Национальный исследовательский университет "Высшая Школа Экономики"
Опубликован: 05.08.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 1591 / 315 | Оценка: 4.15 / 3.74 | Длительность: 07:38:00
ISBN: 978-5-94774-979-3
Специальности: Системный архитектор
Лекция 6:

Автоматизация основных бизнес-процессов торговой компании: бизнес-процесс "продажи"

< Лекция 5 || Лекция 6: 12345 || Лекция 7 >

В ответ на отправленное коммерческое предложение клиент "Группа "Кэннон"" отправила заказ на приобретение 10 велосипедов. В рамках процесса "PRSA03. Обработка заказов " ответственный за работу с заказами должен получить, согласовать и зарегистрировать заказ в системе. Анализ шагов процесса приводится ниже.

Таблица 6.3. Анализ процесса "PRSA03. Обработка заказов"
Шаг процесса Стандартная функциональность? Функциональность системы
PRSA03.01. Получение заказа от клиента Да
  1. [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Квоты
  2. [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Заказы
PRSA03.02. Согласование заказа Да [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Квоты
PRSA03.03. Регистрация заказа Да
  1. [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Квоты
  2. [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Контакты

Информационная система позволяет сформировать заказ из коммерческого предложения или ввести его вручную. Ввод заказа осуществляется на форме " Заказы " и практически не отличается от ввода коммерческого предложения, поэтому более подробно рассмотрим вариант формирования заказа из коммерческого предложения. Для этого необходимо:

  • открыть форму "Квоты" ( [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Квоты) ; найти необходимое коммерческое предложение ; нажать на кнопку "Создать Заказ" ; в появившемся диалоговом окне нажать "Да" ; на появившиеся предупреждения ответить "Да" ; удостовериться в том, что заказ сформирован, и закрыть форму "Квоты".
Окно "Продажа Квота", преобразование квоты в заказ

увеличить изображение
Рис. 6.16. Окно "Продажа Квота", преобразование квоты в заказ

Затем факт получения заказа от клиента необходимо зарегистрировать в форме "Контакты".

После формирования заказа необходимо подготовить счет-фактуру. Для этого нужно перейти к выполнению процесса "PRSA04. Выставление счета-фактуры клиенту ", анализ которого представлен ниже.

Таблица 6.4. Анализ процесса "PRSA04. Выставление счета-фактуры клиенту"
Шаг процесса Стандартная функциональность? Функциональность системы
PRSA04.01. Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом Да [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Заказы
PRSA04.02. Оформление счета-фактуры Да [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Заказы
PRSA04.03. Согласование счета-фактуры [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Заказы
PRSA04.04. Отправка счета-фактуры клиенту Нет -
PRSA04.05. Регистрация отправки счета-фактуры клиенту Да [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Контакты

Для подготовки счета-фактуры необходимо:

  • открыть форму " Заказы " ( [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Заказы) ; найти нужный заказ; в поле "Дата Учета" поставить значение "26.11.08"; очистить поле "Код Склада" ; нажать на кнопку "Печать" ; в появившейся форме "Выбор Отчетов - Печать" поставить галочку только напротив отчета "Заказ Счет-Фактура".
Окно "Продажа Заказ", подготовка счета-фактуры

увеличить изображение
Рис. 6.17. Окно "Продажа Заказ", подготовка счета-фактуры

Далее необходимо выполнить следующие действия:

  • в форме "Выбор Отчетов - Печать" нажать на кнопку "Печать" ; в появившейся форме "Заказ Счет-Фактура" нажать кнопку "Просмотр" ; просмотреть сформированный системой документ.
Печать счета-фактуры

увеличить изображение
Рис. 6.18. Печать счета-фактуры

Подготовленный счет-фактуру можно распечатать или сохранить в виде файла HTML, после этого отправить клиенту, а факт отправки зафиксировать в окне "Контакты".

Теперь, когда счет-фактура подготовлен, необходимо получить от клиента уведомление о выполнении обязательств по оплате, сформировать и отправить клиенту уведомление о готовности к отгрузке и зафиксировать оплату клиента в системе. Описанные действия выполняются в рамках процесса "PRSA05. Выполнение обязательств по договору", анализ которого приводится ниже.

Таблица 6.5. Анализ процесса "PRSA05. Выполнение обязательств по договору"
Шаг процесса Стандартная функциональность? Функциональность системы
PRSA05.01. Получение от клиента уведомления о выполнении условий по оплате Да [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Контакты
PRSA05.02. Отправка клиенту уведомления о готовности к отгрузке Да [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Контакты
PRSA05.03. Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате Да
  1. [Модуль] Финансы- [Папка] Поставщики Расчеты - [Форма] - Журналы Продаж
  2. [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Заказы

Шаги "PRSA05.01. Получение от клиента уведомления о выполнении условий по оплате" и "PRSA05.02. Отправка клиенту уведомления о готовности к отгрузке" системой не автоматизируются. Ответственный за работу с клиентами может лишь зафиксировать эти действия в окне "Контакты".

После этого необходимо учесть созданный заказ. Система предоставляет следующие варианты учета:

  • Отгрузить. При учете система формирует учтенную расходную накладную.
  • Учесть счет. При учете система отражает факт отправки счета-фактуры клиенту, при этом заказ должен быть отгружен.
  • Отгрузить и учесть счет. Система одновременно формирует счет-фактуру и расходную накладную.

В рамках данного примера рассмотрим только третий вариант.

Для учета заказа необходимо:

  • открыть форму " Заказы " ( [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] Обработка заказов - [Форма] - Заказы) ; найти нужный заказ ; нажать на кнопку "Учет" и в появившемся контекстном меню выбрать функцию "Учет" или нажать кнопку F11 ; в появившейся форме выбрать "Отгрузить и Выставить Счет" ; нажать кнопку "Ок" ; убедиться, что система учла заказ ; закрыть форму.
Окно "Продажа Заказ", учет заказа

увеличить изображение
Рис. 6.19. Окно "Продажа Заказ", учет заказа

После учета заказа сформированные документы можно посмотреть на формах "Учт. Счета" и "Учт. Отгрузки" ( [Модуль] Продажи и Маркетинг - [Папка] История - [Форма] - Учт. Счета, Учт. Отгрузки).

Теперь необходимо отобразить в системе оплату клиентом заказа. Для этого:

  • открыть в системе форму "Журнал Продажи" ([Модуль] Финансы - [Папка] Клиенты Расчеты - [Форма] - Журналы Продаж) ; в появившейся форме проверить, что в поле "Код Раздела" стоит значение "Стандарт".

После этого заполнить строки документа:

  • в поле "Дата Учета" указать значение "26.11.08"; в поле "Тип Документа" указать "Оплата" ; в поле "Тип Счета" из предложенного системой списка выбрать " Клиент ", в поле "Счет Но." указать "10 000" или в форме "Клиент Список" выбрать строчку с названием "Группа "Кэннон"" и нажать "Ок" ; в поле "Бал. Тип Счета" из предложенного системой списка выбрать "Банк. Счет", в поле "Бал. Счет Но." указать "НБМ" или выбрать это значение на форме "Банк. Счет Список".
Окно "Журнал Продажи"

увеличить изображение
Рис. 6.20. Окно "Журнал Продажи"

Затем к введенной операции необходимо применить открытые операции клиента. Для этого:

  • на форме "Журнал Продажи" нажать на кнопку "Функции" и в появившемся окне выбрать функцию "Применить Операции" или нажать сочетание клавиш Shift+F9 ; в появившейся форме выбрать подходящую операцию; нажать на кнопку "Применение" и выбрать функцию "Установить Примен. ID" или нажать кнопку F9.
Окно "Применить Операции Клиента"

увеличить изображение
Рис. 6.21. Окно "Применить Операции Клиента"

Далее:

  • нажать кнопку "Ок" ; убедиться, что система на форме "Журнал Продажи" заполнила поле "Сумма" ; нажать на кнопку "Учет" и в появившемся контекстном меню выбрать функцию "Учет" или нажать F11 ; в появившемся диалоговом окне ответить "Да" ; убедиться, что система учла операцию; закрыть форму.
Окно "Журнал Продажи", учет операции

увеличить изображение
Рис. 6.22. Окно "Журнал Продажи", учет операции

Для просмотра всех операций, сформированных системой при оформлении заказа продажи, можно воспользоваться окном "Навигатор", введя в поле "Дата Учета" дату "26.11.08".

Окно "Навигатор", просмотр операций по учету оплаты

увеличить изображение
Рис. 6.23. Окно "Навигатор", просмотр операций по учету оплаты

После формирования расходных накладных и счетов фактур необходимо осуществить отгрузку и подбор товаров на складе. В рассматриваемом примере мы явно не указывали код склада, поэтому система поместила товары на "виртуальный" склад. Тем не менее система позволяет также вести и расширенный складской учет, основные операции которого будут рассмотрены в следующих лекциях.

< Лекция 5 || Лекция 6: 12345 || Лекция 7 >
Александр Медов
Александр Медов

Здравствуйте,при покупке печатной формы сертификата,будут ли выданы обе печатные сторны?

Андрей Стрельников
Андрей Стрельников

Какой документ выдается по программе профпереподготовки Управление ИТ-инфраструктурой? В разделе Дипломы указан сертификат, аналогичный бесплатным курсам.