Работа с документами в комплексе "ЕВФРАТ-Документооборот"

1.8. Настройка логических условий входов и выходов

Среди свойств узловых элементов указываются логические условия входов (переключатель Входы ) и выходов (переключатель Выходы ).

Переключатель Входы устанавливается в одно из следующих положений:

• начинать вместе;
• начинать сразу.

Переключатель Выходы устанавливается в одно из следующих положений:

• выполнять все;
• выполнять первое.

По умолчанию для всех типов узловых элементов переключатель Входы устанавливается в положение Начинать сразу. Если к узловому элементу ведет только один переход, то положение переключателя Входы не имеет значения при прохождении маршрута, поэтому он неактивен и изменить его положение невозможно. Переключатель Выходы для поручений и ветвлений по умолчанию устанавливается в положение Выполнять все, для согласований - Выполнять первое, а для отсрочек переключатель Выходы отсутствует. Если от узлового элемента не имеется переходов, то положение переключателя Выходы не имеет значения при прохождении маршрута, поэтому он неактивен и изменить его положение невозможно.

Логика выполнения переходов от согласования с логическим условием выхода "Выполнять первое" в графическом редакторе наглядно представляется с помощью разноцветных стрелок, обозначающих эти переходы. Цвет стрелки зависит от положения значка узлового элемента, к которому эта стрелка ведет, относительно других значков, рассматриваемых на данном этапе. Стрелка, которая ведет к значку, расположенному в графическом редакторе выше и левее других значков, выделена зеленым цветом. Стрелка, которая ведет к значку, расположенному в графическом редакторе выше и левее оставшихся значков, выделена красным цветом. Все остальные стрелки черного цвета ( рис. 3.6).

В соответствии с логикой работы маршрута переход, которому соответствует стрелка зеленого цвета, выполнится в том случае, если документ будет одобрен. Переход, которому соответствует стрелка красного цвета, выполнится, если документ будет отклонен или его согласование будет отменено. А переходы, которым соответствуют стрелки черного цвета, не выполнятся ни при каких условиях.

Рис. 3.6. Переходы от согласования

1.9. Сохранение маршрута

Для того чтобы сохранить маршрут, предварительно изменив его свойства, необходимо:

1. выбрать пункт меню Файл - Сохранить как ( рис. 3.7);
2. ввести в поле ввода название маршрута. Если маршрут следует сохранить под именем, которое использовалось ранее, то выбрать его в списке маршрутов ( рис. 3.5);
3. установить переключатель Состояние маршрута в одно из следующих положений:
   • активный, если сразу после сохранения маршрут следует сделать доступным для использования в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот";
   • черновик, если после сохранения маршрут будет доступен только в модуле "Дизайнер маршрутов", а для общего доступа будет закрыт;
4. установить переключатель Статус маршрута в одно из следующих положений: Редактируемый, если маршрут может быть изменен в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот"; Неизменяемый, если маршрут может использоваться только в том виде, в котором опубликован, и изменению в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот" не подлежит. Маршрут с таким статусом не может быть использован для обработки документов, по которым уже созданы задачи;
5. нажать на кнопку Сохранить.

Рис. 3.7. Окно редактирования свойств маршрута

1.10. Публикация маршрута

Для того чтобы опубликовать новый или редактируемый маршрут, необходимо выполнить следующие действия:

1. на панели инструментов нажать на кнопкуОпубликовать. В результате откроется окно с запросом о подтверждении публикации маршрута;
2. нажать на кнопку Да. В результате редактируемый маршрут будет сохранен и опубликован. Если публикуется новый маршрут, то откроется окно Сохранить как (см. рис. 3.7);
3. ввести название маршрута в поле Название маршрута ;
4. при необходимости изменить другие свойства маршрута, заданные по умолчанию;
5. нажать на кнопку Сохранить.

После публикации маршрут автоматически переводится в состояние "активный" и становится доступен в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот".

1.11. Описание главного окна модуля "ЕВФРАТ-Документооборот"

В меню Пуск выбрать папку ЕВФРАТ-Документооборот, в ней выбрать модуль ЕВФРАТ-Документооборот. Вход в систему осуществляется аналогично для всех сотрудников.

На рис. 3.8 представлен вид главного окна модуля в базовой конфигурации, включающей максимальное количество информационных панелей, команд главного меню и кнопок панели инструментов.

Главное окно модуля "ЕВФРАТ-Документооборот" содержит:

• заголовок окна;
• главное меню модуля;
• панель инструментов;
• панель навигации;
• панель просмотра;
• панель Свойства объекта ;
• строку состояния.

Главное меню содержит команды, используемые для работы с модулем. На панели инструментов расположены кнопки, дублирующие некоторые команды главного меню. Панель навигации содержит дерево папок. По папкам распределяются поступающие к пользователю документы и сообщения. Папки подразделяются на системные и пользовательские.

К пользовательским относятся папки, вложенные в папку "Мои документы". Остальные папки являются системными. Системные папки создаются в процессе установки модуля и не могут быть переименованы, перемещены, скопированы или удалены пользователем. Пользователь имеет возможность создавать, копировать, перемещать, переименовывать и удалять пользовательские папки, копировать или перемещать документы из системных папок в пользовательские, удалять документы из пользовательских папок. В папку "Общие папки" документы помещаются администратором документооборота или администратором комплекса.

На панели просмотра отображается содержимое папки, выбранной на панели навигации. В зависимости от типа выбранной папки внешний вид панели может различаться.

Панель просмотра предназначена для доступа к объектам, находящимся в папке. При выборе объекта информация о нем отображается на панели Свойства объекта.

В строке состояния отображаются фамилия и инициалы пользователя, а также сетевые имя и адрес сервера, к которому подключен компьютер пользователя.

увеличить изображение
Рис. 3.8. Главное окно модуля

1.12. Описание окна документа

Документ может создавать только администратор, он назначает исполнителей и контролеров из списка сотрудников.

Окно документа служит для регистрации, просмотра и редактирования документов и проектов, а также создания, просмотра и редактирования поручений и согласований по документу, назначения контролера и ответственного по документу, выбора маршрута обработки документа.

В меню Документооборот выбрать Новый документ. В окне ( рис. 3.9) выбрать необходимую форму документа.

Рис. 3.9. Окно выбора формы документа

Окно документа ( рис. 3.10) содержит:

• заголовок окна;
• главное меню;
• панель инструментов;
• РКК;
• список поручений и согласований по документу;
• карточку поручения или согласования, выбранного в списке;
• строку состояния.

В заголовке окна отображается название модуля и информация о документе.

Главное меню содержит команды, используемые для работы с документом и поручениями по нему, печати документов, настройки вида окна и т. д.

На панели инструментов расположены кнопки, дублирующие некоторые команды главного меню.

РКК содержит основную информацию о документе. Набор реквизитов и внешний вид РКК могут быть различными для разных потоков документов.

увеличить изображение
Рис. 3.10. Окно документа

На панели инструментов нажать кнопку Выбрать маршрут ( рис. 3.11).

Рис. 3.11. Выбор маршрута

В появившемся окне выбрать созданный маршрут, нажать ОК, Нажать на кнопку Нет, чтобы выбрать контролера из списка. Нажать на кнопку Отмена, чтобы вернуться к работе над документом. Контролер может быть назначен позже вручную ( рис. 3.12).

Рис. 3.12. Назначение контролера

Во вкладке Контролеры выбрать одного из сотрудников.

Для регистрации документа заполнить поля, показанные на рис. 3.13.

Сохранить документ, нажав на кнопку Сохранить документ. Затем в главном окне модуля необходимо обновить документ, нажав на кнопку.

Пользователям, которые исполняют, контролируют либо согласуют документ, придут уведомления о поставленных задачах. Выбрав нужное уведомление двойным щелчком мыши, нажать на кнопку Открыть. Открывается окно с поручением. Ознакомившись с документом, сотрудник принимает решение о выполнении задания (вкладка Исполнение ), контролер принимает решение о контроле (вкладка Контроль ).

увеличить изображение
Рис. 3.13. Окно регистрации документа

Выполнив поручение, каждый сотрудник отчитывается об исполнении. Если результат исполнения поручения устраивает контролера, он имеет возможность снять поручение с контроля.

Примечание. Поручение может быть снято с контроля в любой момент до и после его исполнения.

Для того чтобы снять поручение с контроля:

1. открыть документ в окне документа;
2. выбрать поручение в списке поручений по документу;
3. в главном меню окна документа выбрать пункт Контроль - Снять с контроля ;
4. в отобразившемся окне Снять с контроля указать комментарий ( рис. 3.14);
5. нажать на кнопку ОК. Исполнителю будет автоматически отправлено уведомление о том, что поручение было снято с контроля.

Рис. 3.14. Окно Снять с контроля

Для того чтобы сформировать отчет по документам или поручениям, отобранным из БД комплекса по заданным критериям:

1. в главном меню модуля выбрать пункт Отчеты - Сформировать отчет ;
2. в отобразившемся окне Сформировать отчет ( рис. 3.15) выбрать отчетную форму. В верхней части окна отображаются перечень отчетных форм, опубликованных на сервере. В нижней части окна отображается перечень из пяти последних отчетных форм, по которым текущий пользователь создавал отчет.
3. нажать на кнопку ОК ;
4. в отобразившемся окне ( рис. 3.16) задать критерии отбора документов из БД комплекса;
5. нажать на кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно выбора формата отчета ( рис. 3.17);
   

   
   Рис. 3.15. Окно Сформировать отчет
6. выбрать формат файла, в котором следует сохранить отчет, - установить переключатель напротив формата файла, в который следует сохранить отчет;
   

   
   Рис. 3.16. Поиск документов для создания отчета
   

   
   Рис. 3.17. Окно выбора формата отчета
7. указать путь к папке, в которую следует поместить сохраненный отчет и имя файла;
8. нажать на кнопку ОК.

Задание

Разработать маршрут обработки документа с одним согласованием и несколькими поручениями и осуществить его в модуле "Дизайнер маршрутов" и затем в "ЕВФРАТ-Документооборот".