Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

12.2.6. Бухгалтерские системы в составе корпоративных ИС

В связи с появлением корпоративных информационных ИС (SAP R/3, SunSystem, Concord и др.), а также информационных систем корпоративного типа отечественных фирм-разработчиков, бухгалтерский учет стал компонентом систем класса ERP (Enterprise Resource Planning). В корпоративной ИС мирового уровня SAP R/3 существует "Система учета и отчетности", обеспечивающая интеграцию финансовой бухгалтерии и контроллинга (управленческого учета).

Предприятие рассматривается как совокупность организационных единиц типа:

• Концерн - группа предприятий, составляющая полностью консолидированный баланс и отчет о прибылях и убытках. Концерн может содержать несколько компаний.
• Компания - наименьшая организационная единица, для которой составляется баланс. Компания состоит из одной или более балансовых единиц.
• Балансовая единица - наименьшая организационная единица, находящаяся на самостоятельном балансе. Это юридическое лицо с учетом специфики национального уровня (законодательство, налоги, национальная валюта, план счетов и т. п.). Балансовая единица может включать одну или более бизнес-сфер. Это центральная организационная структурная единица.
• Бизнес-сфера - организационная единица внешнего учета и отчетности, является некоторой частью компании. Охватывает одну или более балансовых единиц, выделяется по определенным сегментам (например, по видам деятельности, сферам ответственности, группам продукции, функции управления и пр.).

Для отражения в учете затрат (функции управленческого учета) выделяются организационные единицы типа:

• Функциональная сфера - обеспечивает детализацию учета затрат (затраты на производство, управление, сбыт и др.).

Между контроллингом и финансовой бухгалтерией SAP R/3 существует связь следующего вида:

1. Контроллинг оперирует с информацией, отделенной от финансовой бухгалтерии.
2. Виды первичных затрат и виды выручки однозначно связаны со счетами бухгалтерии.
3. Первичные затраты и выручка берутся из Главной книги и снабжаются дополнительной контировкой.
4. В контрольной книге производится сверка данных финансовой бухгалтерии и контроллинга.

В контроллинге используются следующие организационные единицы:

• Контроллинговая единица - полный законченный учет затрат. Может включать в себя одну или несколько балансовых единиц, которые могут применять различные валюты, но один и тот же операционный план счетов.
• Вид затрат - позиции плана основных счетов, которые используются внутри контроллинговой единицы, для сведений о затратах ресурсов.
• Вид выручки - позиции плана основных счетов, которые используются внутри контроллинговой единицы, для сведений о сбыте производственных работ.
• Места возникновения прибыли (МВП) - учет результатов деятельности внутри предприятия. МВП может быть расширено до места финансирования.
• Места возникновения затрат (МВЗ) - организационная единица внутри контроллинговой единицы, однозначно выделенный объект появления затрат (с функциональной, пространственной, производственно-технической точки зрения или с точки зрения персональной ответственности).
• Виды работ (ВР) - типовые работы, выполняемые на одном МВЗ, по которым существуют оценки стоимости (расчетной цены). Одному МВЗ может быть присвоено 0-1 или более ВР. Функции планирования, контроля и перерасчета затрат выполняются применительно к сочетанию МВЗ/ВР или МВЗ. Ввод данных о фактических затратах производится по МВЗ.
• Заказ - мероприятие в рамках контроллинговой единицы. Заказ подлежит планированию, контролю, перерасчету затрат. Различают: заказы для разграничения работ, заказы, которые собирают косвенные затраты, инвестиционные заказы, заказы с выручкой, заказы на технический осмотр и ремонт оборудования, производственный заказ, заказ на монтаж, серийные заказы, технологические заказы.
• Носители затрат (НЗ) - объекты калькуляции затрат, а также объекты логистики: заказ на заготовку, материал (объект покупки/реализации), производственный заказ, заказ клиента и др.
• Хозяйственные процессы - последовательности работ внутри предприятия, средство структурирования операций.
• Единица учета результатов - часть концерна, для которой имеется единая сегментация рынка сбыта (группа изделий, группа клиентов, страна, канал сбыта). Результат по каждой единице учета отображается путем сопоставления затрат и выручки. Одной единице учета результатов может соответствовать несколько контроллинговых единиц.
• Объект учета результатов - объединенный показатель, отражающий учет результатов и учет по сегментам.
• Класс объектов - классификационный признак, который определяет принадлежность объектов и организационных единиц к сферам контроллинга:
• МВЗ - контроллинг косвенных затрат;
• НЗ - контроллинг производственных затрат;
• Инвестиционному заказу - контроллинг инвестиций;
• Объекту учета результатов - контроллинг сбыта.

Финансовая бухгалтерия (Финансы-FI) состоит из взаимосвязанных модулей.

Бухгалтерия Главной книги

Главная книга является основой формирования документов внешней отчетности. В Главной книге могут отражаться проводки с использованием нескольких планов счетов, различных валют, в соответствии с международными требованиями к отчетности (IAS, GAAP, GOB и др.).

Основным принципом учета в SAP R/3 является принцип документирования хозяйственных операций. Информация о любой операции сохраняется как документ проводки. Документы определенного вида имеют унифицированную структуру данных:

• Заголовок документа содержит общие данные.
• Позиции документа для ввода сведений об операциях (сумма, счет, дополнительные проводки).

Задаются однозначные правила формирования бухгалтерской проводки для каждого вида документов. Допускается повторная корректировка уже проведенных документов, кроме полей:

• Номер счета.
• Код проводки.
• Дата проводки.
• Сумма.
• Управляющая информация.

Для повторяющихся хозяйственных операций в течение длительного времени вводятся долгосрочные проводки. Такой документ содержит сумму, номер счета, управляющую информацию, указание срока действия проводки.

Типовые проводки оформляются как документы-модели, с помощью которых многократно формируются фактические документы и соответствующие им проводки. Любой документ при необходимости может объявляться как документ-модель.

Бухгалтерия Главной книги позволяет также предварительно регистрировать документы, а затем выполнять их проведение. Ведется финансовый календарь для автоматизации периодических хозяйственных операций. Все документы можно вводить в любой валюте (одна валюта - базовая для балансовой единицы, две другие валюты выбираются произвольно).

Проводки формируются с учетом принятого плана счетов. Возможно применение различных планов счетов:

• Оперативный план балансовой единицы.
• План счетов компании.
• План счетов концерна.

Это позволяет одни и те же проводки отражать в различных аспектах. Допускается использование единого плана счетов для нескольких балансовых единиц.

Проводки отражаются по основным счетам, которые определены в Главной книге. Для каждого счета создана основная запись, которая определяет порядок ввода и обработки данных по счету в целом для компании и специфично для каждой балансовой единицы.

Моменты возникновения и регистрации информации в Главной книге могут не совпадать, если информация об операции сначала регистрируется во вспомогательной книге (дебиторов, кредиторов, др.) в качестве позиции. Позиции вспомогательных книг по определенному алгоритму отражаются на сальдо счетов в Главной книге. Таким образом, Главная книга - это централизованно хранимая база данных, которая ведется согласованно с вспомогательными книгами и используется для целей анализа и составления отчетов.

Аналитический учет ведется с помощью специальных регистров, которые являются основой для создания отчетности.

В любой момент времени можно просмотреть сальдо каждого счета и его отдельные позиции, получить сведения об оборотах счета по дебету и кредиту, просмотреть открытые и выровненные позиции бухгалтерского счета, отфильтровать данные по критериям отбора позиций.

Главная книга позволяет планировать на уровне балансовой единицы, бизнес-сферы, номера основного счета в разрезе периодов с указанием вида валюты.

Перед формированием отчетов выполняется закрытие счетов Главной книги - ежедневное, ежемесячное, ежегодное. В зависимости от периода закрытия, получаются различные виды итогов, выполняются вспомогательные процедуры корректировки баланса, формируются аналитические отчеты по балансу, прибылям и убыткам, в сравнении с указанным периодом, плановым или фактическим уровнем. Отчеты имеют иерархическую структуру, которая может постепенно детализироваться при просмотре отчета.

Большие возможности для анализа состояния бухгалтерского учета предоставляет финансовая ИС (FIS) на базе технологии SAP-EIS (Executive information System - ИС для менеджмента). Для целей анализа создаются специальные регистры, которые строятся на основе счетов Главной книги путем добавления к ним аналитических признаков.

Так, в специальном регистре можно объединить учет по видам затрат, учет по местам возникновения затрат, учет по объектам. Итоговые суммы в специальных регистрах складываются в основном прямо или косвенно из данных хозяйственных операций различных вспомогательных книг. При передаче данных в специальные регистры выполняется проверка согласованности данных, возможен и непосредственный ввод данных в специальные регистры.

Для составления отчетов используются стандартные инструментальные средства: Report Writer и Report Painter (графический редактор отчетов). Вывод отчетов может осуществляться на экран, печатающее устройство, в файл или в виде графика SAP.

Бухгалтерия основных средств (ОС)

Модуль обеспечивает управление основным капиталом компании, который отражается на балансовых статьях. Балансовая статья может включать несколько основных счетов. Принято делить основной капитал на нематериальные активы, материальные активы, финансовые вложения.

Примечание

Материальные активы присваиваются различным статьям баланса и амортизируются по отдельности (основные средства, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, арендованные основные средства).

Все ОС делятся на классы, для которых заданы общие свойства (код амортизации, срок эксплуатации, метод амортизации и др.) в виде основной записи класса. Далее внутри классов ОС делятся на комплексы (комплекс - группа ОС, для которых проводится общий расчет амортизации), группы, основные номера, субномера основных номеров. Таким образом, допускается иерархическая классификация ОС для различных учетных целей. Каждый класс ОС присваивается определенному счету, это обеспечивает использование типовой проводки для всех основных средств данного класса.

Модуль использует вспомогательную книгу, в которой собирается вся информация по движению ОС. Данные книги передаются в Главную книгу. Учет ОС осуществляется на всех этапах жизненного цикла, от момента поступления ОС из различных источников с использованием различных способов доставки и до момента выбытия ОС, снятия их с учета. SAP R/3 устанавливает связь модуля с бухгалтерией кредиторов (при поступлении ОС) и бухгалтерией дебиторов (при выбытии ОС) для отражения стоимости ОС.

Центральный элемент бухгалтерского учета ОС - метод оценки стоимости ОС, который отражает законодательство определенной страны. На основе планов оценки ведется учет движения ОС, выполняется моделирование амортизационных отчислений, осуществляется интеграция с другими модулями системы SAP R/3.

Для каждого класса ОС фиксируются такие значения, как код амортизации, срок эксплуатации, методы амортизации и др. SAP R/3 позволяет применять специальные виды амортизации, выбирать методы амортизации, изменять сроки эксплуатации ОС, использовать для расчета амортизации первоначальную, восстановительную или иную стоимость, учитывать налоги на имущество, выбирать валюту расчетов.

Дебиторы и кредиторы

Бухгалтерия дебиторов связана с учетом расчетов с покупателями, бухгалтерия кредиторов - с учетом расчетов с поставщиками материалов. Функции модулей дебиторов и кредиторов (Сбыт и Управление материальными потоками) поддерживают типовые бизнес-операции от ввода данных и составления отчетности до осуществления платежей и выполнения банковских транзакций, включают в себя интерфейс с Интернетом, управление документами, обмен электронными носителями данных. В этих модулях ведутся вспомогательные книги, которые связаны с Главной книгой, обновляются в режиме реального времени.

Дебиторы и кредиторы делятся на постоянных клиентов и "разных лиц", с которыми ведутся случайные сделки. Для клиентов могут задаваться счета головной фирмы, альтернативный плательщик, альтернативный получатель напоминаний. Отдельно учитываются связи с предприятиями-партнерами, входящими в концерн, для правильной консолидации балансов организационных единиц концерна. Вся необходимая информация о клиенте содержится в основной записи, которая имеет трехуровневую структуру:

• Общие данные для всех балансовых единиц и для каждой организации по продаже внутри предприятия (адрес, банковские реквизиты, код дебитора и др.).
• Данные для определенных балансовых единиц (условия платежей, контрольный счет главной бухгалтерии).
• Данные для сбыта или закупочных организаций (обработка заказа, отправка и фактурирование счетов).

Для клиентов можно открывать кредитные линии с учетом хозяйственных рисков. При поступлении оплаты от покупателя формируется проводка для платежа и выполняется выравнивание открытых позиций счета платежными позициями счета дебитора. SAP R/3 поддерживает различные виды и формы платежей (чеки, переводы, векселя, электронная выписка счета и др.).

Решения Microsoft Solutions

Система Microsoft Business Solutions обеспечивает единую интегрированную платформу, базирующуюся на новейших технологиях в соответствии с потребностям всех представителей среднего сегмента рынка - от небольших до крупных предприятий:

1. Microsoft Business Solutions-Navision - решение для управления финансовыми и товарно-материальными потоками большинства небольших и средних предприятий (интегрированная модульная система, имеющая большой набор отраслевых решений; быстрый и надежный способ повышения эффективности и контроля бизнеса).
2. Microsoft Business Solutions-Axapta - новейшая интегрированная система управления предприятием класса ERPII; масштабируемая система для средних и крупных предприятий, корпораций и холдинговых структур, требующих интегрированного решения на единой платформе; решение, обеспечивающее компаниям новые конкурентные преимущества в условиях стремительно меняющегося рынка.
3. Microsoft Business Solutions CRM - система управления отношениями с клиентами, которая состоит из интегрированных модулей:
• Автоматизация продаж (Sales).
• Сервис (Customer Service).