмите кнопку ОК.
    

    
    Рис. 4.10. Выберите пользователей, которым шаг процесса поставит задачу
18. В Конструкторе рабочих процессов щелкните по ссылке переменная (рис. 4.11).
19. В раскрывшемся меню выберите Создать новую переменную.
    Примечание: В принципе, переменную здесь можно не создавать, выбрав в качестве нее предлагаемую по умолчанию промежуточную переменную Переменная : сбор (см. лабораторную работу 4.1). Все равно, при использовании служб SharePoint (в отличие от MOSS, где это решение более естественно) Вам придется создать еще одну переменную рабочего процесса, переписав в нее значение текущей переменной (см. ниже).
    

    
    увеличить изображение
    Рис. 4.11. Создайте новую переменную
20. В диалоговом окне Изменение переменной определите название переменной и ее тип (рис. 4.12).
21. Нажмите кнопку ОК.
    

    
    увеличить изображение
    Рис. 4.12. Выберите название переменной и ее тип
22. В Конструкторе рабочих процессов нажмите кнопку Действия (рис. 4.13).
23. Выберите в раскрывшемся меню команду Задать переменную рабочего процесса. Если в списке Действия эта команда отсутствует, выберите пункт Другие действия и определите ее в открывшемся диалоге (рис. 4.13).
    

    
    увеличить изображение
    Рис. 4.13. Добавьте еще одно действие - по заданию переменной рабочего процесса
24. В новой строке действия в Конструкторе рабочих процессов щелкните по ссылке переменная.
25. Выберите в меню команду Создать новую переменную (рис. 4.14).
    

    
    увеличить изображение
    Рис. 4.14. Задайте опцию создания новой переменной рабочего процесса
26. Щелкните по ссылке значение.
27. В открывшемся Изменение переменной определите название переменной (рис. 4.15).
28. Выберите в качестве типа переменной строковый тип (рис. 4.15).
29. Нажмите кнопку ОК.
    

    
    Рис. 4.15. Выберите название переменной рабочего процесса и определите ее тип
30. В диалоге Определение подстановки в рабочем процессе выберите в качестве источника данных список Задачи (рис. 4.16).
31. Выберите поле Решение руководителя.
    

    
    увеличить изображение
    Рис. 4.16. Начните определение подстановки значения переменной рабочего процесса
32. В развернувшейся нижней части диалога Определение подстановки в рабочем процессе выберите поле списка Задачи пункт Задачи:ИД (рис. 4.17).
33. Нажмите кнопку fx справа от поля Значение.
    

    
    Рис. 4.17. Начните определение значения поля для задачи
34. В новом диалоге Определение подстановки в рабочем процессе выберите в качестве источника данных Данные рабочего процесса (рис. 4.18).
35. В списке Поле выберите ту переменную, которая была использована при постановке задачи - в нашем примере Переменная : Решение босса.
36. Нажмите кнопку ОК.
    

    
    Рис. 4.18. В качестве постановки выберите первую переменную
37. Проверьте введенные данные в диалоге Определение подстановки в рабочем процессе и нажмите кнопку ОК (рис. 4.19).

Рис. 4.19. Результат определения постановки в рабочем процессе

После выбора всех описанных операций определение минимума необходимых действий для первого шага рабочего процесса будет завершено. Для добавления следующего шага рабочего процесса щелкните по соответствующей ссылке на панели справа (рис. 4.20). Затем аналогичным образом настройте остальные параметры, которые определят второй шаг рабочего процесса (см. лабораторную работу 4.2), начав с выбора условия выполнения этого шага (рис. 4.21). Результат настройки второго шага показан на рис. 4.22.

увеличить изображение
Рис. 4.20. Добавьте следующий шаг рабочего процесса

Рис. 4.21. Выберите условие выполнения шага