Варианты домашних заданий

20.1. Требования к выполнению домашнего задания

На основании результатов обследования компании получены текстовые описания бизнес процессов. Требуется спроектировать ИС по одному из вариантов. Проектные документы должны содержать:

1. Текстовое описание бизнес-процесса
2. Таблицу операций и таблицу документов по бизнес-процессу, составленных на основании текстового описания. Форма таблиц приведена ниже.

   Таблица 20.1. Операции по бизнес-процессу "Название бизнес-процесса"

   Операция	Исполнитель	Как часто	Входящие документы (документы-основания)	Исходящий документ (составляемый документ)

   Таблица 20.2. Описание документов "Название бизнес-процесса"

   Составляемый документ (исходящий документ)	Операция	Кто составляет (исполнитель)	Как часто	Документы-основания (входящие документы)
3. Диаграммы бизнес-процесса "как есть" и "как должно быть" (учитываются пожелания специалистов по изменению бизнес-процессов) с обоснованием выбора вида диаграммы и инструмента моделирования.

20.2. Описание бизнес-процесса "План закупок, отгрузок поставщиков"

В процессе планирования можно выделить две составляющие - стратегическое планирование на сезон (1 год), среднесрочное планирование с учетом ежемесячных фактических продаж (корректировка плана продаж за 2 месяца на месяц) и понедельное оперативное планирование отгрузок.

Исходными данными для планирования являются коэффициенты распределения продаж, которые рассчитывает отдел маркетинга, а также суммовой план продаж на год, получаемый из отдела продаж. Начальником отдела закупок осуществляется составление следующих планов:

• План продаж на год помесячный
• План продаж понедельный
• План отгрузок от поставщиков на год
• План закупок на год

В ходе текущей работы производится корректировка планов. Корректировка планов на месяц осуществляется при изменении плана продаж. Корректировка месячного плана происходит за 2 месяца вперед. Необходимость в корректировке недельного плана возникает при отклонении фактических отгрузок от поставщиков, продаж от плановых по итогам недели, а также при изменении оперативного плана продаж. При корректировке недельного плана предусматривается использование страхового запаса на складе и сведения о товарах в пути. Допускается отгрузка товара из страхового запаса склада.

Ежегодно проводится составление планов по следующей схеме.

Отдел маркетинга на основании статистики продаж за три года и кривых спроса производит расчет коэффициентов распределения продаж и составляет документ "Таблица коэффициентов распределения продаж".

Отдел продаж разрабатывает проект плана продаж и составляет документ "Проект плана продаж на один год"

Начальник отдела закупок на основании документов "Проект плана продаж на один год" и "Таблица коэффициентов распределения продаж" производит разбивку плана продаж помесячно и составляет документ "План продаж на один год помесячно".

Начальник отдела закупок на основании документа "План продаж на один год помесячно" производит разбивку плана продаж по неделям и составляет документ "План продаж понедельно".

Начальник отдела закупок на основании документа "План продаж понедельно" составляет план поставок (отгрузок) и составляет документ "План поставок (отгрузок) на один год".

Ежемесячно проводится корректировка плана по следующей схеме.

Отдел продаж на основании документа "План продаж на один год помесячно" проводит анализ фактических продаж за месяц, сопоставляет план с фактом и составляет документы "Откорректированный план продаж" и "Прогноз продаж на месяц" и направляет эти документы начальнику отдела закупок.

Начальник отдела закупок на основании полученных документов "Откорректированный план продаж" и "Прогноз продаж на месяц" проводит анализ откорректированного плана продаж, сопоставление прогноза продаж с фактическими возможностями поставок, вносит корректировку в план и готовит документы "плана продаж на месяц" и "Новая редакция общего плана продаж на год"

Понедельное планирование проводится по следующей схеме.

Менеджер отдела закупок производит выборку фактических данных по отгрузкам поставщиков из БД "1С - закупки", "1С - продажи" и введение этих данных в таблицу Excel "Планирование отгрузок на неделю". Результат работы - документ "Проект плана отгрузок на неделю".

Начальник на основании Проекта плана отгрузок на неделю проводит анализ этого плана и составляет документ "Указания по доработке плана".

Менеджер отдела закупок в основании соответствии с Указаниями начальника отдела закупок проводит корректировку плана отгрузок на неделю в готовит документ "Проект плана отгрузок поставщиков на неделю".

Начальник отдела закупок направляет документ "Проект плана отгрузок поставщиков на неделю" начальнику отдела продаж для его анализа.

Начальник отдела закупок и начальник отдела продаж проводят согласование проекта плана отгрузок на наделю с прогнозом продаж. После согласования начальник отдела закупок направляет план отгрузок на неделю менеджерам отдела закупок.

Пожелания к изменению бизнес-процесса "Планирование закупок, отгрузок поставщиков"

• Автоматически корректировать понедельнное планирование на основании фактических данных продаж.
• Иметь прогнозные данные по складу на каждую неделю.
• Планировать страховой запас в зависимости от сезонности.
• Панировать дату поступления и количество ТМЦ.
• Автоматически формировать отчет по фактическим отгрузкам поставщиков, который будет доступен для руководителя, менеджеров отдела закупок и отделу продаж.

20.3. Описание бизнес-процесса - "Производство собственное"

Производство собственное заключается в фасовке круп.

Бизнес-процесс выглядит следующим образом.

Еженедельно проводится планирование объема выпуска готовой продукции по следующей схеме:

1. Руководитель отдела продаж на основании документов об остатках сырья и готовой продукции составляет проекта плана продаж.
2. Руководитель проекта на основании:
   • проекта плана продаж на неделю осуществляет анализ проекта плана продаж на 1 неделю;
   • плана продаж на месяц сырья осуществляет анализ плана продаж на 1 месяц;
   • почасовой нормы производства и графика работы производства проводит анализ производственных мощностей;
   • графика прихода сырья вносит изменения в проект продаж на неделю и отправляет откорректированный проект плана руководителю отдела продаж на согласование.
3. Руководитель проекта и руководитель отдела продаж согласовывают внесенные изменения в проект плана и составляют план выпуска готовой продукции на неделю.
4. План выпуска готовой продукции направляется начальнику производства и начальнику смены.

Еженедельно проводится передача сырья и комплектующих со склада по следующей схеме:

1. Начальник смены на основании плана выпуска готовой продукции на неделю оформляет требование-накладную.
2. Менеджер по качеству на основании требования-накладной производит подбор партии сырья и делает запись в журнале "Анализ качества сырья".
3. Кладовщик на основании требования-накладной производит отгрузку партии сырья и комплектующих и подписывает требование-накладную.
4. Начальник смены на основании требования-накладной с подписью кладовщика осуществляет приемку сырья и комплектующих и ставит свою подпить на требовании-накладной.

Еженедельно происходит передача готовой продукции из цеха на склад и ее оприходование.

1. Начальник смены направляет документы кладовщику и финансовому менеджеру. Кладовщику - накладную на передачу готовой продукции и накладную на возврат сырья и комплектующих. Финансовому менеджеру - Форму учета выпускаемой продукции, Акт на списание, Накладную на передачу готовой продукции, Накладную на возврат сырья и комплектующих, требование-накладную.
2. Кладовщик на основании присланных документов проводит приемку по количеству и ставит на них свою подпись и заносит соответствующую информацию в карточку складского учета.
3. Финансовый менеджер на основании присланных документов вводит данные в базу "1С".
4. Отдел выписки на основании полученных документов вводит соответствующие данные в базу данных "1С", формирует приходную накладную и направляет ее кладовщику на хранение.
5. Финансовый менеджер на основании формы учета выпускаемой продукции, акта на списание, накладной на передачу готовой продукции, накладной на возврат сырья и комплектующих, требования-накладной формирует в "1С" отчет об остатках сырья и комплектующих на складе и в цехе.

Пожелания к изменению бизнес-процессаБ.

Пожеланий к изменению бизнес-процесса нет.

20.4. Описание бизнес-процесса "Закупка сырья и комплектующих в соответствии с планом"

Доставка сырья и комплектующих может осуществляться транспортом поставщика и самовывозом. Груз может быть доставлен вагонами ж/д и автотранспортом. При приемке сырье проверяется на соответствие качеству и технологическим нормам производства. Ниже приведена детализация бизнес-процесса "Закупка сырья и комплектующих в соответствии с планом".

Ежегодно проводится процесс планирования закупок по схеме:

1. Руководитель проекта ежегодно проводит:
   • анализ тенденций рынка и строит прогнозы цен на сырье на год;
   • анализ возможностей производства;
   • анализ продаж прошлых лет и разрабатывает документ "Анализ реализации за год".
2. Начальник отдела продаж ежегодно на основании прогноза цен на сырье на год и документа "Возможности производства на год" разрабатывает "План продаж на год" (объем продаж в суммовом исчислении).
3. Руководитель проекта ежегодно на основании документов "План продаж на год" и "Анализ реализации за год" осуществляет разбиение плана продаж по месяцам и ассортименту и составляет "План продаж с разбиением по месяцам и ассортименту".

По мере необходимости проводится заключение договоров на поставку сырья и комплектующих по схеме:

1. Руководитель проекта готовит проекты договоров на поставку сырья. В основе проекта договора может быть типовой договор, договор поставщика и Положение о порядке заключения договоров.
2. Подготовленный проект договора направляется для согласования сначала юристу компании, затем в бухгалтерию.
3. После внесения необходимых поправок договор на поставку направляется на утверждение Генеральному директору.
4. Утвержденный договор обязательно регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации договоров.
5. Руководитель проекта направляет Утвержденный договор по факсу поставщику.

Процесс размещения заказа реализуется по схеме:

1. На первом этапе работы осуществляется поиск оптимальной сделки. При этом анализируются товарные запасы у поставщиков, цены, качество продукции, сезонные колебания, время доставки.
2. Если сделка такова, что превышается норма запаса и норма риска, подготавливается служебная записка, которая направляется на утверждение руководителю компании. (частота операции - 1раз в неделю)
3. Утвержденная или отклоненная служебная записка пересылается руководителю проекта. (частота операции - 1раз в неделю)
4. Руководителем проекта составляет спецификацию к договору.
5. Менеджер отдела на основании спецификации к договору оформляет проект заказа.
6. Руководителем проекта осуществляет контроль правильности оформления спецификации к договору.
7. Спецификация к договору регистрируется в бухгалтерии (запись в журнале) и направляется поставщику.
8. Руководитель проекта ежедневно отслеживает исполнение договора поставки - отгрузки.

Доставка товара происходит по схеме:

1. Руководитель проекта ежедневно анализирует маршрут доставки.
2. Менеджер отдела направляет в транспортный отдел Договор, ТТН, счет-фактура, доверенность, комплект сертификатов, схема проезда, заявка.
3. Менеджер отдела 3-5 раз в день на основании спецификации к договору создает упаковочный лист, накладную на разгрузку и направляет документы кладовщику через исполнительного директора или начальника транспортного отдела.

При прибытии товара осуществляется его приемка по количеству и качеству, которая проводится по схеме:

1. Кладовщик 3-5 раз в день на основании упаковочного листа и накладной на разгрузку сопоставляет прибывший груз, после чего приглашает менеджера по качеству для отбора образцов для анализа.
2. Менеджер по качеству 3-5 раз в день на основании сертификации соответствия и качества отбирает образцы и создает акт отбора образцов (делает запись в журнале), проверяет сертификаты, осуществляет анализ образцов и создает Акт несоответствия в случае браковки.
3. Если прибывшее сырье удовлетворяет качеству, то далее образцы проверяются на соответствие технологии изготовления готовой продукции. Эту работу проделывает мастер смены 3-5 раз в день.
4. Если сырье не соответствует критериям качества и параметрам технологического процесса руководитель проекта принимает решение. При больших отклонениях от норм, некондиционное сырье возвращается поставщику, в этом случае менеджером по качеству создается документ Претензии и Акт несоответствия качеству. Претензии и Акт несоответствия качеству направляются на утверждение генеральному директору и затем поставщику.

Процесс приходования товара выполняется по схеме:

1. Руководитель проекта сопоставляет сведения о поступившем товаре по товарно-транспортным документам поставщика и упаковочному листу. Затем идет процесс согласования с поставщиком, процесс обработки недовложений, некондиции.
2. Руководитель проекта на основании упаковочного листа вносит сведения о приходе ТМЦ в базу данных "1С", рассчитывает себестоимость, и направляет документы в финансовую службу.
3. Менеджер по проекту подбирает документы для бухгалтерии. В состав пакета входят Приложение к договору, товарная накладная, счет-фактура, ж/д накладная. После проверки пакета документов руководителем проекта, они передаются в бухгалтерию.
4. Бухгалтерия на основании полученных документов оприходует ТМЦ, внося запись в базу "1С".

Пожелания к изменению бизнес-процесса нет.