Компания IBM
Опубликован: 04.11.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 842 / 119 | Оценка: 4.42 / 4.17 | Длительность: 37:45:00
Лекция 11:

Обмен данными с другими приложениями

Экспорт данных из представлений

Можно экспортировать данные представления Notes в структурированные и табличные текстовые файлы и файлы электронных таблиц Lotus 1-2-3. В зависимости от выбранного типа экспорта можно экспортировать видимый в представлении текст (табличный текст) или текстовые данные и данные в полях в документах (структурированный текст).

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Экспорт документов из представления в структурированные текстовые файлы

Структурированный текст - текст ASCII. При экспорте из представления Notes в структурированный текст создается файл, содержащий тексты документов без атрибутов форматируемого текста и все данные полей документов.

Если решено использовать коды знаков, их просмотреть в таблице символов Windows. В Notes используются только коды, а не сами знаки ASCII.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать документы из представления в структурированные текстовые файлы

  1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
  2. Выберите команду: Файл - Экспорт.
  3. В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Структурированный текст".
  4. Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле.
  5. Нажмите кнопку "Экспорт".
  6. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить файл, или "Отмена", чтобы вернуться в диалоговое окно "Экспорт" и ввести новое имя файла.
  7. Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".
  8. Для экспортируемого файла установите переключатель в положение, соответствующее нужному набору знаков: "Набор знаков по умолчанию", "Универсальный (UTF-8) или Юникод. Дополнительные сведения см. в разделе "Настройка личных параметров" .
  9. Выберите значение "Разрыв страницы", чтобы в конце каждой строки добавлялись знаки возврата каретки и разрыва строки в качестве разделителя, или значение "Знак с кодом", чтобы в конце каждого поля добавлялся знак с указанным кодом.
  10. В группе "Перенос слов в документах" укажите количество знаков, которое должно размещаться в одной строке. По умолчанию в одной строке размещается 75 знаков.
  11. Нажмите кнопку ОК.
Экспорт данных из представления в табличные текстовые файлы

Табличный текст является текстом ASCII, объединенным в строки и столбцы, разделенные табуляцией. При экспорте представления в табличный текстовый файл каждый строка в представлении Notes становится текстовой строкой. Все столбцы представления Notes становятся столбцами текста, разделенного пробелами. Содержимое полей Notes, отображаемое в представлении, становится записями в каждом столбце.

Вид файла, полученного в результате табличного экспорта, может в точности совпадать с видом представления. В представлениях используется шрифт с пропорциональными пробелами, а при экспорте используется шрифт с одинаковыми пробелами. Экспортируйте несколько документов для проверки. Затем при необходимости измените параметры ширины столбцов в представлении перед выполнением экспорта всего представления.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать данные из представления в табличные текстовые файлы

  1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
  2. Выберите команду: Файл - Экспорт.
  3. В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Табличный текст".
  4. Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле.
  5. Нажмите кнопку "Экспорт".
  6. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить файл, или "Отмена", чтобы вернуться в диалоговое окно "Экспорт" и ввести новое имя файла.
  7. Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".
  8. Чтобы включить заголовки представления в верхнюю часть экспортируемого файла, установите флажок "Включить заголовки столбцов".
  9. Для экспортируемого файла установите переключатель в положение, соответствующее нужному набору знаков: "Набор знаков по умолчанию", "Универсальный (UTF-8) или Юникод. Дополнительные сведения см. в разделе "Настройка личных параметров" .
  10. Нажмите кнопку ОК.
Экспорт данных из представления в файлы электронных таблиц

Данные из представления можно экспортировать в файл электронной таблицы Lotus 1-2-3. При экспорте представления в электронную таблицу каждые строка и столбец таблицы в представлении становятся соответственно строкой и столбцом электронной таблицы. Любой текст, отображаемый в представлении, становится содержимым ячейки электронной таблицы. Названия столбцов становятся метками столбцов в электронной таблице.

Совет Чтобы выполнить экспорт в файл Microsoft Excel, экспортируйте представление как электронную таблицу Lotus 1-2-3 и сохраните этот файл в Lotus 1-2-3 как файл Microsoft Excel.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

В Notes можно экспортировать файлы в формате .WKS или в формате .WK4. Формат .WK4 является более новым. Используйте этот формат за исключением тех случаев, когда для работы с файлом планируется воспользоваться старой версией 1-2-3.

Предупреждение Перед открытием файла в Lotus 1-2-3 не изменяйте расширение экспортируемого файла в операционной системе, иначе могут возникнуть проблемы при сохранении атрибутов. Чтобы преобразовать файл в другую версию 1-2-3, откройте файл в 1-2-3, выберите команду: Файл - Сохранить как, а затем укажите необходимый формат файла.

Чтобы экспортировать данные в файл электронной таблицы Lotus 1-2-3

  1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
  2. Выберите команду: Файл - Экспорт.
  3. В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Lotus 1-2-3".
  4. Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. В качестве расширения укажите .WKS или .WK4.
  5. Нажмите кнопку "Экспорт".
  6. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить файл, или "Отмена", чтобы вернуться в диалоговое окно "Экспорт" и ввести новое имя файла.
  7. Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".
  8. Чтобы включить заголовки представления в экспортируемый файл, установите флажок "Включить заголовки столбцов".
  9. Нажмите кнопку ОК.
Экспорт данных представления в файлы CSV

Можно экспортировать данные представления Notes в файл CSV. Формат файла "Значения, разделенные запятыми" (CSV) - это простой текст ASCII, в котором каждая запись расположена на отдельной строке, а поля разделены запятыми. Документы в таком файле будут представлены как отдельные записи.

Могут быть экспортированы только данные представления Notes. Нельзя экспортировать в формат CSV данные из открытого документа.

Импорт файлов CSV не поддерживается.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать представление Notes в формат CSV

  1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
  2. Выберите команду: Файл - Экспорт.
  3. Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. В качестве расширения укажите .csv.
  4. В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Значения, разделенные запятыми".
  5. Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".
  6. Чтобы включить заголовки представления в экспортируемый файл, установите флажок "Включить заголовки столбцов".
  7. Укажите набор символов для экспорта. Возможные варианты - набор символов по умолчанию, международный (UTF-8) и Юникод.
  8. Нажмите кнопку ОК.