Управление персоналом на предприятиях и в организациях

Создание нормальных условий работы

Если менеджер не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям его рабочего времени и подчиненных, лишнему перенапряжению и в конечном счете скажется на качестве управления.

Менеджер, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда менеджер не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива могут оказаться напрасными.

Можно выделить следующие особенности труда менеджера:

1. менеджер активно участвует в организации производства;
2. работа менеджера в основном умственная;
3. ненормированный рабочий день;
4. повышенные нервно-психические усилия, связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;
5. труд менеджеров не поддается количественному учету.

Менеджер - это человек, который действует в реальных условиях, и на него оказывают влияние многие факторы. В целом факторы, оказывающие влияние на работу менеджера, следующие:

1. психологические - нематериальные факторы, помогающие менеджеру работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К таким факторам относятся эстетика рабочего места; удовлетворенность работой; социальный статус и др.;
2. окружающая среда - человек как живой организм подвержен воздействию внешней среды, которая оказывает существенное влияние. К таким факторам относятся температура окружающего воздуха; окружающий звук; освещенность рабочего места и др.;
3. норма управляемости - необходимо точно определить, со сколькими подчиненными менеджер будет непосредственно взаимодействовать.

Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность менеджера, а значит, должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не по отдельности. Сложность здесь в том, что невозможно в большинстве случаев сразу оценить влияние каждого фактора на работу менеджера. Это, бесспорно, усложняет процесс эффективной организации работы менеджера.

Целью планирования организации работы менеджера является повышение ее эффективности при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде следующей схемы:

увеличить изображение

Рабочее место менеджера - рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть времени. От того, как оборудован кабинет, зависит работа менеджера.

При рассмотрении организации рабочего места необходимо учитывать следующие моменты.

1. Внутренний объем и форма кабинета. Рабочий кабинет менеджера не просто место, где он непосредственно работает, но и, как правило, место проведения планерок, собраний, совещаний.
2. Мебель. Необходимы рациональная планировка и компоновка мебели, обеспечение телефоном, компьютером и другим оборудованием.
3. Санитарно-гигиенические условия работы - это температура помещения (20-22 0С), влажность (60-90%), освещенность (300 люкс). Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для ослабления солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место менеджера. Вторая зона - место проведения совещаний, планерок, презентаций товаров и других мероприятий. Третья зона - отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно-два комфортабельных кресла. Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, в совещаниях и планерках принимают участие 5-7 человек, должно оставаться два свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем. Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха менеджера.

Документы и корреспонденция в зависимости от источника делятся на входящие и исходящие.

Исходящий документ является своеобразной визитной карточкой организации. Поэтому все документы и вся корреспонденция должны быть составлены и написаны стилистически и орфографически грамотно. С входящими документами работает секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит регистрация поступающей корреспонденции, сортировка, отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции. Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Телефон - важное средство эффективности управленческой работы, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. Телефонные переговоры занимают от 4 до 27% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает менеджеру правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на менеджера, если звонки предназначены ему. Это позволит сэкономить время менеджера.

Планерки могут проводиться ежедневно. Они, как правило, носят кратковременный характер (не более 15 минут). На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и фиксируются задачи текущего дня. Основные требования к выступлениям - краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и являются систематическими. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений по сложным вопросам и проблемам. От того, насколько эффективно проводится совещание, зависит качество принятых решений. Тщательно подготовленные совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию необходимо:

• четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
• определить, можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;
• тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
• заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
• заблаговременно послать приглашение участникам;
• выбрать помещение для заседаний (кабинет менеджера или специальную комнату) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;
• участникам совещания обдумать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Четкое планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать заранее, учитывая, что в зависимости от продолжительности совещания снижается работоспособность участников. Пик работоспособности наблюдается через 15-20 минут после начала совещания. Затем производительность постепенно снижается и через 1,5 часа почти полностью падает.

При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников отрицательно скажется на ходе совещания. Оптимальное количество - от 5 до 12 человек в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо оформлять протоколом совещания, в котором отражаются исполнители, их действия и другая информация.

Продолжительность рабочего дня менеджера строго не лимитирована, но все же ограничена, и ему необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14-15 часов.

Менеджер должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводится определенное время на выполнение каких-либо повторяющихся действий в течение дня. Например: проведение совещания в 9.00 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13.00 до 14.00 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Менеджер должен постоянно контролировать выполнение запланированных задач, а также вести анализ использования рабочего времени и выявлять его потери. В результате менеджер лучше узнает самого себя и в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важных задач, достигнув высоких результатов.

Менеджер должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Хорошо выступить - это не просто изложить всю имеющуюся информацию, а овладеть вниманием слушателей и склонить их на свою сторону. Чтобы выступление было эффективным, к нему надо основательно подготовиться. Перечислим основные рекомендации, призванные помочь оратору.

1. Прежде всего, важно ответить на вопросы о значимости предстоящего выступления.
2. В соответствии с этим определяется цель выступления: чего оратор хочет достичь.
3. При подготовке к выступлению письменно излагаются в форме тезисов сведения о предмете выступления. Уже на этом этапе нужно убедиться, что у выступающего есть материал для выступления.
4. Нужно четко определить, на какие вопросы должно ответить выступление.
5. При сборе недостающих материалов для выступления нужно выбрать самое важное, используя для этого специальную литературу по теме выступления, справочные словари, журналы и другие источники справочного характера.
6. Все сложные моменты аргументации должны быть продуманы.
7. Подготовленный для выступления материал лучше разбить на части.
8. На основе собранного материала составляются тезисы речи с ключевой информацией, цитатами, определениями.
9. При отсутствии опыта публичных выступлений проводятся тренировки выступления.
10. Внимание должно быть сконцентрировано на основных вопросах содержания речи.
11. Завершение подготовки: изложение основной мысли выступления в виде тезисов; подготовка выводов; указание на нерешенные проблемы и пути их решения; апеллирование к слушателям (призыв к действиям, предостережение и др.).

Для проведения приемов и встреч лучше выделить определенные часы в течение рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14.00 и 16.00. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель по возможности должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим сотрудникам, отвечающим за вопросы, интересующие посетителей.

Для оптимального ведения беседы менеджер должен уметь активно слушать, уметь направить разговор в нужное русло, стараться говорить на уровне собеседника и др.

Чтобы ограничить время беседы (а значит, сэкономить время менеджера), необходимо сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать менеджеру свои пожелания или возможные варианты решения проблем.

При подготовке к посещению менеджер должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу, познакомиться со сложившейся там ситуацией.

Немаловажное значение имеет применение рационального режима труда и отдыха, обеспечение оптимального для конкретного вида управленческого труда соотношения продолжительности периодов работы и перерывов для отдыха. При установлении рационального режима должны учитываться степень уплотненности рабочего дня, напряженность умственного труда, санитарно-гигиенические условия труда и т.д.

Организация управленческого труда осуществляется на основе достижений науки и передового опыта с целью повышения его производительности. Организация труда предполагает как учет общих условий работы, так и тщательный учет особенностей работы каждой из групп работников управления.