Методические основы создания информационных систем и технологий в управлении предприятием

5.5. Методические принципы совершенствования управления предприятием на основе информационных технологий

В условиях информационной экономики совершенствование системы управления предприятием должно базироваться на внедрении эффективных процессов и технологий, связи с глобальными информационными рынками, синхронизации процессов поставщик - потребитель на основе использования современных ИТ и, как следствие, устранить бизнес-процессы, не создающие добавленной стоимости. Таким образом, целью внедрения ИТ является достижение динамичного управления бизнесом в условиях непрерывно изменяющейся конкурентной среды.

Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании, организации, принятии управленческих решений и контроле за их выполнением.

Основные направления реорганизации структур управления в условиях информационной экономики сводятся к их децентрализации с целью достижения гибкости, адаптации (приспособления) к меняющимся условиям внешней среды, выравнивания. Основными критериями оптимизации организационных структур на основе ИТ являются такие характеристики, как скорость принятия решений, гибкость, сложность, надежность, способность к быстрой интеграции, решительность. В целом процесс совершенствования системы управления предприятием на основе ИТ может быть сведен к процессам глобальной интеграции как внутри фирменной сети поставщиков, так и в связи элементов сети поставщик - потребитель, т. е. ИТ должны обеспечить трансформацию корпоративных структур в сетевые структуры. Сетевые структуры должны легко встраиваться в виртуальную цепочку поставщик - потребитель, входить в деловые альянсы и выходить из них.

На основе исследования данной проблемы в экономической литературе следует выделять две стратегии внедрения ИТ в систему управления предприятия:

1. ИТ приспосабливаются к организационной структуре и осуществляют локальную модернизацию сложившихся процессов управления (реинжиниринг), коммуникация не развивается, выполняется автоматизация рабочих мест менеджеров, происходит слияние процессов сбора информации (физический поток информации) с функцией принятия решения (информационный поток решений). Например, ERP и CRM-технологии.
2. Организационная структура трансформируется с целью овладения моделями электронного бизнеса В2В и В2С, основой стратегии является разработка и развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимодействий. В этой ситуации ИТ обеспечивают, кроме реализации стандартных функций на основе систем ERP и CRM, обмен информацией (электронными данными) на основе системы EDI, проведение электронных торгов, формирование единой цепочки поставщик - потребитель, систему электронных платежей Internet-banking и др.

Таким образом, ИТ являются мощным инструментом организационных изменений, позволяющим предприятию изменять свою структуру, коммуникации, продукты и услуги и др. В таблице 5.5-1 приведены возможные организационные изменения под воздействием ИТ. В зависимости от степени вхождения в глобальное информационное пространство можно выделить следующие виды ИТ: глобальные сети; сети предприятий; распределенное вычисление; переносное вычисление.

В западных странах внедрение ИТ в основном осуществляется по второй стратегии, в России чаще реализуется первая стратегия ИТ, но простое уменьшение размеров компании, сокращение численности персонала не приводит к существенному увеличению экономической эффективности ее деятельности. Традиционные способы управления предприятием опираются на узкую функциональную специализацию, требующую увеличения как числа уровней управления, так и усилий по их координации. Необходимо искать и использовать новые организационные структуры управления, радикально отличающиеся от традиционных.

В основе построения и взаимодействия "новых" компаний, функционирующих в условиях информационной экономики, лежит не узкая функциональная специализация, а интеграционные процессы в управленческой деятельности, обеспечивающие взаимодействие не только по вертикали, но и по горизонтали - между сотрудниками различных подразделений одного уровня иерархии. Эти процессы порождают новые структуры, характеризующие предприятия "без внутренних перегородок", предприятия "без границ".

Новые корпоративные модели управления базируются на расширении связей между потребителями, поставщиками и конкурентами, применяют современные информационно-коммуникационные технологии, автоматизированные системы производства и управления, современную вычислительную технику. Такой подход к построению систем управления преобразует предприятия из закрытых систем, использующих такие традиционные структуры управления, как бюрократические, иерархические и механистические, в открытые, основанные на сетевых методах управления.

В зависимости от этапа организационной зрелости компании различна степень использования информации и информационных технологий в бизнес-процессах. Развитие невозможно без организации целевого управления и эффективного использования всех ресурсов организации.

Если проследить жизненный цикл любой организации, то можно заметить, что в своем развитии она проходит несколько фаз: от слаборазвитой и слабоорганизованной структуры до эффективной системы, которая характеризуется правильным подходом к управлению ресурсами организации и процессами, протекающими в ней.

Используя подходы, разработанные институтом Карнеги -Меллона, можно составить классификацию фаз развития и существования компании в зависимости от того, как она обрабатывает и использует информацию в процессе своей деятельности.

В основу этой классификации положены требования к организации бизнес-процессов, определяемые степенью целевого управления. Уровни управления различаются наличием целевой функции и степенью использования информации, накапливаемой в компании. Выделены следующие уровни развития системы управления предприятием: начальный, повторяемый, фиксированный управляемый, оптимизируемый.

Анализ уровней развития систем управления приведен относительно двух особенностей: характеристики бизнес-процессов и информационных потоков, взаимодействующих между собой. Развитие информационных потоков на основе внедрения ИТ обусловливает совершенствование функции планирования (переход к стратегическому планированию не на показателях прошлых лет, а на прогнозах будущего развития), принятие решений основывается на мониторинге мнений покупателей и общих тенденциях развития (ИТ).

В научных публикациях существует достаточное количество моделей взаимодействия развития систем управления и использования информационных технологий. Так, например, в литературе приводятся модели Нолана, Эрла, Бхабута, Хиршхайма. Общими для этих моделей является выделение в основном трех этапов в развитии информационных технологий: сначала предприятие планирует ИТ для получения текущей информации о состоянии бизнеса, затем развитие и становление ИТ связано с поддержкой процессов принятия решений, и в конце своего развития ИТ ориентированы на стратегическое планирование конкурентного преимущества, адаптацию к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды, мониторингу спроса и др.

Исходя из вышеизложенного можно выделить следующие направления совершенствования систем управления на основе ИТ:

• трансформация организационной структуры предприятия;
• внедрение стратегического планирования на основе прогнозов будущего состояния национальных, международных, глобальных рынков;
• децентрализация управления;
• мотивация персонала ростом личной компетентности.

Основными методическими принципами модификации компаний и структур управления ими на основе ИТ являются:

1. Информационная интеграция, освоение интегрированных моделей управления (Integrated Management/Information Technology - IM/IT).
2. Трансформация организационных структур предприятий из пирамидальных в плоские, с минимальным числом уровней между высшим руководством и непосредственными исполнителями, так как управление по горизонтали более действенно, чем по вертикали.
3. Сокращение числа иерархических уровней, более предпочтительными являются не крупные централизованные компании, а ряд мелких с гибкими специализированными формами труда, сети компаний.
4. Сетевые формы связи, между самой компанией и другими предприятиями, например, путем создания внутренних рынков.
5. Инновационная деятельность, создание в рамках крупных компаний инновационных венчурных фирм, ориентированных на производство и самостоятельное продвижение на рынках новых изделий и технологий (бренд-компаний).
6. Стандартизация бизнес-процессов, продуктов, услуг, учета и отчетности и др., уход от узкой функциональной специализации в содержании и характере самой управленческой деятельности, в стиле управления.
7. Децентрализации функций управления, прежде всего производственных и сбытовых. С этой целью в рамках компаний создаются полуавтономные или автономные отделения, стратегические бизнес-единицы, полностью отвечающие за прибыли и убытки.
8. Бенчмаркинг (освоение стратегии "от лучшего к лучшему и великому").
9. Повышение компетентности персонала.

Реализация приведенных выше принципов требует организации единого информационного пространства, которое способствовало бы информационному взаимодействию субъектов, участвующих в производстве однотипных продуктов.

Рассмотрим следующие организационные принципы построения системы ИТ.

1. Развитие ИТ определяется потребностями основной деятельности компании, а не технологическими новшествами.

Назначение руководителей бизнес-подразделений ответственными за ИС означает, что ИТ-отдел поддерживает новые разработки и отвечает за организацию экономичной инфраструктуры. Руководство, со своей стороны, должно обладать достаточными знаниями, чтобы поддерживать конструктивный диалог со своим ИТ-отделом. Это означает, что сотрудники ИТ-отдела должны использовать бизнес-терминологию, а не технический жаргон. Благодаря этому руководители ИТ-отделов и бизнес-подразделений смогут оценивать эффективность предлагаемых решений и совместно проводить необходимую корректировку в случае неудач.

2. Финансирование решений в области ИТ принимаются исходя из их финансовой выгоды.

"Мудрые" компании избегают крупных единовременных капиталовложений, предпочитая постоянно обновлять свои системы и ежегодно инвестировать средства в их совершенствование на регулярной основе.

3. Информационная система имеет простую и гибкую структуру.

"Мудрые" компании обеспечивают простоту и гибкость своей технологической среды за счет жесткого определения стандартов архитектуры и глубокого анализа реальных плюсов и минусов в каждом конкретном случае отклонения от этих стандартов. Им удается сохранить простоту системы благодаря сокращению числа используемых технологий и платформ, а также благодаря построению гибких и простых в реализации архитектур. При построении ИС учитываются и коммерческие аспекты, а именно: какие стандарты приняты в отрасли и насколько гарантирована поддержка данных технологий в будущем, так как поддержание морально устаревшей системы обходится чрезвычайно дорого.

4. Разработки начинают приносить пользу практически с момента внедрения.

"Мудрые" компании используют везде, где только возможно, стандартное программное обеспечение и вносят минимальные изменения в программы, предпочитая вместо этого рационализировать свои процессы. Золотое правило: программное обеспечение стоит модифицировать только в том случае, если в первый же год инвестиции в разработку окупятся в четырехкратном размере. Только при таком соотношении будут покрыты предстоящие расходы, связанные с поддержанием нестандартных программ.

5. Проводятся планомерные улучшения производительности системы.

Большинство "мудрых" компаний оценивает производительность информационных центров и глобальных сетей по эталонным тестам.

6. ИТ-отдел хорошо разбирается в бизнесе, а бизнес-подразделения - в информационных технологиях.

Бизнес-подразделения и ИТ-отдел должны совместно работать над принятием решений в области информатизации, чтобы обеспечить их обоснованность. Для этого сотрудники компании должны иметь базовые знания в области ИТ, а специалисты ИТ-отдела - знания об основной деятельности компании. В "мудрых" организациях структура ИТ-отделов проста. Небольшое число сотрудников занимается поддержкой, а основной упор сделан на производительность. Эти организации понимают, что они не могут держать специалистов по всем направлениям, которые им могут понадобиться, и имеют только тех, потребность в которых особенно значительна или важна, а за другими услугами обращаются к внешним организациям.

Таким образом, нами установлено, что основные направления реорганизации структур управления в условиях информационной экономики сводятся к их децентрализации с целью достижения гибкости, адаптации (приспособления) к меняющимся условиям внешней среды, выравнивания.

Основными критериями оптимизации организационных структур на основе ИТ являются такие характеристики, как скорость принятия решений, гибкость, сложность, надежность, способность к быстрой интеграции, решительность. В целом процесс совершенствования системы управления предприятием на основе ИКТ может быть сведен к процессам глобальной интеграции как внутри фирменной сети поставщиков, так и в связи элементов сети поставщик - потребитель, т. е. ИКТ должны обеспечить трансформацию корпоративных структур в сетевые структуры. В свою очередь, сетевые структуры должны легко встраиваться в виртуальную цепочку поставщик - потребитель, входить в деловые альянсы и выходить из них.

Внедрение ИТ в систему управления предприятия можно осуществлять, реализуя две стратегии: ИТ приспосабливаются к организационной структуре предприятия и осуществляют локальную модернизацию процессов управления (реинжениринг); организационная структура предприятия трансформируется с целью овладения моделями ведения электронного бизнеса В2В и В2С. На российских предприятиях реализуется первый подход, на зарубежных - второй.

При рассмотрении модели развития систем управления и их взаимодействия на базе ИКТ нами установлено, что общим для используемых моделей является выделение трех этапов в развитии ИТ: 1) ИТ применяются для получения текущей информации о состоянии бизнеса; 2) ИТ используются для поддержки процессов принятия решений; 3) ИТ ориентированы на стратегическое планирование конкурентного преимущества, адаптацию к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды, мониторингу спроса и т. д.

Анализ процессов становления и развития структур управления предприятий позволил выявить девять методических принципов модификации компаний и их структур управления на основе ИТ и сформулировать шесть организационных принципов (правил) построения систем ИТ.