Эффективность инвестиций в ИТ

Учет стоимости владения ИТ (TCO)

Развитие информационных технологий и рост их значения для обеспечения потребностей бизнеса объективно приводят к увеличению расходов на ИТ. В настоящее время уровень затрат на информационные технологии предприятия приближается, а иногда и превышает уровень инвестиций в другие производственные процессы, вместе взятые, поэтому обеспечение оптимальной стоимости ведения бизнеса на основе информационных систем становится одной из основных задач поддержания требуемого уровня конкурентоспособности организации на рынке.

Идентификация всех затрат, связанных с информационными технологиями, может потребовать кропотливой работы, но результаты бывают просто поразительными. Например, зачастую организации учитывают только прямые затраты на приобретение программного обеспечения, в то время как косвенные затраты, связанные с сопровождением и поддержкой (обновление и пр.), как правило, не учитываются. При этом есть данные, что на каждые сто долларов инвестиций в программное обеспечение приходится еще 20 долларов ежегодных затрат на сопровождение и 40 долларов на поддержку.

В сложившихся условиях проблема оценки эффективности вложений в ИТ становится чрезвычайно актуальной. Какой должна стать корпоративная информационная система (т.е. какова целевая архитектура)? Какие инвестиции требуются для ее создания и сопровождения? Как добиться (т.е. какая должна быть стратегия) разумного соотношения между размерами этих инвестиций и той выгодой, которая может быть получена от использования информационных систем? Эти и многие другие похожие вопросы (по крайней мере, время от времени) беспокоят руководство всех компаний.

Зарубежный опыт решения задач оценки эффективности инвестиций в ИТ показывает, что одним из наиболее широко распространенных методов является применение концепции оценки Совокупной Стоимости Владения ИТ (Total Cost of Ownership – ТСО).

Концепция TCO была развита компанией Gartner в середине1990-х годов путем интеграции существовавших моделей Gartner и разработок приобретенной компании Interpose. Под показателем ТСО понимается сумма прямых и косвенных затрат организации на эксплуатацию своих информационных систем.

Здесь стоит особенно подчеркнуть наличие фактора косвенных затрат.

В отличие от ИТ-бюджетов, которые включают только прямые затраты, в показатель TCO включается и оценка затрат косвенных, связанных с недостатками в работе информационных систем, в том числе:

• потери времени сотрудников на самообучение;
• потери времени сотрудников на попытки решить проблемы с информационными системами самостоятельно, в обход службы технической поддержки;
• потери времени сотрудников на помощь коллегам в решении вопросов поддержки информационных систем;
• потери (реальные или возможные) предприятия от сбоев в работе ИТ-системы, когда системы становятся недоступными, что влияет непосредственно на конечных пользователей.

ТСО является ключевым количественным показателем эффективности процессов автоматизации компании, так как позволяет оценить совокупные затраты на информационные технологии (оборудование, инструментальные средства (ПО), процессы сопровождения информационных систем, а также действия конечных пользователей), анализировать их и соответственно управлять ИТ-затратами (бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от ИТ в организации. TCO представляет собой не просто отдельный интегральный показатель, но целую систему показателей, соответствующих различным статьям расходов.

Результативность предложенной методики привела к тому, что работы по управлению ТСО в настоящее время стали частью плановой работы отделов автоматизации большинства зарубежных компаний. В эту работу обычно входят следующие шаги:

• обзор существующих ИТ-активов предприятия, процессов управления информационными системами, действий конечных пользователей ИТ;
• формирование модели совокупных затрат на ИТ предприятия и определение эффективности существующих затрат на эксплуатацию информационных систем;
• определение целей развития информационных систем, позволяющих обеспечить требуемую эффективность функционирования;
• оценка затрат и экономического эффекта мероприятий по достижении целей развития информационных систем.

Для количественного анализа используются специальные программные средства типа TCO Manager. Сам по себе расчет не сложен и фактически реализуется на уровне электронных таблиц. Большую ценность имеет возможность сравнения результатов TCO для конкретной организации с представительной базой, созданной по результатам анализа показателей в других компаниях аналогичного профиля. Gartner ведет обширную базу данных клиентов по измерению показателей TCO для различных индустрий и характера вычислительной среды. Сравнение может производиться как со средними показателями по выбранной группе аналогичных компаний, так и с "лучшими в группе". Средние и лучшие показатели рассчитываются и отслеживаются экспертами Gartner по многим предприятиям различных отраслей, так что база этих показателей периодически обновляется. Возможен также анализ типа "что – если", который позволяет смоделировать возможное влияние планируемых решений в области архитектуры – например, по консолидации серверов, на показатель TCO.

Следует отметить, что имеет смысл сравнивать показатели TCO для сопоставимых между собой областей применения ИТ в организации – в рамках некоторой единой модели. Типичным примером является так называемая модель TCO для распределенных вычислений (TCO for distributed computing). Она описывает применение ИТ в гражданской организации – прежде всего, для задач управления. Предполагается, что существенная часть затрат связана с наличием достаточно большого числа пользователей – сотрудников организации, использующих персональные компьютеры (или терминалы), стандартные офисные приложения (текстовый редактор, электронная таблица, электронная почта и т.д.) и, возможно, некоторые специализированные приложения (ERP, CRM,ѕ) для ввода, обработки, анализа, хранения и распространения информации. Надо заметить, что эта категория затрат составляет, как правило, существенную часть от общих затрат на информационные технологии типичной организации.

Понятно, что такая модель не будет адекватно описывать затраты провайдера информационных услуг, таких как поисковый сервис Интернет, или суперкомпьютерного центра, специализирующегося на сложных научных расчетах. По этой же причине в расчет типовых показателей TCO не включаются затраты, связанные с автоматизацией технологических процессов (АСУ ТП). Однако и в этих случаях подход TCO может быть полезным для сравнения различных однотипных подразделений организации между собой, а также для проведения сравнительного анализа данных за различные периоды.

Модель TCO для распределенных вычислений выделяет 5 категорий затрат, составляющих Совокупную Стоимость Владения, три из которых относятся к прямым затратам, а две – к косвенным [8.8].

Важный аспект заключается в том, что косвенные затраты являются отражением того, насколько эффективно осуществляется управление информационными системами. Чем более эффективно ИТ-служба обеспечивает управление ИТ-инфраструктурой и системами, тем меньше косвенные затраты, связанные, например, с простоем систем или потерями времени конечных пользователей на решение проблем и получение помощи от своих коллег. Поэтому неразумная экономия на прямых затратах на ИТ может приводить в реальности только к лишним расходам для организации в целом. Некоторые данные показывают, что неэффективное и слишком агрессивное сокращение прямых расходов на ИТ приводит к потерям $4, связанных с неэффективностью работы конечных пользователей, на каждый $1 экономии прямых затрат.