Опубликован: 16.07.2017 | Доступ: свободный | Студентов: 2354 / 1092 | Длительность: 26:49:00
Лекция 6:

Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

< Лекция 5 || Лекция 6: 123 || Лекция 7 >

6.2. Виды информационных систем управления документационным обеспечением предприятия

Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления (также как и документы), можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и неформализуемые процессы. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.

Внедрение информационных систем управления документационным обеспечением (ИСУД) предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами представляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связаны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия, на различных этапах жизненного цикла продукции и услуг.

Обобщенная схема бизнес-процессов, реализуемых на предприятии, приведена рис. 6.2-1. Она также отражает и основные информационные и документационные потоки, сопровождающие базовые бизнес-процессы.

Схема обобщенного бизнес-процесса предприятия

Рис. 6.2-1. Схема обобщенного бизнес-процесса предприятия

Управление интеллектуальными активами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности. Разновидности систем управления электронными документами - ИСУД и их характеристики приведены на рис. 6.2-2 и в табл. 6.2-1.

Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия

Рис. 6.2-2. Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия
Таблица 6.2-1. Характеристики различных систем управления электронными документами
Вид ИСУД Характеристика Поставщики продуктов данного класса
ИСУД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM) Предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ и т.д. Documentum, File Net (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS)
Корпоративные ИСУД (Enterprise-centric EDM) Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам, как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУ-ЭД являются стандартным "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации Lotus (Domino, Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
Системы управления конвентом (Content Management) Обеспечивают процессы: отслеживания, создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями (Content management): Adоbе, Excalibur
Системы управления информацией (порталы) (Information Managemеnt) Обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet и Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Используемые технологии позволяют применять статические и динамические публикации для обеспечения большей интерактивности и средств совместной работы Excalibur, Оracle Context, PC DOСS/Fulcrum. Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
Системы управления образами (1 imaging) Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIER (Тaggеd Image Rile Eormat), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме Adobe
Системы управления потоками работ (Workflow management) Обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jet-forrn, File Net, Action Technologies, Staffware

Информационные системы управления документами - ИСУД (EDM - Electronic Document Management) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.

Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархической файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают: текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, документы Web.

Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Основным назначением информационных систем управления делопроизводством является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ" и т. д.) в соответствии с принятыми правилами. Функции ИСУД, ориентированной на бизнес-процессы, приведены на рис. 6.2-3.

Перечень функций систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия

Рис. 6.2-3. Перечень функций систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия

Системы управления делопроизводством относятся к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ). Бизнес-процесс, на который ориентированы эти системы, называется "традиционное отечественное делопроизводство". Это очень специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.

Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Конкурентные преимущества таких систем приведены на рис. 6.2-4.

Конкурентные преимущества систем управления электронным документооборотом

Рис. 6.2-4. Конкурентные преимущества систем управления электронным документооборотом

Основное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.

Отметим, что пользователями:

  1. систем управления делопроизводством являются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений банка, например, управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;
  2. систем управления документооборотом являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс;
  3. корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.

Корпоративная система управления электронными документами обладает основными свойствами, приведенными на рис. 6.2-5.

Свойства корпоративной информационной системы управления электронными документами

Рис. 6.2-5. Свойства корпоративной информационной системы управления электронными документами

Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своем ядре прикладные системы, которые поддерживают так называемые WorkFlow-технологии (технологии поддержки потоков заданий). Эти технологии создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они обеспечивают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения.

Работа в среде Web-браузера обеспечивает всем пользователям доступ к порталу управления документами. Эта платформа предоставляет возможности реализовывать произвольные схемы процессов работы с документами.

Таким образом, иерархия информационных технологий, применяемых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим, следующая:

  1. системы управления делопроизводством;
  2. системы управления документооборотом (Business-Process Electronic Document Management - BP EDM);
  3. системы управления документами, включая корпоративные (Enterprise-centric Electronic Document Management - EC EDM);
  4. системы управления информацией (Information Portal, Information Management - IM);
  5. системы управления потоками работ (Workflow Management - WFM).

Учитывая слабую развитость информационных систем управления электронным документооборотом на отечественных предприятиях, подробно остановимся на рассмотрении корпоративных систем, от внедрения которых можно получить два типа преимуществ: тактические и стратегические.

Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат (рис. 6.2-6). Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.

Тактические преимущества внедрения корпоративных систем управления электронными документами предприятия

Рис. 6.2-6. Тактические преимущества внедрения корпоративных систем управления электронными документами предприятия

Эксперты фирмы Siemens Business Services утверждают, что 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов; 6% документов безвозвратно теряются; до 20 раз копируется каждый внутренний документ; на 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота; на 80% ниже стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении с бумажными.

Внедрение информационной системы управления документами предприятия на базе Lotus Notes Domino.Doc позволяет экономить до 330 дол. в год в расчете на одного сотрудника, при стоимости рабочего места Domino.Doc около 140 дол. (при расчете на 100 сотрудников) получают двукратную окупаемость лицензий на технологию в течение года. При использовании имеющихся в Domino.Doc механизмов раздельного редактирования, контроля версий и процесса согласования и утверждения документов экономится около 40% времени сотрудников предприятия.

К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах предприятия (рис. 6.2-7), например с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих процессах, или с улучшениями качества работы, принятия решений, обслуживания, если речь идет о вспомогательных процессах. По самой своей природе эти преимущества труднее измеряются. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы: средний уровень достигаемых преимуществ (средний уровень сложности) и высокий уровень достигаемых преимуществ (высокий уровень сложности).

Стратегические преимущества от внедрения корпоративных информационных систем управления документами

Рис. 6.2-7. Стратегические преимущества от внедрения корпоративных информационных систем управления документами

Например, первые пользователи корпоративных информационных систем управления документами на базе Lotus Notes Domino.Doc, получили следующие результаты: на 10% уменьшение стоимости инженерной разработки продуктов или услуг; на 20% уменьшение времени цикла разработки; на 30% уменьшение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге; на 40% уменьшение изменений в продуктах или услугах.

Системы управления знаниями рассматриваются как ближайшая перспектива развития корпоративных систем управления документами. Упрощенное понимание управления знаниями приведено на рис. 6.2-8.

Формула, реализуемая в системе управления знаниями

Рис. 6.2-8. Формула, реализуемая в системе управления знаниями

Решения по управлению знаниями подразумевают наличие продуктов, которые обеспечивают поиск нужных людей, предоставление им общедоступного виртуального пространства (места), и обеспечивают управление фактами, которые эти люди ищут или создают.

Таким образом, корпоративные технологии управления документами на предприятии поддерживают эффективные средства работы с информацией, включая автоматизацию процессов, а также возможности совместной работы людей с документами. В этом смысле они являются важной, но не единственной компонентой реализации концепции управления знаниями.

Управление документами и управление знаниями с "технологической" точки зрения показано на рис. 6.2-9.

Направления развития технологий управления документами и знаниями

Рис. 6.2-9. Направления развития технологий управления документами и знаниями

Компания IDC в ходе своего исследования на основе опроса корпоративных менеджеров выявила, что следующие технологии считаются наиболее важными в контексте проектов по управлению знаниями (по мере убывания важности): передача сообщений, электронная почта; управление документами; средства поиска; корпоративные информационные порталы; хранилища данных; средства коллективной работы; workflow-технологии; тренинг через Web.

Таким образом, информационные системы управления документами являются частью более обширной концепции управления знаниями.

Управление знаниями, по определению, влечет за собой систематическое усиление роли как информации, так и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес-целей (рис. 6.2-10): инновации, компетентность, эффективность, скорость реагирования.

Бизнес цели управления знаниями

Рис. 6.2-10. Бизнес цели управления знаниями

Документы являются контейнерами, которые заключают в себе значительную часть знаний организации и в целом представляют собой один из самых значимых ее активов. Однако только управление документами обеспечивает эффективное использование знаний и опыта. Документы могут не только ответить на вопрос "что мы знаем?" но так же и на вопрос "кто это знает?".

Эффективная система управления документами предприятия легко может быть расширена для того, чтобы служить платформой для вертикальных приложений, направленных на удовлетворение специфических бизнес-требований его клиентов.

< Лекция 5 || Лекция 6: 123 || Лекция 7 >
валентина петрашева
валентина петрашева
rozybayev kemal
rozybayev kemal