Планирование и организация собраний

Автоматическая отправка ответов на запросы о собрании

Вы можете настроить Outlook на автоматическую отправку ответов на запросы о собраниях. Outlook будет обрабатывать запросы о собраниях и отказы, отвечая на запросы, добавляя новые собрания в ваш календарь и удаляя отмененные собрания из календаря. Если вы выберите соответствующую опцию, Outlook будет автоматически отклонять запросы, конфликтующие с существующими записями в вашем календаре. Вы также можете включить автоматическое отклонение всех запросов о повторяющихся собраниях.

1. В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).
2. На вкладке Настройки (Preferences) нажмите кнопку Параметры календаря (Calendar Options) и затем нажмите кнопку Управление ресурсами (Resource Scheduling). Появится диалоговое окно Управление ресурсами (Resource Scheduling).
3. Отметьте опцию Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы (Automatically accept meeting requests and process cancellations).
4. Отметьте, если хотите, опции Автоматически отклонять конфликтующие предложения (Automatically decline conflicting meeting requests) и Автоматически отклонять повторяющиеся приглашения (Automatically decline recurring meeting requests) и нажмите OK.
5. Нажмите OK в диалоговом окне Параметры календаря (Calendar Options), затем нажмите OK в диалоговом окне Параметры (Options).

Обновление и отклонение запросов о собраниях

Расписание на последующие дни может меняться ежедневно. Поэтому желательно, чтобы время, на которое запланированы собрания, было гибким. В Outlook можно быстро обновить или удалить информацию о собраниях согласно изменениям в распорядке вашего рабочего времени. Например, вам стало известно, что один из обязательных участников собрания не сможет присутствовать на нем, т.к. в это время у него не будет свободного времени. В этом случае вы можете изменить дату или время собрания, или вовсе отменить его. Вы также можете добавлять участников или удалять их из списка участников собрания.

В этом упражнении вы будете переназначать собрание, вносить изменения в список участников собрания и отменять собрание.

1. В панели Outlook щелкните на значке Календарь (Calendar). Отобразится календарь.
2. Щелкните в календарике на дате 17 июня 2002 года - дате собрания "План демонстрации".
   

   
   
3. Дважды щелкните на собрании "План демонстрации". Появится форма собрания "План демонстрации".
4. Откройте вкладку Планирование (Scheduling) и в области сведений о занятости перейдите к следующему рабочему дню.
5. Щелкните на ячейке 11:00 (11:00 A.M.) и перетащите правую границу закрашенной области на 12:00 (12:00 P.M.), чтобы увеличить длительность собрания до 1 часа. Время начала и время окончания изменятся согласно внесенным в расписание коррективам.
6. Нажмите кнопку Другие (Add Others) и выберите в списке Добавить из адресной книги (Add from Address Book). Появится диалоговое окно Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources).
7. В поле Необязательный (Optional) выберите Catherine Turner и нажмите клавишу (Del). Catherine Turner будет удалена из списка необязательных присутствующих.
   Совет. Если вы работаете с реально имеющим место собранием и используете имена ваших сотрудников, выберите одного из ваших сотрудников и удалите его. Вы в любой момент можете вернуть вашего сотрудника в список участвующих в собрании.
8. Нажмите OK. Диалоговое окно Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources) закроется. Форма собрания "План демонстрации" отобразит внесенные вами изменения в списки участников.
   

   
   
9. На панели инструментов нажмите кнопку Отправить (Send Update). Обновленная форма собрания будет отправлена.
10. Щелкните в календарике на следующем рабочем дне. Отобразится расписание на следующий рабочий день, включая измененное собрание "План демонстрации".
11. Дважды щелкните на собрании "План демонстрации". Появится форма собрания "План демонстрации".
12. Откройте вкладку Отслеживание (Tracking). Вкладка Отслеживание (Tracking) отображает ответы, полученные от всех участников. Если вы используете в этом упражнении учебные файлы, эта вкладка не будет отображать ответы на запрос о собрании, т.к. участники являются вымышленными лицами.
    

    
    
13. В меню Действия (Actions) выберите Отменить собрание (Cancel Meeting).

    Появится окно сообщения, предлагающее вам отправить участникам предупреждение об отмене собрания.
14. Убедившись, что отмечена опция Отправить уведомление об отмене и удалить собрание (Send cancellation and delete meeting), нажмите OK.
15. Откройте вкладку Встреча (Appointment).

    Форма собрания "План демонстрации" обновится, показывая, что собрание было отменено.

    

    
    
16. На панели инструментов нажмите кнопку Отправить (Send). Уведомление об отмене собрания будет отправлено всем оставшимся участникам (Kim Yoshida). Форма собрания закроется, и собрание будет удалено из вашего календаря.
    Совет. Вы можете быстро отправить новое электронное сообщение всем участникам того или иного собрания. Просто откройте собрание и выберите в меню Действия (Actions) пункт Создать сообщение частникам (New Message to Attendees). (Эта опция доступна только в том случае, если участники собрания уже приглашены.)