Lotus Software - средства поддержки совместной (групповой, коллективной) работы

Краткая историческая справка

Семейство программных продуктов IBM Lotus Software предназначено для поддержки решения следующих основных групп задач:

• обмен сообщениями;
• совместная (групповая, коллективная) работа над проектом, проблемой, документом;
• управление документами;
• управление знаниями;
• электронное обучение.

На основе средств IBM Lotus Software создаются системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, системы управления знаниями и дистанционного обучения, реализуются среды для индивидуальной и групповой работы.

История развития технологий Lotus [6.4] начинается с 80-х годов прошлого столетия, в эпоху появления и развития персональных компьютеров (ПК). Компания Lotus Development Corporation, разрабатывавшая программное обеспечение ПК, выпустила в 1989 году первую версию продукта Lotus Notes, поддерживающего распределенную систему управления документами (совместную работу над документом) с сервером Notes. С 1995 года, когда на сервере были реализованы функции работы с Web-приложениями, он стал называться Domino. К 1996 году компания Lotus продала во всем мире почти 10 млн. лицензий на Lotus Notes. Продуктом заинтересовалась IBM, и в 1996 году она приобрела компанию Lotus.

Развитие технологий Lotus происходило в следующих основных направлениях:

• поддержка новых информационных технологий, в частности поддержка Web-технологий (сервер Domino стал первым сервером приложений в Internet [6.4]);
• развитие функциональности, обусловленное потребностями пользователей;
• межплатформенность (в настоящее время серверы и клиенты Lotus Notes/Domino доступны практически для всех операционных систем [6.4]).

Проблема поддержки совместной работы

Термин < совместная (групповая, коллективная) работа > относится к следующей ситуации: несколько пользователей, находящихся в различных помещениях (городах, организациях, странах и т.д.), рабочие станции которых подключены к сети ЭВМ, выполняют общую работу (взаимосвязанные разделы работы). Например, такой работой может быть подготовка документа, создание технического проекта информационной системы и т.п.

Для того чтобы работа была выполнена быстро и качественно, необходимо предоставить пользователям, по крайней мере, следующие возможности:

• обмен документами и сообщениями;
• проведение конференций в on-line режиме;
• доступ к общей информации.

Эти возможности должны быть реализованы так, чтобы обеспечить безопасность данных, требуемые временные характеристики, целостность распределенных данных (например, совпадение версий совместно разрабатываемого документа у всех пользователей).

Используя перечисленные возможности, можно реализовать различные рабочие процессы (или бизнес-процессы ) для выполнения работы. Пусть, например, требуется организовать конференцию пользователей. Для этого необходимо выполнить следующие операции: определить состав участников, разослать им извещения, получить подтверждения и т.д.

Работу всей группы нужно планировать, контролировать сроки выполнения этапов и мероприятий, вносить изменения в планы, извещая об этом всех участников работы. Это также приводит к необходимости реализации определенных рабочих процессов.

Всю эту деятельность можно автоматизировать, способствуя тем самым повышению эффективности работы коллектива.

Отдельные аспекты проблемы организации групповой работы представляют самостоятельный интерес. К таким самостоятельным задачам, не обязательно связанным с совместной работой, можно отнести передачу сообщений, планирование и ведение персонального календаря мероприятий, поиск информации (как одна из составляющих проблемы управления знаниями).

Передача сообщений может осуществляться с помощью различных почтовых систем (РОР3, SMTP и др.). Специально создаваемая среда для передачи сообщений может обладать дополнительными возможностями, способствующими повышению эффективности деятельности пользователей. Например, включать функции фильтрации сообщений по заданным критериям, удалять спам, обеспечивать фоновую обработку прикрепленных файлов и т.д.

Аналогичная ситуация имеет место при планировании персональной деятельности и ведении календаря мероприятий - совокупность дополнительных возможностей и удобств, предоставляемых пользователям, создает рабочую среду (рабочее пространство) для этой деятельности.

Суть проблемы управления документами в организации состоит в следующем: необходимо осуществлять поддержку процессов создания документов (в том числе путем коллективной работы), учета и обработки различных типов документов (факсы, телетайпы, электронная почта и т.д.), рассылки документов сотрудникам, хранения документов, синхронного внесения изменений в документы (при их хранении в нескольких базах данных), контроля получения адресатами документов и исполнения поручений, поиска нужных документов. Современные технологии управления документами основаны на использовании моделей рабочих процессов (бизнес-процессов).

Под управлением знаниями понимаются процессы создания, поиска, обеспечения доступа к информационным ресурсам организации. При этом термин <знание> означает, что речь идет об информации, получаемой из данных, хранящихся в информационных системах, путем их интеллектуальной обработки и анализа (см. также раздел 6.3). Проблема здесь в том, чтобы осуществлять поиск знаний в гетерогенной среде, включающей, в том числе, внутрикорпоративные базы данных, закрытые для внешних пользователей. Кроме того, необходимо сделать поиск быстрым и проводить его параллельно в различных и разнотипных источниках данных.

Электронное обучение (e-Learning) - это технология обучения, основанная на использовании средств вычислительной техники и систем передачи данных для представления и доставки знаний, поддержки взаимодействия обучаемого и обучающего, а также контроля знаний. В последние годы роль электронного обучения (иногда используют термин <дистанционное обучение>) в решении проблемы поддержки требуемого уровня квалификации сотрудников организаций существенно возросла. Это обусловлено значительным ростом необходимых объемов обучения, возможностями обеспечить коллективный режим обучения, оперативное взаимодействие обучаемых и обучающего (в том числе в режиме реального времени), развитием рынка дистанционных курсов и другими факторами. Основные задачи в этой области состоят в том, чтобы предоставить пользователям полнофункциональную, масштабируемую, гибкую среду для реализации систем дистанционного (электронного) обучения.

Автоматизация рассмотренной выше совокупности функций, в том числе функций, поддерживающих совместную или индивидуальную деятельность пользователей, создает рабочую среду (рабочее пространство), способствующую повышению эффективности работы пользователей.