Работа с файлами

Работа с версиями файлов

Сохранение версии документа

В OpenOffice.org есть возможность сохранять промежуточные версии документов не в виде отдельных файлов, а в одном текущем файле.

• В меню Файл выберите команду Версии (см. рис. 2.2).
• В окне Версии нажмите кнопку Сохранить ( рис. 2.26).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.26. Сохранение версии документа
• В окне Вставить примечание к версии ( рис. 2.27) введите текст примечания, позволяющий легко идентифицировать эту версию (в общем случае текст может быть любой).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.27. Создание примечания к версии документа
• В окне Вставить примечание к версии (см. рис. 2.27) нажмите кнопку ОК. В окне Версии (см. рис. 2.26) нажмите кнопку Закрыть.

Есть возможность настройки режима автоматического сохранения версий документов. Для этого в окне Версии (см. рис. 2.26) следует установить соответствующий флажок.

Следует иметь в виду, что при сохранении файла под новым именем и/или в другую папку имеющиеся в нем версии не сохраняются.

Открытие версии документа

Можно открыть как сам файл, так и его промежуточные версии. Для выбора открываемой версии в окне Открыть (см. рис. 2.6) в раскрывающемся списке Версия следует выбрать параметр Текущая версия для открытия последней версии файла или номер версии ( version1 и т.д.) для открытия одной из промежуточных версий.

Любая из промежуточных версий открывается в защищенном режиме (только для чтения) и не может быть изменена ( рис. 2.28).

увеличить изображение
Рис. 2.28. Открытая версия документа

Промежуточную версию документа можно просмотреть и при работе с ним.

• В меню Файл выберите команду Версии (см. рис. 2.2).
• В окне Версии ( рис. 2.29) дважды щелкните по нужной версии или выделите ее и нажмите кнопку Открыть.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.29. Открытие версии документа
• В этой ситуации версию можно открыть или в защищенном режиме (только для чтения), или как копию ( рис. 2.30). Во втором случае будет создан новый документ, содержащий открываемую версию текущего документа.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.30. Выбор режима открытия версии документа

В любом случае, версию документа, открытую в защищенном режиме, можно сохранить в виде нового файла.

Сравнение документа с версией

Текущий документ можно сравнить с одной из его версий.

• В окне Версии (см. рис. 2.29) выделите версию, с которой требуется сравнить документ, и нажмите кнопку Сравнить.
• Появится окно Принять или отклонить изменения ( рис. 2.31).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.31. Сравнение документа с его версией
• Во вкладке Список отображен список изменений в документе по сравнению с его версией. Пользуясь кнопками Принять / Отклонить и Принять все / Отклонить все, можно принять или отклонить внесенные изменения.
• При наличии большого количества изменений можно перейти во вкладку Фильтр и настроить список отображаемых изменений.

Можно закрыть окно, чтобы просмотреть изменения непосредственно в окне документа и, при необходимости, принять или отклонить их.

Удаление версии

Ненужную более версию документа можно удалить. Для этого следует в окне Версии (см. рис. 2.29) выделите ее и нажать кнопку Удалить.

Отменить удаление версии невозможно.

Экспорт файлов

Файл OpenOffice.org Calc можно экспортировать в формат Portable Document Format (PDF) версии 1.4. При этом будет создан новый документ.

• В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Экспорт в PDF (см. рис. 2.1) или в меню Файл выберите команду Экспорт (см. рис. 2.2).
• В окне Экспорт перейдите в папку, в которой будет располагаться новый файл, при необходимости введите имя создаваемого файла, и нажмите кнопку Экспорт ( рис. 2.32).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.32. Экспорт файла в формат PDF

Экспорт в документ формата PDF можно произвести и в другом порядке.

• В меню Файл выберите команду Экспорт в PDF (см. рис. 2.2).
• Во вкладках окна Параметры PDF ( рис. 2.33) настройте параметры создаваемого документа и нажмите кнопку Экспорт.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.33. Установка параметров экспорта
• В окне Экспорт (см. рис. 2.32) перейдите в папку, в которой будет располагаться новый файл, при необходимости введите имя создаваемого файла, и нажмите кнопку Экспорт.

Закрытие файлов

Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна OpenOffice.org Calc. Можно также в меню Файл выбрать команду Закрыть (см. рис. 2.2).

Для одновременного закрытия всех открытых файлов и завершения работы с OpenOffice.org в меню Файл следует выбрать команду Выход (см. рис. 2.2). Следует обратить внимание, что в этом случае будут закрыты все компоненты OpenOffice.org.

Если файл был изменен, но не сохранен, то при его закрытии появляется соответствующее предупреждение ( рис. 2.34).

увеличить изображение
Рис. 2.34. Закрытие файла с несохраненными изменениями

• Нажмите кнопку Сохранить для сохранения файла со всеми внесенными на данный момент изменениями.
• Нажмите кнопку Не сохранять для отказа от сохранения изменений, внесенных в файл с момента последнего его сохранения.
• Нажмите кнопку Отмена для продолжения работы с файлом.