Основы планирования

Основы планирования

Составляющие проектного плана

План проекта представляет собой модель, описывающую реальный проект в терминах задач, ресурсов, сроков, затрат.

Задача - деятельность, осуществляемая в рамках проекта, для достижения определенного результата. Задачи являются основными блоками, из которых строится любой проект, они представляют работу, которую нужно выполнить для достижения поставленной цели. Во всем проекте набор задач характеризуется их логической последовательностью, а каждая задача - длительностью и требованиями к ресурсам.

Проект, как правило, содержит большое количество задач, поэтому весь набор задач необходимо представить в виде укрупненных групп, логически связанных между собой. Так формируются суммарные задачи (фазы)

Суммарная задача – состоит из нескольких задач. Результат суммарной задачи обобщает (суммирует) результаты задач, входящих в нее. Суммарная задача может содержать в себе как задачи, так и другие суммарные задачи.

Веха – опорная точка, отмечающая важное событие в проекте и используемая для контроля выполнения проекта. Любая задача с нулевой длительностью автоматически отображается как веха. Однако имеется возможность отметить как веху любую задачу с произвольной длительностью. Как правило, веха используется для обозначения окончания основных этапов проекта.

Ресурсы – исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задачи.

Назначение – связь конкретной задачи с ресурсами, выделенными для ее выполнения.

Создание назначений, т.е. назначение ресурсов на задачи, помогает решить ряд проблем планирования:

• определить конкретных сотрудников, ответственных за выполнение задачи, этапа и т.д.;
• контролировать объем работы, произведенной сотрудниками или оборудованием, назначенными на задачу, или контролировать объем материалов, использованных для выполнения задачи;
• составлять более гибкое расписание задач;
• перераспределять ресурсы для оптимизации загрузки персонала (сотрудников) и оборудования;
• произвести расчет времени, необходимого для выполнения задач, стоимость использования ресурсов для выполнения задач, для выполнения всего проекта.

Трудозатраты – объем работ (в единицах рабочего времени) необходимый ресурсу (исполнителю) для выполнения задачи.

Длительность задачи – время, которое запланировано для работы над задачей.

Трудозатраты отличаются от длительности задачи. Ресурсу может потребоваться 24 часа на выполнение задачи, а длительность задачи – 8 часов. Это означает, что на выполнение данной задачи необходимо назначить не менее трех исполнителей.

После установления списка задач проекта, длительностей задач, необходимо указать, как задачи взаимосвязаны друг с другом, их логическую зависимость.

Зависимости и связи – определяют логику связи одной задачи с другой, показывая, как одна задача влияет на другую. Например, задача №2 начинается только тогда, когда закончится задача №1, или задача №1 и задача №2 начинаются обязательно в одно время.

Проектный треугольник

Проект существует для достижения определенного конкретного результата в рамках временных и бюджетных ограничений. Какое влияние оказывают ограничения на планирование проекта? Временные ограничения могут затрагивать дату начала проекта или дату его окончания, могут существовать временные ограничения на выполнение отдельных задач или привязка задач к конкретным датам; ограничения влияют на выделяемые для проекта ресурсы, на затраты; ограничением являются требования к уровню качества.

Такие важные параметры проекта как содержание проекта, время и стоимость связаны между собой. Изменение значения одного из них вызывает изменение значений двух других. Например, при увеличении объема работ увеличивается стоимость и (или) длительность. Совокупность указанных параметров называют тройным ограничением или проектным треугольником. Это одна из простых моделей, показывающая взаимозависимость характеристик проекта.

Тройное ограничение необходимо учитывать при согласовании разнообразных требований проекта. Качество исполнения проекта зависит от уравновешивания этих трех факторов. Проекты с высоким качеством организации дают требуемый продукт, услугу или результат, соответствующие содержанию проекта, в установленное время, в пределах установленного бюджета.