Планирование расписания

Экспорт/импорт временных диаграмм, создание диаграмм Ганта

При использовании Visio для создания расписаний проектов обычно начинают с визуализации общей картины, отображаемой на временных диаграммах, а затем создают графики Ганта, которые показывают проект более подробно. Для создания диаграммы Ганта можно воспользоваться данными уже созданной временной диаграммы или данными календарного плана, хранящимися в формате текстового файла, файла Microsoft Excel, файла Microsoft Project. При работе с диаграммами Ганта в проект могут быть внесены коррективы, после чего данные передаются во временную диаграмму.

Visio экспортирует данные временной диаграммы в файл формата Microsoft Project (*.mpp). Поэтому, если Microsoft Project не установлен на компьютере команды Импорт данных и Экспорт данных, находящиеся на вкладке Временная шкала в одноименной группе будут недоступны.

Для построения диаграммы Ганта можно импортировать данные календарного плана проекта из Microsoft Excel, Microsoft Project или из текстового файла. Для импорта данных выполните действия:

1. Создайте документ на основе шаблона Диаграмма Ганта из категории шаблонов Расписания.
2. Закройте окно Параметры диаграммы Ганта, появившееся на экране при создании документа.
3. На вкладке Диаграмма Ганта в разделе Управление щелкните кнопку Импорт данных.
4. В открывшемся окне Мастер импорта данных Project выберите переключатель создать календарный план проекта на основе сведений, уже хранящихся в файле и щелкните кнопку Далее.
5. Выберите нужный формат данных проекта, например, Файл Microsoft Excel и щелкните кнопку Далее.
6. Щелкните кнопку Обзор и выберите файл, содержащий необходимые данные. Щелкните кнопку Далее.
7. Проверьте правильность сопоставления столбцов исходного файла и диаграммы Ганта. Щелкните Далее.
8. Задайте единицы измерения для диаграммы. Щелкните Далее.
9. Выберите включаемые типы задач. Щелкните Далее.
10. Нажмите Готово.

Задание 2

1. Создайте новый документ на основе шаблона Диаграмма Ганта из категории шаблонов Расписания.
2. Импортируйте календарный план проекта из файла Этапы проекта.xlsx. Для этого:
   • Закройте окно Параметры диаграммы Ганта, появившееся на экране при создании документа.
   • На вкладке Диаграмма Ганта в разделе Управление щелкните кнопку Импорт данных.
   • В открывшемся окне выберите переключатель создать календарный план проекта на основе сведений, уже хранящихся в файле и щелкните кнопку Далее.
   • Выберите формат данных проекта Файл Microsoft Excel и щелкните кнопку Далее.
   • Щелкните кнопку Обзор и выберите файл Этапы проекта.xlsx, содержащий необходимые данные. Щелкните кнопку Далее.
   • Проверьте правильность сопоставления столбцов исходного файла и диаграммы Ганта. Щелкните Далее.
   • Не изменяйте единицы измерения для диаграммы. Щелкните Далее.
   • Выберите включаемые типы задач Все задачи. Щелкните Далее.
   • Нажмите Готово.

   В результате вы получите на экране следующую диаграмму (см. Рис. 4.9).

   

   
   увеличить изображение
   Рис. 4.9. Диаграмма Ганта
3. Сохраните документ под именем Диаграмма Ганта.

Отслеживание состояния проекта с помощью диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта предназначены для управления проектом. С их помощью можно отслеживать каждую задачу, создавать зависимые задачи, просматривать, как изменение одной задачи влияет на другую, определять ответственных за ход выполнения задачи и ее завершение. Диаграмма Ганта содержит список задач проекта, описаний этих задач, линейки Ганта, представляющие длительность каждой задачи и временную шкалу.

После создания диаграммы Ганта на нее добавляются строки и столбцы. Каждая строка представляет задачу, каждый столбец представляет данные проекта, которые требуется отслеживать, например, начальную дату, дату завершения, процент выполнения, названия ресурсов и др.

Для вставки задачи в диаграмму Ганта выполните действия:

1. Выделите линию Ганта той задачи, перед которой следует вставить новую задачу.
2. На вкладке Диаграмма Ганта в группе Задачи щелкните кнопку Создать.

Или

Перетащите фигуру Строка из набора Фигуры диаграммы Ганта в нужное место построенной диаграммы.

Для удаления задачи выполните действия:

1. Выделите линию Ганта той задачи, которую следует удалить.
2. На вкладке Диаграмма Ганта в группе Задачи щелкните кнопку Удалить.

Для вставки столбца в диаграмму Ганта выполните действия:

1. Щелкните в пределах столбца, справа от которого следует вставить новый столбец.
2. На вкладке Диаграмма Ганта в группе Столбцы щелкните кнопку Вставить.
3. В открывшемся окне Вставка столбца выберите его тип и щелкните ОК.

Или

Перетащите фигуру Столбец из набора Фигуры диаграммы Ганта в нужное место построенной диаграммы.

Для скрытия столбца диаграммы выполните действия:

1. Щелкните в пределах скрываемого столбца.
2. На вкладке Диаграмма Ганта в группе Столбцы щелкните кнопку Скрыть.

Диаграмма Ганта может содержать зависимые задачи. Создав зависимости задач, можно показать, что одна задача не может начаться до тех пор, пока не будет закончена другая.

Чтобы создать зависимость задач выполните действия:

1. Выделите линию Ганта той задачи, которая должна начаться первой.
2. Прижмите клавишу [Shift] клавиатуре и выделите линию зависимой задачи.
3. На вкладке Диаграмма Ганта в группе Задачи щелкните кнопку Ссылка.

Чтобы разорвать зависимость задач, выполните следующие действия:

1. Выделите линию Ганта одной из задач, между которым разрывается зависимость.
2. Прижмите клавишу [Shift] клавиатуре и выделите зависимую задачу.
3. На вкладке Диаграмма Ганта в группе Задачи щелкните кнопку Разорвать связь.

Для вставки вехи в диаграмму Ганта перетащите фигуру Веха из набора Фигуры диаграммы Ганта в нужное место диаграммы.

Задание 3

1. Измените диаграмму Ганта, созданную при выполнении задания 2.
2. Свяжите последовательно между собой все задачи проекта.
3. Справа от столбца Длительность вставьте столбец Названия ресурсов. Введите данные в столбец (см. Рис. 4.10).
   

   
   увеличить изображение
   Рис. 4.10. Заполнение столбца Названия ресурсов
4. Создайте веху проекта Одобрение расписания, которая должна быть назначена на 15.03.2013. Расположите веху после строки Планирование проекта (см. Рис. 4.11).
   

   
   увеличить изображение
   Рис. 4.11. Добавление вехи в диаграмму Ганта
5. Измените значок вехи на звездочку. Для этого:
   • Щелкните внутри диаграммы Ганта.
   • На вкладке Диаграмма Ганта в группе Управление щелкните кнопку Параметры диаграммы.
   • На вкладке формат в группе Вехи выберите фигуру Звезда.
6. Сохраните диаграмму.
7. Экспортируйте созданную диаграмму в Microsoft Excel. Для этого:
   • Выделите диаграмму Ганта.
   • На вкладке Диаграмма Ганта в группе Управление щелкните кнопку Экспорт данных.
   • Выберите формат для экспорта Файл Microsoft Excel, щелкните Далее.
   • Щелкните кнопку Обзор, выберите папку, в которую будет сохранен файл, в строке Имя файла впишите его имя, например, Экспорт диаграммы Ганта и щелкните копку Сохранить. Нажмите Далее.
   • Нажмите Готово.
8. Откройте файл Экспорт диаграммы Ганта.xlsx и посмотрите, как выглядит экспортированная диаграмма. Закройте Excel.
9. Закройте диаграмму Ганта.