Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета

11.2.3. Система документов бухгалтерского учета

Система документов для бухгалтерского учета включает первичные учетные и выходные отчетные документы. Для заполнения необходимо использовать унифицированные системы документации (УСД). В частности, существуют следующие УСД:

• Организационно-распорядительная документация (код 02000002).
• Первичная документация по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, кассовых операций, материалов и т. п. (код 03000001).
• Банковская документация по безналичным расчетам через банки, эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков, кредитным операциям банков, контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов, операциям банков, связанным с международными расчетами, депозитарным операциям банков, по безналичным расчетам через банки, эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков, контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление), по денежному обращению, кредитным операциям банков (код 04000008).
• Финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций, в том числе финансовая документация, отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций, учетная бухгалтерская документация (код 05000000).
• Отчетно-статистическая документация, в том числе документация по статистике национальных счетов и экономических балансов, научно-технического потенциала и инновационного прогресса, труда, материальных ресурсов, финансов, социальной статистике, статистике промышленности, сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции, капитального строительства, внешнеэкономических связей, потребительского рынка и его инфраструктуры, транспорта и связи, наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов (код 06000000).
• Учетная и отчетная бухгалтерская документации предприятий, в том числе отчетная бухгалтерская документация, регистры бухгалтерского учета, первичная учетная документация (код 07000000).
• Документация по труду, в том числе документация по состоянию рынка труда, трудовым отношениям, повышению квалификации работников и др. (код 08000005).
• Документация Пенсионного фонда Российской Федерации, в том числе документация по учету и распределению средств, планово-экономической деятельности, контрольно-проверочной деятельности (код 09000007).
• Внешнеторговая документация, в том числе оперативно-коммерческая, товаросопроводительная, расчетная внешнеторговая, страховая внешнеторговая, документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара, транспортная, экспедиторская внешнеторговая документация (код 10000001).

Согласно закону о бухгалтерском учете, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, которыми являются первичные учетные документы. Формы первичных учетных документов должны соответствовать альбомным формам УСД по учету, например: учет сельскохозяйственной продукции и сырья; учет труда и его оплаты; учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов; учет работ в капитальном строительстве; учет работ строительных машин и механизмов; учет работ в автомобильном транспорте; учет результатов инвентаризации; учет кассовых операций; учет торговых операций.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) можно вносить дополнительные реквизиты при сохранении всех реквизитов унифицированных форм. При изготовлении бланков первичных учетных документов допускается внесение изменений в части расширения и сужения граф и строк с учетом размерности показателей, включение дополнительных строк, вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.

Если форма документа отсутствует в этих альбомах, возможна разработка новых форм. Новые формы документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа.
• Дату составления документа.
• Наименование организации, от имени которой составлен документ.
• Содержание хозяйственной операции.
• Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.
• Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
• Личные подписи указанных лиц.

В бухгалтерском учете придается большое значение юридической силе документа. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы на оформление хозяйственных операций с денежными средствами подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

По возможности, первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, либо непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается; в остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, и должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранится в течение регламентированных сроков. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Типовые формы бухгалтерской отчетности:

• Бухгалтерский баланс - форма 1.
• Отчет о прибылях и убытках - форма 2
• Отчет об изменениях капитала - форма 3.
• Отчет о движении денежных средств - форма 4.
• Приложение к бухгалтерскому балансу - форма 5.
• Отчет о целевом использовании полученных средств - форма 6.
• Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту).
• Пояснительная записка.
• Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов Российской Федерации. Отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года. Годовая бухгалтерская отчетность предоставляется учредителям, участникам организации или собственникам имущества, территориальным органам государственной статистики по месту регистрации. Квартальная бухгалтерская отчетность предоставляется в течение 30 дней по окончании квартала, годовая - в течение 90 дней по окончании года. Бухгалтерская отчетность должна быть публичной.

11.3. Функциональная архитектура бухгалтерского учета

Организация бухгалтерской работы специфична для предприятий и организаций, зависит от многих факторов (вид деятельности, объемы учетной информации, условия хозяйствования и т. п.). Бухгалтерский учет осуществляется специализированным структурным подразделением (службой) - бухгалтерией, специализированной организацией (централизованная бухгалтерия, аудиторская фирма и т. п.) на договорных началах, специалистом - бухгалтером или лично руководителем предприятия. Наиболее часто создается специализированное подразделение - бухгалтерия, возглавляемое главным бухгалтером, которое подчиняется руководителю предприятия напрямую. Типовая структура бухгалтерии предприятия среднего размера (рис. 11.3-1):

Рис. 11.3-1. Типовая структура бухгалтерии предприятия среднего размера

За бухгалтерией закрепляются функции организации и ведения бухгалтерского учета, выполнения функций контроля:

• предварительный контроль - до совершения хозяйственной операции (главный бухгалтер подписывает все документы, изменяющие финансовые, кредитные и расчетные обязательства);
• текущий контроль - в момент совершения хозяйственной операции или вслед за нею (законность операций, правильность оформления документов, наличия ошибок и т. д.);
• последующий контроль - по истечении некоторого времени (итоги финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период, переход к анализу хозяйственной деятельности).

В зависимости от размера организаций и предприятий и характера их деятельности различают:

• предметное разделение учетного труда - весь цикл учетных операций по отношению к определенному объекту учета выполняет один работник;
• функциональное разделение учетного труда - разделение учетного труда по функциям обработки, которые выполняются работником для всех объектов учета.

Наиболее традиционным для бухгалтерского учета среднего по масштабам и сложности учета является наличие самостоятельных участков бухгалтерского учета:

1. Учет основных средств и нематериальных активов.
2. Учет финансовых вложений (инвестиции в уставный капитал и ценные бумаги других предприятий, средства, предоставленные взаймы и др.).
3. Учет производственных запасов (сырье и материалы, покупные полуфабрикаты, тара, запчасти).
4. Учет оплаты труда.
5. Учет издержек производства (учет производственных затрат, общепроизводственных и общехозяйственных расходов, учет брака, учет затрат вспомогательных производств, калькулирование себестоимости продукции и др.).
6. Учет готовой продукции и ее реализации.
7. Учет денежных средств, расчетных и кредитных операций.
8. Учет валютных ценностей и операций.
9. Учет финансовых результатов (налогов, прибыли и убытков).
10. Учет фондов и резервов.

Эта функциональная структура бухгалтерского учета принята за основу при разработке программного обеспечения для автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров.