Опубликован: 05.08.2008 | Уровень: специалист | Доступ: платный | ВУЗ: Национальный исследовательский университет "Высшая Школа Экономики"
Лекция 6:

Автоматизация основных бизнес-процессов торговой компании: бизнес-процесс "продажи"

< Лекция 5 || Лекция 6: 12345 || Лекция 7 >
Аннотация: Модуль "Продажи и маркетинг". Описание возможностей модуля. Основные настройки. Описание и реализация процесса "Продажи". Поиск клиентов. Отправка коммерческих предложений. Обработка заказов. Выставление счета-фактуры клиенту. Выполнение обязательств по договору

Описание процесса

Ниже приводится описание следующих процессов:

  • PRSA01. Поиск клиентов ;
  • PRSA02. Отправка коммерческих предложений ;
  • PRSA03. Обработка заказов ;
  • PRSA04. Выставление счета-фактуры клиенту ;
  • PRSA05. Выполнение обязательств по договору.

PRSA01. Поиск клиентов

Описание

Данный бизнес-процесс включает в себя поиск новых клиентов, работу с клиентами, с которыми уже заключены договоры, отправку информации о товаре потенциальным клиентам, а также сбор и анализ запросов на товар.

На шаге "PRSA01.01. Выбор клиентов , с которыми заключены договоры" производится проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Клиенты, с которыми имеются действующие договоры, заносятся в список для отправки им информации о новом товаре. По каждому клиенту в списке должна быть отражена следующая информация:

  • полное наименование;
  • контактное лицо (желательно с должностью);
  • юридический адрес;
  • контактный адрес;
  • имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом ;
  • выбранный информационный канал для отправки коммерческого предложения ;
  • адрес (в выбранном информационном канале).

При выполнении шага "PRSA01.02. Поиск новых клиентов " проводится поиск потенциальных клиентов при помощи различных информационных каналов, а также анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью поиска клиентов для возобновления сотрудничества. Найденные клиенты и их реквизиты добавляются в список для отправки им информации о новом товаре, а также в общий список клиентов. Общий список должен содержать следующую информацию о клиенте:

  • полное наименование;
  • краткое наименование;
  • юридический адрес;
  • контактный адрес;
  • телефон (с кодом страны и города);
  • список контактных лиц клиента ;
  • имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом ;
  • данные по индивидуальным скидкам для клиента (как постоянного клиента );
  • дату последнего изменения информации о клиенте ;
  • все существующие адреса клиента (в различных информационных каналах).

На шаге "PRSA01.03. Ввод новых клиентов в справочник" происходит ввод информации, полученной при выполнении шага процесса "PRSA01.02 Поиск новых клиентов ".

Затем, на шаге "PRSA01.04. Подготовка сводного списка возможных клиентов ", подготавливается сводный список возможных клиентов, с которыми будет вестись дальнейшая работа.

На шаге "PRSA01.05. Отправка возможным клиентам информации о предлагаемом товаре" информация о предлагаемом товаре отправляется в форме рекламного информационного письма. Как правило, описание предлагаемого товара содержит:

  • полное наименование товара;
  • артикул товара ;
  • назначение товара, его технические характеристики, характеристики габаритов; указываются преимущества данного товара перед аналогами, рассказывается о примененных инновациях при разработке и производстве товара;
  • описание ассортимента товара (цвет, форма и проч.);
  • сведения о производителе товара.

На шаге "PRSA01.06. Получение запросов на товары" предприятие получает запросы на товар от клиентов. Запрос на товар представляет собой сообщение поставщику о заинтересованности и/или потребности в конкретном товаре (часто с точностью до артикула или номера серии ). В запросе указывается следующая информация:

  • номер запроса;
  • дата отправки;
  • серия / артикул товара ;
  • предполагаемое количество товара, которое будет заказано;
  • просьба о дополнительном разъяснении заявленных характеристик товаров;
  • вопросы о наличии товаров с другими характеристиками.

Запросы, полученные от возможных клиентов, анализируются с целью изучения потребностей на рынке; также происходит проверка на наличие запрашиваемого товара в доступном для продажи ассортименте, а реквизиты возможных клиентов, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список для отправки им коммерческих предложений.

Далее на шаге "PRSA01.07. Составление списка клиентов , приславших запросы" составляется список клиентов, которые прислали запросы.

Основные участники

  • Ответственный за работу с клиентами
  • Ответственный за работу с заказами

Входящее событие

Необходимость предприятия осуществлять свою основную деятельность.

Входящие документы

  • Список клиентов

Исходящее событие

В результате выполнения процесса должен быть создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Исходящие документы

  • Список клиентов
  • Запросы на товары

Схема процесса

PRSA01. Поиск клиентов

увеличить изображение
Рис. 6.1. PRSA01. Поиск клиентов

PRSA02. Отправка коммерческих предложений

Описание

Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление и отправку коммерческих предложений потенциальным клиентам.

На шаге "PRSA02.01. Подготовка коммерческих предложений " на запрос клиента создается коммерческое предложение. Оно содержит следующую информацию:

  • наименование товара;
  • доступное количество товара;
  • краткое описание товара;
  • предварительные сроки исполнения заказа на товар;
  • условия скидок (например, в зависимости от приобретаемого количества);
  • информация по сопутствующим и заменяющим товарам;
  • условия оплаты товара, валюта оплаты;
  • возможность получения дополнительных скидок в дальнейшем, после выполнения данного заказа ;
  • срок действия коммерческого предложения.

Далее на шаге "PRSA02.02. Оформление коммерческих предложений " созданное предложение оформляется должным образом. Для этого в его позициях указываются следующие атрибуты:

  • идентификационный номер коммерческого предложения ;
  • содержание коммерческого предложения ;
  • просьба выслать подтверждение о получении.

При выполнении шага "PRSA02.03. Согласование коммерческих предложений " подготовленное и оформленное соответствующим образом предложение согласуется внутри компании и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения (например, по условиям предоставления скидок).

На шаге "PRSA02.04. Отправка коммерческих предложений " коммерческое предложение отправляется посредством выбранного информационного канала. Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих предложений:

  • дата отправки;
  • идентификационный номер коммерческого предложения ;
  • ответственный сотрудник;
  • наименование получателя;
  • информационный канал;
  • адрес получателя (в выбранном информационном канале).

Основные участники

  • Ответственный за подготовку коммерческих предложений

Входящее событие

Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Входящие документы

  • Список клиентов

Исходящее событие

В результате выполнения процесса коммерческие предложения должны быть отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки предложений.

Исходящие документы

  • Коммерческие предложения

Схема процесса

Отправка коммерческих предложений

увеличить изображение
Рис. 6.2. Отправка коммерческих предложений

PRSA03. Обработка заказов

Описание

Данный бизнес-процесс включает в себя получение, согласование и регистрацию заказов.

На шаге "PRSA03.01. Получение заказа от клиента " от клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми заключены договоры, принимаются заказы.

В позициях заказа указывается:

  • идентификационный номер заказа ;
  • наименование клиента ;
  • юридический адрес клиента ;
  • контактный адрес клиента ;
  • дата принятия заказа ;
  • товар;
  • количество;
  • цена;
  • общая сумма заказа ;
  • условия поставки;
  • валюта.

На шаге "PRSA03.02. Согласование заказа " на основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые изменения, и заказ согласуется с клиентом.

При выполнении шага "PRSA03.03. Регистрация заказа " происходит регистрация заказа.

Основные участники

  • Ответственный за работу с заказами

Входящее событие

Коммерческие предложения отправлены.

Входящие документы

  • Список клиентов
  • Заказ

Исходящее событие

Получены заказы от клиентов.

Исходящие документы

  • Заказ

Схема процесса

Обработка заказов

увеличить изображение
Рис. 6.3. Обработка заказов
< Лекция 5 || Лекция 6: 12345 || Лекция 7 >
Ринат Гатауллин
Ринат Гатауллин

Здравствуйте. Интересует возможность получения диплома( https://intuit.ru/sites/default/files/diploma/examples/P/955/Nekommerch-2-1-PRF-example.jpg ). Курс пройден. Сертификат не подходит. В сертификате ошибка, указано по датам время прохождения около 14 дней, хотя написано 576 часов.

Александр Медов
Александр Медов

Здравствуйте,при покупке печатной формы сертификата,будут ли выданы обе печатные сторны?

Павел Окунцев
Павел Окунцев
Россия, Нижневартовск, НГГУ, 2007
Pavel Krupoderov
Pavel Krupoderov
Россия, Казань