Организационная система информационно-логистического обеспечения управления ПКС

3.2. Организационно-экономическая модель функционирования информационно-логистической системы

В настоящем разделе разработан алгоритм организации информационно-логистической системы (ИЛС) на промышленном предприятии. Сформулированы принципы внедрения ИЛС на предприятии и предложен алгоритм внедрения ИЛС на промышленном предприятии. Описана функциональная модель процесса изменения организационной структуры при условии внедрения ИЛС на промышленном предприятии.

Для создания и внедрения ИЛС на конкретном промышленном предприятии с целью повышения организационно-экономической устойчивости предприятия на основании базовой организационно-функциональной схемы ИЛСП и рассмотренного метода организации ИЛСП (см. раздел 3.1) необходимо разработать комплексную организационно-экономическую модель процесса организации и внедрения ИЛСП, включающую следующие элементы:

1. Алгоритм организации ИЛС на промышленном предприятии.
2. Организационные принципы и алгоритм внедрения ИЛС на промышленном предприятии.
3. Функциональная модель в стандарте IDEF0 процесса изменения организационной структуры промышленного предприятия при условии внедрения на нем информационно-логистической системы.

Разработка алгоритма организации ИЛС на промышленном предприятии.Алгоритм организации ИЛСП - это последовательность действий по формированию организационно-функциональной структуры ИЛС для конкретного промышленного предприятия, структуры информационных потоков и информационных хранилищ.

На первом этапе анализируются ожидания потребителей продукции промышленного предприятия в отношении уровня логистического сервиса и уровня логистического сервиса, предоставляемого основными конкурентами промышленного предприятия на рынке. На этом этапе все контрагентыпотребители производимой продукции делятся на три категории:

• те, кто ранее являлся потребителем продукции предприятия и в настоящий момент отказался от совместной работы.
• те, кто в настоящий момент является потребителем продукции предприятия.
• те, кто ранее не взаимодействовал с предприятием, но являются потенциальными потребителями продукции.

По всем этим категориям определяются ожидаемые потребителем: номенклатура изделий, объем указанной номенклатуры, показатели качества изделия, срок поставки, схема отгрузки и ожидаемые дополнительные сервисные услуги. Также собираются указанные показатели, характерные для производственной деятельности основных конкурентов предприятия. На основе сравнительного анализа этих данных и другой маркетинговой информации, с учетом миссии и системы стратегических целей предприятия, формируется миссия и цель логистического управления.

После этого анализируются особенности жизненного цикла производимых изделий и определение последовательности необходимых базовых и элементарных логистических действий. Для каждого из выпускаемых базовых изделий изучаются с технологической и рациональной точек зрения процессы: маркетинговых исследований, проектирования, подготовки производства, снабжения, производства, сбыта, послепродажного обслуживания и утилизации, осуществляется их детализация до уровня функционирования элементарного материального потока. На основании полученной технологической схемы процессов производится формирование последовательности необходимых для производства продукции каждого вида базисных и элементарных логистических действий.

Далее разрабатываются информационно-функциональные модели процессов типовых элементарных логистических действий с определением входящих и выходящих материальных и информационных потоков, управляющих потоков, которые необходимо осуществлять на рассматриваемом предприятии. Из них формируется репозитарий или библиотека моделей. На данном этапе необходимо также определить круг исполнителей этих действий (подразделение, группа, уровень иерархии задействованных лиц, их должности по существующему штатному расписанию) и задействованных производственных мощностей (необходимые в соответствии с принятой на предприятии технологией оборудование, инструменты, расходуемые материалы), а также затратные характеристики каждого действия (статьи прямых затрат на осуществление конкретного логистического действия с необходимым уровнем детализации, позволяющим отличать затратные характеристики одного логистического действия от другого). Для осуществления каждого из элементарных логистических действий необходимо принять одно или несколько логистических решений - управленческих решений в области логистики, поэтому далее разрабатываются информационные модели типовых процессов принятия логистических решений, отражающие различные варианты постановки задач принятия логистических решений на промышленном предприятии, в том числе и модели принятия решений по ограничению допустимого множества альтернатив для конфликтующих процессов принятия решений. Полученные модели заносятся в репозитарий (библиотеку) информационных моделей процессов принятия логистических решений, в том числе и модели КППР. Из всех моделей выделяются те, которые описывают КППР, и строится набор информационных моделей, полностью отражающий типовые связки КППР, возможные на предприятии.

Далее разрабатывается и формируется библиотека различных типовых связок конфликтующих процессов принятия решений для рассматриваемого промышленного предприятия.

После этого выделяются границы диапазонов показателей внешней и внутренней среды (объем заказа или уровень спроса на изделие, размер издержек, размер таможенных пошлин и ставок налогообложения, цена изделия у конкурентов и т. д.), при выходе из которых состав и последовательность процессов принятия логистических решений меняются. То есть возникает необходимость принимать иные логистические решения и меняется схема логистического управления. Количество выделенных диапазонов определяет количество различных возможных схем логистического управления для данного предприятия.

Для каждого диапазона выбирается схема логистического управления, т. е. выбор совокупности необходимых процессов принятия логистических решений, расположенных в хронологической последовательности. Далее увязывается в единую схему зависимость наступления отдельных логистических действий от выбранной в результате ППР альтернативы в соответствии с предложенными ранее моделями.

На следующем этапе разрабатывается схема иерархии информационных моделей типовых процессов принятия логистических решений и вводятся дополнительные процессы принятия решений для формирования множеств допустимых значений логистических альтернатив для каждой из связок конфликтующих процессов принятия решений. На верхнем уровне иерархии будут расположены те процессы принятия решений, которые невозможно реализовать с определенной степенью достоверности без реализации всех процессов принятия решений, лежащих на более низких по сравнению с рассматриваемым ППР уровнях иерархии.

После этого разрабатывается хронологическая диаграмма всего комплекса процессов принятия логистических решений, необходимого для логистического управления в текущем диапазоне параметров внешней и внутренней среды. Для этого из определенных ранее диапазонов внешней среды выделяется тот, который наиболее соответствует текущим на момент выполнения данного этапа организации ИЛСП показателям внешней среды. Для него строится иерархия необходимых ППР, включая ППР по ограничению допустимого множества альтернатив для конфликтующих процессов принятия решений. Для каждого из ППР задается некоторая расчетная длительность, и иерархия преобразуется в хронологическую диаграмму ППР. При этом по данной схеме некоторые, логически не связанные между собой ППР, могут осуществляться параллельно.

После этого для каждого ППР, входящего в диаграмму, в соответствии с предложенным в работе методом, начиная с наиболее поздно заканчивающегося ППР, на основе разработанной для данного ППР информационной модели осуществляется определение структуры и типа информационного потока входящих и выходящих данных, структуры управляющего для данного ППР информационного потока. Определяются тип потока, входящие в него данные, система содержащихся в нем показателей. На основании уровня иерархии рассматриваемого логистического ППР и критичности принятия решения для выполнения отдельных логистических действий определяются необходимые требования к обработке, контролю, сбору, хранению и передаче каждого информационного потока.

После этого объединяются все ППР информационными потоками. На момент объединения можно выделить информационные потоки, являющиеся одновременно исходящими для одних ППР и входящими или управляющими для других; а также выделить для этих потоков одинаковые требования по структуре, по обработке содержащихся данных, их контролю, сбору, хранению и передаче. После их объединения можно уточнить сформированную хронологическую диаграмму для рассматриваемого диапазона.

На следующем этапе, на основе имеющихся данных по необходимым информационным потокам и их структуре и динамике, разрабатывается структура справочников и баз данных. Очевидно, что обязательно будут созданы справочники внешних и внутренних контрагентов: потребителей, поставщиков ресурсов, иных контрагентов (конкурентов, стратегических партнеров), подразделений компаний и лиц, принимающих решения, справочники объектов (выпускаемых изделий, потребляемых материалов, деталей, узлов и комплектующих, побочных продуктов деятельности и т. д.), справочники типовых действий, в том числе и логистических, как внешних, так и внутренних (закупка материалов, транспортировка, контроль качества изделий, отгрузка товаров покупателю и пр.). Разрабатываются структуры баз данных, позволяющих осуществлять процессы принятия логистических решений и выполнять необходимые элементарные логистические действия; назначаются каналы передачи информации. Под каналом понимается как физический канал (носитель) данных, так и направление движения информационного потока: источник и получатель информации. Для каждого из внутренних контрагентов предприятия (подразделения, должностного лица), существующего на момент организации ИЛСП, определяются права доступа каждого пользователя к базам данных.

После этого разрабатываются другие информационные процедуры, реализуемые в ИЛСП: разрабатывается прикладная система управления базами данных, выбираются специальные средства, применяемые для оперативного анализа данных, формируется механизм самоорганизации ИЛСП. Под самоорганизацией понимается способность ИЛСП автоматически изменять свою внутреннюю структуру в соответствии с изменениями во внешней среде. Эта способность заложена и отражена на предложенной в работе базовой схеме ИЛСП в виде обязательного переключения системы на информационную поддержку другой схемы логистического управления в случае попадания значений параметров внешней и внутренней среды в диапазоны, отличные от заданного. Также формируются системы планирования движения информационных потоков в соответствии с необходимостью информационного обеспечения хронологической диаграммы процессов принятия логистических решений, система наблюдения за движением информационных потоков и материальных потоков на предприятии и система контроля за движением информационных потоков и выявление отклонений фактического движения информационных потоков от планового. Разрабатывается подсистема реагирования на отклонение и подсистема экстренного оповещения лиц, принимающих решения о значительных отклонениях материального и/или информационного потока от запланированного.

Отдельная задача в процессе организации ИЛСП - разработка новой или адаптация существующей системы оперативного планирования и учета затрат в разрезе объекта их назначения, так как одной из основных логистических характеристик любого действия являются логистические затраты на выполнение этого действия. Поэтому для организации ИЛСП необходима развитая система контроллинга на предприятии.

Далее выполняется имитационное моделирование ИЛСП и снабженческопроизводственносбытового процесса, и модель тестируется в течение периода времени (превышающего моделируемое время снабженческопроизводственносбытового цикла) в различных диапазонах внешней среды, для нее определяется значение показателя организационной устойчивости предприятия . Отклонение показателя информационно-организационной устойчивости от идеального не должно превышать 10-15%:

В противном случае должна совершенствоваться система управления базами данных, входящая в ИЛСП, и другие разработанные ранее механизмы ИЛСП. Алгоритм работает до тех пор, пока не будет достигнуто приемлемое значение показателя информационно-организационной устойчивости. После этого можно начинать процесс внедрения ИЛСП.

Разработка организационных принципов и алгоритма внедрения информационно-логистической системы на промышленном предприятии.Чтобы разработанная для конкретного промышленного предприятия ИЛС начала функционировать и осуществлять информационно-логистическое обеспечение деятельности промышленного предприятия, необходимо ее внедрить.

Под внедрением понимается комплекс мероприятий по переводу промышленного предприятия из исходного состояния к состоянию устойчивого функционирования ИЛС.

Следует оговориться, что объектом внедрения в данном случае является ИЛС в виде программного продукта или группы программных продуктов, разработанных с использованием предложенной в работе теоретической концепции. Обязательный элемент данной системы - система управления базами данных.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются промышленные предприятия при внедрении ИЛСП:

1. Сложность переходного процесса от текущего состояния к условиям работы при функционировании ИЛСП.
2. Отсутствие навыков использования ИЛСП и попытки использовать в логистическом управлении методов и приемов, существовавших на предприятии ранее.
3. Отсутствие желания у логистических менеджеров преодолевать трудности, связанные с новой системой, в условиях высокой и динамичной загруженности текущей работой.
4. Неоднозначное толкование задач и возможностей ИЛСП различными сотрудниками; попытки сузить или необоснованно расширить сферу деятельности ИЛСП в процессе внедрения.
5. Недостаточность пользовательских характеристик оборудования, имеющегося на предприятии, необходимого для поддержания функционирования ИЛСП - устаревший парк компьютеров и необходимость дополнительных затрат, связанных с его обновлением.
6. Неадаптированность к условиям функционирования ИЛСП других информационных подсистем, используемых на промышленном предприятии. Это относится к системе оперативного учета затрат.

Поэтому при внедрении уже разработанной ИЛСП необходимо соблюдать следующие организационные принципы:

1. Обязательное проведение разъяснительной беседы на тему полезности и основ функционирования ИЛСП со всеми членами трудового коллектива промышленного предприятия с учетом степени участия в процессе внедрения ИЛСП и дальнейшего использования ИЛСП конкретными сотрудниками.
2. Внедрение ИЛСП рассматривается как конкретный проект с четко обозначенными постановкой задачи, выделяемыми под него ресурсами, датами начала и окончания, планом по этапам и конкретными планируемыми результатами.

Для осуществления проекта внедрения создается группа проекта, возглавляемая логистическим менеджером промышленного предприятия высшего звена.

1. Участие в проекте внедрения представителей всех подразделений предприятия и всех служб.
2. Обязательное создание и формализация переходной организационной и информационной структуры.
3. Поэтапное внедрение ИЛСП с отслеживанием конкретных результатов и устранением недоделок и ошибок.
4. Дополнительное обучение и адаптация сотрудников, участвующих в логистическом управлении, работе с использованием ИЛСП. Алгоритм внедрения ИЛСП - это последовательность действий по реализации процесса внедрения уже разработанной ИЛС на конкретном предприятии. Под разработанной ИЛСП понимается прикладное программное решение, реализующее информационно-логистическое обеспечение рассматриваемого предприятия. При разработке алгоритма используются предложенные организационные принципы внедрения ИЛС на промышленном предприятии.

Первый шаг процесса внедрения - создание рабочей группы проекта по внедрению ИЛС на промышленном предприятии. В нее обязательно входят представители всех функциональных подразделений и подразделений инфраструктуры. Возглавить ее должен менеджер по логистике высшего уровня иерархии управления. В составе группы не должны преобладать сотрудники какого-либо функционального подразделения.

Второй шаг - разработка проекта внедрения ИЛС на промышленном предприятии. В проект входят следующие документы:

• обоснование необходимости и цели внедрения;
• состав лиц, участвующих в осуществлении проекта внедрения, разделение их функций и полномочий;
• поэтапный план внедрения, включающий в себя:
  1. перечень этапов и мероприятий, выполняемых на каждом из этапов;
  2. сроки начала и окончания этапов;
  3. список необходимых ресурсов для проведения каждого мероприятия;
  4. лиц, ответственных за проведение отдельных мероприятий;
  5. прогноз плановых показателей при условии освоения плана внедрения.
• перечень статей ресурсов и их количественные показатели.

Основные мероприятия, проводимые в процессе внедрения ИЛСП:

• формирование команды проекта внедрения;
• закупка оборудования;
• инсталляция системы;
• изменение структуры бизнеспроцессов на предприятии;
• разъяснение сотрудникам предприятия идеи и преимуществ внедрения ИЛСП;
• обучение персонала работе с системой;
• введение необходимых начальных данных;
• тестирование системы;
• наладка системы;
• изменение организационной структуры предприятия при условии функционирования ИЛСП. Третий шаг - закупка необходимого оборудования для функционирования ИЛСП, обследование и осуществление линий связи между удаленными структурными подразделениями.

Четвертый шаг - установка программного обеспечения, реализующего ИЛСП, и проверка каналов связи между удаленными подразделениями промышленного предприятия.

Пятый шаг - обучение сотрудников и введение начальной информации в различные базы данных, входящие в состав ИЛСП, а именно данные о заказах, запасах и контрагентах.

Шестой шаг - разработка переходной организационной структуры промышленного предприятия. Обычно она создается на базе группы проекта внедрения ИЛСП.

Далее проводится одновременное обучение всех пользователей ИЛСП и введение ИЛСП в опытную эксплуатацию.

В результате эксплуатации выявляются недостатки, анализируются их причины, рассматриваются пути устранения. После этого осуществляется устранение недостатков, выявленных в процессе эксплуатации.

После устранения всех недостатков в течение установленного периода времени система тестируется на определение значения показателя доли шумов. Если значение показателя доли шумов не превышает 5%, разрабатывается организационная структура в условиях функционирования ИЛСП промышленного предприятия.

Если доля шумов в ИЛСП превышает 5%, вносятся изменения в настройку программного продукта, чтобы обеспечить необходимую структуру информационных потоков, а затем опять проводится тестирование. В процессе тестирования ИЛСП могут быть выявлены и другие проблемы, связанные с недостатками разработанной ИЛСП. В этом случае внедрение приостанавливается до устранения недостатков в самой структуре ИЛСП.