Характеристика основных типов "облачных" услуг

Сервис "Документы". Сервис "Документы" позволяет создавать и редактировать текстовые документы, электронные таблицы и презентации непосредственно в веб-браузере. Не требуется тратить время на установку и поддержку офисного программного обеспечения на компьютерах сотрудников. При помощи сервиса "Документы" в учебном заведении можно организовать совместную работу над документами в пределах группы или всего учебного заведения в режиме реального времени. Помимо этого, окончательные версии документов можно публиковать для пользователей со всего мира. Дополнительно к этим функциям сервис "Документы" позволяет создавать формы для проведения опросов и анкетирования среди учащихся. Инструмент "Рисование" поможет при создании графических схем и редактировании изображений.

Создание и редактирование документов. Работа с документами осуществляется через интерфейс Google Drive. Для создания нового документа необходимо нажать "Create" и выбрать тип создаваемого документа (см. рис. 2.36).

Рис. 2.36. Создание документов в сервисе Google Apps

Работа со всеми типами документов стандартизирована и является интуитивно понятной. Для редактирования текста, электронных таблиц и презентаций используются обычные инструменты редактирования, аналогичные инструментам любого офисного пакета (Microsoft Office, Open Office, Lotus Symphony и т.д.). Пример работы с текстовым документов приведён на рис. 2.37.

увеличить изображение
Рис. 2.37. Редактирование текстового документа

Сохранение документа происходит автоматически при внесении изменений в документ. Для каждого документа, который редактируется в облаке, ведется "История версий". Можно в считанные секунды вернуться к необходимой версии документа и продолжить редактирование документа с нужного момента.

Для просмотра версий документа необходимо в режиме редактирования документа выбрать "All changes saved in Drive". Для восстановления необходимой версии в окне "Revision history" нужно выбрать версию и нажать "Restore this revision". Указанная версия документа будет восстановлена. При коллективном редактировании документа правки, внесенные сотрудниками, подсвечиваются разными цветами (у каждого сотрудника – свой цвет, см. рис. 2.38).

увеличить изображение
Рис. 2.38. История версий документа при коллективном редактировании

Коллективная работа с документами. Для организации возможности коллективной работы с документом необходимо нажать на кнопку "Share", находясь в режиме редактирования документа, либо из интерфейса "Drive" отметив галочками файлы, к которым необходимо предоставить коллективный доступ (см. рис. 2.39).

увеличить изображение
Рис. 2.39. Предоставление общего доступа к документам

После этого необходимо указать, кому и с какими правами необходимо предоставить доступ. Например, можно предоставить доступ к документу всем сотрудникам учебного заведения в режиме чтения. Тогда документ сможет увидеть каждый сотрудник учебного заведения в своей учетной записи Google Apps в разделе "Drive". Этот режим полезен для публикации общих документов, например, положений, регламентов, учебных планов и т.д. (см. рис. 2.40).

Рис. 2.40. Настройки общего доступа к файлам

Если требуется ограничить доступ к файлу в рамках определенной группы, то можно отправить избранным сотрудникам ссылку на общий файл. В этом случае доступ к информации получат только те пользователи, которые перейдут по специальной ссылке, которая будет автоматически направлена им по электронной почте (см. рис. 2.41).

Рис. 2.41. Настройки общего доступа для выбранных пользователей

Сервис позволяет предоставить глобальный доступ к файлу через сеть Интернет любому пользователю. Для доступа к файлу достаточно просто перейти по ссылке. Регистрация в сервисе Google Apps при этом не требуется. Такой режим общего доступа может быть удобен при предоставлении информации будущим абитуриентам, у которых еще нет учетной записи в Google Apps for Education образовательного учреждения (например, список вопросов для подготовки к сдаче вступительных экзаменов). Дополнительным преимуществом сервиса "Документы" является встроенная проверка орфографии в редактируемых документах.