Опубликован: 19.05.2006 | Уровень: для всех | Доступ: платный
Лекция 7:

СУБД Microsoft Office Access

Разработка отчетов

Для разработки печатных форм - отчетов, отражающих информацию базы данных - в системе Access можно использовать режим Создание отчета с помощью Мастера раздела базы Отчеты, с усовершенствованием отчета в дальнейшем в режиме Конструктора отчетов. Отчеты могут быть созданы на основе всей информации, присутствующей в таблицах базы, но чаще для отчетов необходимо отобрать нужную информацию из базы с использованием SQL-запроса и на основе его создать отчет. Важным свойством отчетов является возможность группировки данных и получения итоговых данных для групп и всего отчета.

Поставим задачу разработать отчет, в котором показаны оценки всех студентов с группировкой данных по факультетам, курсам, группам.

Для этого выбираем раздел Отчеты и режим Создание отчета с помощью Мастера. На первом шаге Мастера выбираем поля главной таблицы базы ( SPISOK ), которые мы хотим показать в отчете, и все поля дочерней таблицы оценок ( OCENKI ) (рис. 7.20.).

Выбор полей для отчета в Мастере отчетов

Рис. 7.20. Выбор полей для отчета в Мастере отчетов

На втором шаге Выберите вид представления данных - выбираем первый вариант, когда выделена таблица SPISOK.

На третьем шаге задаем группировку данных по факультетам, курсам и группам. Более трех уровней группировки Мастер задать не позволяет (рис. 7.21.).

Группировка данных в отчете

Рис. 7.21. Группировка данных в отчете

Сортировку на следующем шаге не задаем.

На пятом шаге выбираем вид макета для отчета по левому краю, на следующем - стиль отчета - обычный, далее задаем название отчета Студенты и их оценки и нажимаем кнопку Готово.

Полученный отчет в режиме Конструктора представлен на рис. 7.22.

Отчет, созданный с помощью Мастера

увеличить изображение
Рис. 7.22. Отчет, созданный с помощью Мастера

В полученном отчете присутствуют объекты трех видов - Поле, которое в отчете будет показывать данные поля таблицы базы или запроса, Надпись - любой текст в отчете, и Линия - элемент оформления.

В Конструкторе отчет разбит на отдельные зоны, информация которых может присутствовать в отчете один раз ( Заголовок отчета и Примечание отчета ), в начале и в конце каждой страницы ( Верхний колонтитул и Нижний колонтитул ), в начале и в конце каждой группы ( Заголовок группы и Примечание группы, групп может быть много) и для каждой записи таблицы ( Область данных ). Зоны Примечания: более правильно было бы назвать Итоги:, т.к. здесь можно поместить поля общих итогов (сумма, среднее и пр.) для группы или всего отчета.

Полученный отчет можно просмотреть на экране, отправить на принтер (например, с использованием соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов), в Microsoft Word или Excel (из режима предварительного просмотра).

Вид отчета в режиме предварительного просмотра приведен на рис. 7.23.

Отчет в режиме предварительного просмотра

Рис. 7.23. Отчет в режиме предварительного просмотра

Созданный Мастером отчет весьма несовершенен и излишне приукрашен жирными линиями, крупным шрифтом. В отчет необходимо добавить названия факультетов, специальностей и предметов и изменить их подписи. Для добавления новых объектов следует использовать "Панель элементов" или окно "Список полей" (главное меню "Вид" - "Список полей"), для модификации - окно свойств объекта и контекстное меню, для настройки параметров страницы (полей и размера бумаги) следует воспользоваться соответствующим пунктом в разделе Файл главного меню системы.

Для использования в отчете данных справочных таблиц их следует включить в Источник записей окна свойств отчета (см. рис. 7.24.). После нажатия на кнопочку с изображением трех точек откроется окно Построителя запросов, которое после добавления нужных таблиц будет иметь вид, показанный на рис. 7.25. Для добавления таблиц в запрос (показаны в верхней части экрана Построителя ) можно воспользоваться контекстным меню. После этого нужно добавить 3 поля - NAME_F, NAME_P и NAME_S в список используемых полей в нижней части экрана. Далее следует закрыть окно Построителя запросов с сохранением изменений.

Окно свойств отчета, страница Данные

Рис. 7.24. Окно свойств отчета, страница Данные
Построитель запросов для свойства "Источник записей" отчета

Рис. 7.25. Построитель запросов для свойства "Источник записей" отчета

После добавления новых таблиц в окне "Список полей" станут доступны для использования новые поля данных. Нам необходимо добавить поля названий из справочных таблиц. Для этого можно использовать 3 способа:

  1. Перетащить мышкой названия поля из окна "Список полей" в нужное место отчета в Конструкторе.
  2. Выбрать кнопку "Поле" в Панели элементов, щелкнуть мышкой на том месте отчета, где должно располагаться новое поле, задать его главное свойство (в окне Свойства) - "Данные" (выбором из раскрывающегося списка) - соответствующее поле таблицы базы данных и другие свойства, связанные с внешним видом; подпись для данных следует удалить.
  3. Скопировать существующее поле отчета (например, N_FCLT) и задать для него новое свойство " Данные ".

Третий способ имеет преимущество - при копировании сохраняются свойства раздела " Макет ", заданные для полей данного отчета (шрифт, его размер, насыщенность и пр.).

Кроме того, в окне " Сортировка и группировка " (его можно открыть из контекстного меню или пункта "Вид" главного меню) зададим наличие Примечаний для всех групп (см. рис. 7.26.).

Окно "Сортировка и группировка" отчета

Рис. 7.26. Окно "Сортировка и группировка" отчета

В зоны примечаний поместим вычисляемые поля, которые будут показывать средние оценки для студента, группы, факультета и для всего отчета. При создании вычисляемых полей проще всего скопировать поле BALL из зоны "Область данных" в зону "Примечание группы:", далее перейти в окно свойств этого объекта и в пункте Данные нажать на кнопку с многоточием, после чего откроется окно Построителя выражений, где можно найти в списке функций AVG (среднее) и задать выражение AVG (BALL) (рис. 7.27.).

Создание вычисляемого поля для зоны примечаний отчета

Рис. 7.27. Создание вычисляемого поля для зоны примечаний отчета

Далее следует поместить в отчет Надпись "средняя оценка студента", после чего скопировать это поле и надпись в другие зоны отчета. Вид отчета после модификации приведен на рис. 7.28.

Отчет после его модификации в Конструкторе

увеличить изображение
Рис. 7.28. Отчет после его модификации в Конструкторе

Отчет при печатании на бумаге будет выглядеть, как показано на рис. 7.29.

Окончательный вариант отчета, напечатанный на принтере

увеличить изображение
Рис. 7.29. Окончательный вариант отчета, напечатанный на принтере
Данил Корляков
Данил Корляков

Прошел весь курс всего за день, щёлкал ваши тесты, как орешки. Хочу вторую часть! laugh

Олеся Талдыкина
Олеся Талдыкина
Евгений Глибин
Евгений Глибин
Россия
Виктория Лукьян
Виктория Лукьян
Россия