Отслеживание проекта

8.1. Теоретический курс

8.1.1. Виды планов проекта

Основной задачей отслеживания является контроль над фактическим ходом выполнения ранее запланированных работ. Для реализации такого контроля необходимы данные двух видов:

1. утвержденный график работ,
2. фактический график работ.

Эти графики могут не совпадать, что свидетельствует об отклонении фактической реализации проекта от плана.

Для отслеживания предусмотрены базовый и фактический планы, взаимодействие которых изображено на рис. 8.1.

Текущий план – это результаты текущей работы по составлению плана проекта. До сих пор при планировании мы сталкивались именно с текущим планом. Именно он отображается во всех представлениях ( Диаграмма Ганта, Сетевой график и т.д.). Текущий план подвергается всевозможным изменениям и корректировкам с целью создания такого плана, который является приемлемым по длительности, стоимости и загрузке ресурсов.

Рис. 8.1. Взаимодействие базового и фактического планов

После создания такого плана он утверждается руководителем организации и сохраняется как базовый план. Базовый план – это руководство к действию. Все работы должны выполняться в строгом соответствии с предписываемым им графиком. Система позволяет одновременно хранить несколько вариантов базового плана. Каждый вариант – это точная копия сохраненного текущего плана, в том числе даты начала и окончания работ, стоимости работ, объемы трудозатрат и т.д.

Фактический план – это данные о фактически выполненной работе, которые регулярно вводятся менеджером на основе информации, поступающей с рабочих мест. В соответствии с этими данными изменяется текущий план проекта: та часть работ (или работы) текущего плана, которая уже выполнена, приводится в полное соответствие с фактическими данными, а оставшаяся (еще не выполненная) часть работ (или работы) перепланируется системой. Таким образом, фактический план – это часть текущего, но только та часть, которая уже выполнена.

Благодаря такому подходу текущий план содержит два вида данных:

1. данные о фактически выполненной части работ, полностью соответствующие фактическому плану;
2. план невыполненной части работ, измененный вследствие отклонений фактического плана от базового.

Взаимодействие трех видов планов изображено на рис. 8.1. Стрелки между блоками означают:

1. базовый план создается как копия текущего;
2. фактический план изменяет текущий, фиксируя параметры уже выполненных задач и приводя к перепланированию оставшихся;
3. фактический и базовый планы сравниваются между собой с целью анализа хода реализации проекта.

Помимо перечисленных планов проекта в системе используется еще промежуточный план. Промежуточный план – это набор значений дат начала и окончания задач, который может быть использован для целей анализа или временного хранения данных. Показатели промежуточного плана хранятся в вычисляемых полях Начало1 .. Начало10 и Окночание1 .. Окончание10.

8.1.2. Работа с базовым планом

Система Microsoft Project позволяет одновременно сохранить 11 базовых планов. Создание базового плана выполняется в окне, открываемом пунктом меню Сервис/Отслеживание/Задать базовый план. Это окно изображено на рис. 8.2.

Рис. 8.2. Окно сохранения базового плана

Переключатель Задать базовый план позволяет выбрать один из 11 возможных базовых планов для сохранения. На рис. 8.2 выбран Базовый план. Кроме него имеются Базовый план 1 Базовый план 10.

Переключатель Задать промежуточный план используется для копирования дат начала и окончания задач в следующих вариантах:

1. из текущего плана ( Начало/окончание ) в один из базовых или промежуточных;
2. из базового плана в промежуточный;
3. из промежуточного плана в базовый.

Группа переключателей Для определяет, показатели каких задач будут сохраняться или копироваться. Возможны два варианта:

1. всего проекта – сохраняются или копируются все задачи проекта;
2. выбранных задач – сохранение или копирование выполняется только показателей задач, которые предварительно были выделены в диаграмме Ганта.

Окно сохранения базового плана позволяет не только создать новый базовый план, но и обновить ранее созданный. Режим записи выбранных задач предназначен именно для такого случая.

Группа Сведение базовых планов доступна только при сохра­не­нии базовых планов выбранных задач. Установка флажка Во все суммарные задачи используется тогда, когда выбраны обычные задачи и следует записать изменения не только в эти задачи, но и во все содержащие их суммарные задачи. Установка флажка Из подчиненных в выбранные суммарные задачи используется тогда, когда выбраны суммарные задачи и следует обновить их данные на основе вложенных в них задач.

Очистка базового плана выполняется в окне, открываемом пунктом меню Сервис/Отслеживание/Очистить базовый план,. Это окно изображено на рис. 8.3.

Рис. 8.3. Окно очистки базового плана

Переключатели Очистить базовый план и Очистить промежуточный план предназначены для выбора одного из базовых или промежуточных планов для очистки, а группа переключателей Для позволяет очистить либо весь план, либо только данные по выделенным в диаграмме Ганта задачам.

После сохранения базового плана его можно сравнивать с текущим. Для этого предназначено представление Диаграмма Ганта с отслеживанием (Вид/Диаграмма Ганта с отслеживанием), изображенное на рис. 8.4.

Рис. 8.4. Диаграмма Ганта с отслеживанием

На этой диаграмме изображены два календарных плана:

1. отрезками красного и синего цвета – текущий план (красные отрезки соответствуют критическим задачам);
2. отрезками серого цвета – базовый план.

Поскольку в проекте на рис. 8.4 фактические данные еще не вводились, текущий и базовый планы совпадают.

Левая таблица рис. 8.4 содержит параметры текущего плана по каждой из задач проекта. Для их замены на параметры базового плана используется таблица Базовый план (Вид/Таблица/Другие таблицы – Базовый план – Применить), изображенная на рис. 8.5.

Рис. 8.5. Таблица Базовый план

Непосредственно после сохранения базового плана он совпа­дает с текущим до первого изменения последнего. После сохранения этих изменений в базовый план они оба опять будут совпадать.

Предположим, что от Программист1, выполняющего разработку интерфейса, поступила информация о том, что он не успеет выполнить эту работу за 5 дней, как это предусмотрено текущим и базовым планом на рис. 8.4. На основании этого длительность работы в текущем плане увеличена до 10 дней. Результат изменения изображен на рис. 8.6а, из которого очевидно расхождение текущего и базового планов. Поскольку изменения произошли только в одной задаче, попробуем сохранить базовый план только для нее. Результат изображен на рис. 8.6б. Очевидно, что базовый план проекта стал некорректным, т.к. не учтено влияние этой задачи на все последующие. После повторного сохранения базового плана всех задач он снова стал соответствовать текущему плану (рис. 8.6в).

а

б

Рис. 8.6. в. Изменение текущего и базового планов

Из приведенного примера можно сделать вывод, что при изменении длительностей задач необходимо сохранять базовый план всего проекта или план измененной и всех последующих за ней задач. Сохранение базового плана отдельно взятой задачи имеет смысл только в том случае, когда ее длительность не изменилась (например, при изменении стоимости задачи).