Опубликован: 04.10.2006 | Доступ: свободный | Студентов: 9232 / 2778 | Оценка: 4.18 / 4.12 | Длительность: 08:10:00
Специальности: Менеджер
Лекция 2:

Работа в Excel

< Лекция 1 || Лекция 2: 123 || Лекция 3 >
Аннотация: Изучив эту лекцию, вы сможете: создавать листы, проверять данные и исправлять ошибки.

Создание рабочей книги

Каждый раз, когда вам нужно собрать и зафиксировать информацию, которая далека по своей тематике от информации, которая имеется в книге, нужно создавать новую рабочую книгу. В данной версии Excel новая рабочая книга по умолчанию содержит три рабочих листа; вы можете добавлять свои или удалять существующие листы по своему усмотрению. Создание новой рабочей книги - простое действие, осуществляющееся щелчком на соответствующей кнопке на панели инструментов. После создания рабочей книги вы можете начать ввод данных. Самый простой способ ввести информацию - это щелкнуть на ячейке и ввести значение; этот метод очень удобен, когда вы вводите информацию в малое количество ячеек, но такой прием нецелесообразен при работе с большими последовательностями или группами значений. Например, Кэтрин Тернер, нужно создать рабочий лист, отражающий ежечасную информацию о ходе продаж компании начиная с 13:00 и до 19:00 в будние дни. Для записи этих значений ей потребуется рабочий лист со следующей таблицей.

Повторный ввод последовательности Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Пятница может быть осуществлен посредством копирования и вставки из буфера первого элемента последовательности, но удобнее сделать это с помощью функции автозаполнения. Используя автозаполнение, вы вводите первый элемент известной последовательности, щелкаете на значке заполнения в правом нижнем углу ячейки и протаскиваете его, создавая область размера, необходимого для размещения вашей информации. Похожая функция, заполнение области, позволяет вам вводить два значения в области и значком заполнения расширять область в вашем рабочем листе. Например, если вам нужно создать область, начинающуюся со значения 2 и увеличивающуюся на 2, вам потребуется ввести 2 в первой ячейке и 4 во второй ячейке, затем выделить обе ячейки и, с помощью значка заполнения, расширить область ячеек до необходимой вам величины.

Другими способами ввода информации, которыми вы будете пользоваться в этом разделе, являются: автозавершение (определяет совпадение вводимой информации с данными, введенными ранее); выбрать из списка (позволяет выбрать нужное значение из значений в столбце). С помощью комбинации клавиш (Ctrl)+(Enter) вы можете вводить данные одновременно в нескольких ячейках.

Способ Действие
Автозаполнение Введите первое значение известной последовательности и расширьте область ячеек с помощью значка заполнения.
Заполнение области Введите первые два значения в области ячеек и с помощью значка заполнения расширьте область ячеек.
Автозавершение Введите несколько первых символов в ячейке и, если вводимое значение совпадает с информацией, введенной ранее в этом же столбце, программа предложит ввести уже существующее значение.
Выбрать из списка Щелкните правой кнопкой на ячейке и в появившемся меню щелкните на Выбрать из списка (Pick from List). Появится список существующих значений в данном столбце.
(Ctrl)+(Enter) Выберите группу ячеек, которые должны содержать одну и ту же информацию, введите данные в активную ячейку и нажмите (Ctrl)+(Enter)
Нововведением в данной версии Excel является кнопка Параметры автозаполнения (Auto Fill Options), которая появляется при вводе данных в рабочий лист с использованием автозаполнения или заполнения области. Щелчок на кнопке Параметры автозаполнения (Auto Fill Options) открывает список действий, которые может произвести Excel с теми ячейками, к которым вы применили заполнение. Список этих действий приведен в следующей таблице.
Опция Действие
Копировать ячейки Копировать содержимое выделенных ячеек в ячейки, обозначенные операцией заполнения.
Заполнить только значения Заполнить ячейки, обозначенные операцией заполнения, следующими значениями из последовательности.
Заполнить только форматы Присвоить формат выделенной ячейки ячейкам, обозначенным операцией заполнения, но не копировать значения из исходных в конечные ячейки.
Заполнить без форматирования Заполнить ячейки, обозначенные операцией заполнения, следующими значениями в последовательности, но игнорировать формат исходных ячеек.
Заполнить <последовательность> Эта опция работает по принципу обнаружения последовательностей и похожа по своему действию на опцию Заполнить только значения. Если вы вводите неизвестную программе Excel последовательность, эта опция не появится.
Совет. Если кнопка Параметры автозаполнения (Auto Fill Options) не появляется, вы можете включить ее, выбрав пункт Параметры (Options) в меню Сервис (Tools). В появившемся диалоговом окне выберите вкладку Правка (Edit) и поставьте галочку рядом с опцией Отображать меню параметров вставки (Show Paste Options buttons).
DataEntry

В этом упражнении вы создадите рабочую книгу для учета числа покупателей компании "Все для сада", приобретающих товары в течение двух часов ежедневно на протяжении трех дней. В результате, рабочая книга будет содержать листы, несущие информацию о количестве покупателей, приобретавших товары (через каждые 15 минут), проданных товарах и количестве товаров в данной покупке. При заполнении рабочих листов вы будете использовать способы ввода данных, описанные выше, т.е. Автозаполнение, Заполнение области ячеек и комбинацию клавиш (Ctrl)+(Enter).

  1. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Создать (New). Появится чистая рабочая книга.
  2. На панели инструментов Стандартная, щелкните на кнопке Сохранить (Save). Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save).
  3. Если необходимо, перейдите в папку Office XP SBS\Excel\Chap05 на жестком диске вашего компьютера.
  4. В строке Имя файла (File name) введите SalesTrack. Excel присвоит вашему файлу расширение .xls .
  5. Нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит ваш файл под именем SalesTrack.xls.
  6. Щелкните на ячейке B6 и наберите День.
  7. Щелкните на ячейке C5 и наберите Время.
  8. Щелкните на ячейке B8 и наберите Ср. Ячейка B8 выделится черной рамкой.
  9. Подведите указатель мыши к правому нижнему углу ячейки B8. Указатель мыши сменится на черный знак "плюс".
  10. Щелкните на правом нижнем углу ячейки B8 и перетащите указатель до ячейки B10. Excel введет в ячейку B9 значение Чт, а в ячейку B10 - Пт. Во время перетаскивания указателя мыши через ячейки B9 и B10 Excel отображает экранные подсказки, показывающие, какое значение будет введено в данную ячейку.
  11. Щелкните на ячейке C6 и введите 3:00 ; затем щелкните на ячейке D6 и введите 4:00.
    Совет. Вы сообщаете Excel два значения, когда используете Заполнение области ячеек: первое значение - начальное для области, а второе определяет инкремент. В этом примере, 4:00 - на 1 час больше, чем начальное значение 3:00, поэтому Excel прибавляет 1 час к текущей ячейке, чтобы получить значение следующей ячейки в области.
  12. Щелкните на ячейке C6 и перетащите указатель на ячейку D6. Ячейки C6 и D6 будут выделены.
  13. Подведите указатель мыши к правому нижнему углу ячейки D6. Когда указатель мыши подведен к правому нижнему углу ячейки, он меняет форму на черный знак "плюс".
< Лекция 1 || Лекция 2: 123 || Лекция 3 >
Гулзира Урбисинова
Гулзира Урбисинова

Каков минимально возможный масштаб отображения листа?