Знакомство с Excel

Внимание! Для работы с этим курсом необходимы учебные файлы, которые Вы можете загрузить здесь.

Любой вид деятельности требует систематизации хранимых данных. С расширением перечня продуктов, услуг и клиентов любому бизнесу необходима компьютерная система для хранения большого объема финансовой и другой информации. Microsoft Excel - программа, предназначенная для организации данных в таблицы для документирования, сопоставления и графического представления информации. Например, можно использовать Excel для суммирования, вычисления среднего или максимального числа продаж за день; создания графика, показывающего определенный процент продаж, сравнения общего объема продаж за день с тем же показателем других дней недели. Excel освобождает вас от проведения этих вычислений вручную.

Упражнения в этом курсе основаны на данных некоей вымышленной компании "Все для сада". Помимо средств ухода за растениями и инвентаря для садоводства, предлагаемых компанией, ее владелец, Кэтрин Тернер, и ее коллеги должны хранить информацию, которая позволяет компании принимать правильные решения относительно тех или иных видов товара.

Из этой лекции вы узнаете о том, как работать с существующими списками данных и с определенными данными в списке, как создавать список данных, как проверять данные и исправлять ошибки.

Введение в Excel

При запуске Excel появляется пустой документ. С этого момента вы можете вводить информацию, изменять оформление данных, обрабатывать данные или искать информацию в файлах справки Excel. Следующий рисунок показывает наиболее важные элементы в окне Excel, два из которых являются нововведениями в Excel 2002: окно рабочей книги, панель главного меню, строка формул, панель Стандартная и панель Форматирование, строка состояния, (новое в этой версии) диалоговое окно Задать вопрос (Ask A Question) и область задач.

увеличить изображение

Главной составной частью документа Excel является поле, которое содержит определенную информацию. В Excel это поле называется ячейкой. Каждая ячейка находится на пересечении строки (горизонтальной последовательности ячеек) и столбца (вертикальной последовательности ячеек); строки обозначены числами, а столбцы - буквами. Номер строки и буква столбца, обозначающие определенную ячейку, называются ссылкой на ячейку. Например, ячейка в левом верхнем углу окна рабочей книги имеет ссылку А1. Рабочий лист состоит из набора строк и столбцов и представляет страницу в документе Excel. Рабочей книгой, в свою очередь, называются один или несколько рабочих листов.

Рабочая книга, которую разработала для своей компании ее владелец Кэтрин Тернер, имеет три рабочих листа, в каждом из которых содержится информация о продуктах, подлежащих розничной продаже. Кэтрин назвала рабочую книгу "Товары" и ведет записи о фурнитуре на одном рабочем листе, о садовом инвентаре на другом и об инструментах - на третьем. На каждом рабочем листе она использует три столбца для записи идентификационного кода товара, описания и цены. Вся эта информация составляет список данных.

Вы можете создавать и больше трех разделов в рабочей книге на одну и ту же тему, просто создавая дополнительные рабочие листы; однако, если вы хотите хранить информацию о чем-то другом, вам стоит создать новую рабочую книгу. Например, если бы Кэтрин хотела записывать информацию о различных категориях товаров, продаваемых компанией "Все для сада", например, о разновидностях растений, она бы создала новый рабочий лист "Товары" и вводила бы данные в этот рабочий лист. Однако, если бы она хотела записать информацию на другую тему, предположим, о покупателях, и их контактную информацию, надо было бы создать новую рабочую книгу.

Совет. Каждая рабочая книга содержит информацию на определенную тему, например, "Продукты", "Покупатели" или "Объем продаж", в то время как каждый рабочий лист содержит данные об объектах, относящихся только к данной тематике, например, информацию о разновидностях продуктов, предпочтительных/непредпочтительных покупателях или информацию об объемах продаж за тот или иной месяц.

Диалоговое окно Введите вопрос (Ask A Question) - новая опция в этой версии Excel. Теперь можно ввести вопрос в этом диалоговом окне, и Excel выдаст помощь по теме, соответствующей вопросу. Окно помогает быстро и легко получить помощь сразу после того, как у вас возник вопрос, не отвлекаясь на другие действия по получению справки.

Область задач, также являющаяся нововведением в этой версии Excel, позволяет открывать файлы, вставлять информацию из буфера обмена и создавать как новые, так и базирующиеся на существующих файлах, рабочие книги. Огромная польза области задач заключается в том, что она объединяет множество общих задач, таких как открытие или создание новых файлов, в одном месте и позволяет осуществлять эти операции одним щелчком мыши. Единственный недостаток области задач в том, что она занимает довольно много экранного пространства. Однако это не должно мешать работе, т.к. вы можете легко вызывать и убирать эту панель. В меню Вид (View) щелкните на пункте Область задач (Task Pane) ; Excel скроет область задач, если она отображается в данный момент, и отобразит ее, если она скрыта.