Национальный исследовательский университет "Высшая Школа Экономики"
Опубликован: 05.08.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 1590 / 315 | Оценка: 4.15 / 3.74 | Длительность: 07:38:00
ISBN: 978-5-94774-979-3
Специальности: Системный архитектор
Лекция 5:

Автоматизация основных бизнес-процессов торговой компании: бизнес-процесс "закупки"

< Лекция 4 || Лекция 5: 12345 || Лекция 6 >

Далее необходимо перейти к выполнению процесса "PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа ", в рамках которого необходимо проверить наличие соглашения с поставщиком и подготовить спецификацию заказа. Анализ шагов процесса представлен ниже.

Таблица 5.3. Анализ процесса "PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа"
Шаг процесса Стандартная функциональность? Функциональность системы
PRPU03.01. Проверка наличия соглашения с поставщиком Да [Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Поставщики
PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком Да [Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Поставщики
PRPU03.03. Оформление заказа Да
  1. [Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Квоты
  2. [Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Заявки
  3. [Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Заказы
PRPU03.04. Согласование заказа Да [Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Заказы
PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику Да
  1. [Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Заказы
  2. [Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Контакты

После выбора поставщика необходимо проверить, заключено ли с ним соглашение, или оформить его. Для этого ответственный за работу с поставщиками должен выполнить следующие действия в системе:

  • открыть форму "Поставщик Карточка" ([Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Поставщики) ; в появившейся форме найти карточку поставщика "Московский Почтамт"; нажать на кнопку "Поставщик" и в появившемся контекстном меню выбрать функцию "Соглашения" ; в появившейся форме "Поставщик Соглашения Карточка" нажать на кнопку "Соглашение" и в появившемся меню выбрать функцию "Список" или нажать F5.
Окно "Соглашение Список"

увеличить изображение
Рис. 5.15. Окно "Соглашение Список"

На данный момент с поставщиком "Московский Почтамт" не заключено ни одного соглашения. Предположим, что ответственный за работу с поставщиками заключил соглашение с поставщиком и теперь этот факт необходимо отобразить в системе. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

  • открыть форму "Поставщик Соглашение Карточка" для поставщика "Московский Почтамт"; в появившейся форме перевести курсор мыши в поле "Описание" ; убедиться, что система автоматически заполнила поле "Код" ; в поле "Описание" ввести "Соглашение на поставку от 25.11.08" ; в поле "Дата Начала" указать дату "25.11.08".
Окно "Поставщик Соглашение Карточка"

увеличить изображение
Рис. 5.16. Окно "Поставщик Соглашение Карточка"

После того как факт заключения соглашения с поставщиком был зарегистрирован в системе, необходимо подготовить спецификацию заказа. Для этого в системе предусмотрено несколько вариантов:

  • создание заказа из заявки;
  • создание заказа из коммерческого предложения ;
  • ввод заказа вручную.

Более подробно рассмотрим первые два варианта.

Для создания заказа из заявки в системе необходимо выполнить следующие действия:

  • открыть форму "Заявки" ([Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Заявки) ; в появившейся форме нажать кнопку "Функции" и выбрать функцию "Выполнить указание" ; в появившейся форме "Выполнить Указания - Заявка" нажать кнопку "Ок" ; закрыть форму "Заявки".
Окно "Выполнить Указания - Заявка"

увеличить изображение
Рис. 5.17. Окно "Выполнить Указания - Заявка"

Для создания заказа из "Квоты" необходимо выполнить следующие действия в системе:

  • открыть форму "Квоты" ([Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Квоты) ; в появившейся форме найти введенное ранее коммерческое предложение ; нажать на кнопку "Создать Заказ" ; в появившемся диалоговом окне нажать кнопку "Да" ; закрыть форму.
Окно "Покупка Квота", преобразование коммерческого предложения в заказ

увеличить изображение
Рис. 5.18. Окно "Покупка Квота", преобразование коммерческого предложения в заказ

Теперь, когда спецификация заказа оформлена, его необходимо согласовать и отправить поставщику. В рамках данного примера работу продолжим с заказом, сформированным из коммерческого предложения. Для просмотра строк и заголовка заказа в системе необходимо выполнить следующие операции:

  • открыть форму "Заказы" ([Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Заказы) ; в появившейся форме нажать кнопку "Заказ" и в появившемся контекстном меню выбрать функцию "Список" или нажать кнопку F5 ; в появившемся окне "Заказ - Покупка Список" выбрать последнюю строчку и нажать кнопку "Ок" ; убедиться в корректности заполнения строк заказа; в поле "Дата Учета" заголовка документа ввести дату "25.11.08".
Окно "Покупка Заказ", поиск заказа

увеличить изображение
Рис. 5.19. Окно "Покупка Заказ", поиск заказа

Теперь необходимо подготовить заказ и отправить его поставщику, а факт отправки заказа зарегистрировать в системе.

Для подготовки заказа (печати) необходимо выполнить следующие действия в системе:

  • открыть форму "Заказы" ([Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Заказы) ; в появившейся форме найти необходимый заказ; нажать на кнопку "Печать" и в появившейся форме "Выбор Отчетов - Печать" поставить галочку против строки с названием отчета "Заказ" ; нажать на кнопку "Печать", а затем "Просмотр".
Окно "Предварительный просмотр", просмотр заказа

увеличить изображение
Рис. 5.20. Окно "Предварительный просмотр", просмотр заказа

Сформированный заказ можно распечатать, сохранить в виде файла HTML и отправить поставщику по выбранному каналу связи.

Факт отправки заказа поставщику нужно зарегистрировать в системе. Для этого необходимо:

  • открыть форму "Контакты" ([Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Контакты) ; в появившейся форме найти карточку контакта для поставщика "Московский Почтамт";нажать на кнопку "Создать Взаимодействие" ; в появившемся мастере "Создать Взаимодействие" в поле "Тип Взаимодействия" ввести "П_ЗАКАЗ" или выбрать любое другое подходящее значение из формы "Взаимодействие Шаблоны" ; в поле "Описание Взаимодействия" ввести "Отправка заказа поставщику" ; нажать кнопку "Далее" и ввести дату взаимодействия "25.11.08"; нажать кнопку "Готово".
Мастер "Создать Взаимодействие"

Рис. 5.21. Мастер "Создать Взаимодействие"

Теперь, когда заказ подготовлен и отправлен выбранному поставщику, необходимо получить от поставщика счет-фактуру и выполнить обязательства по оплате, что и будет рассмотрено при реализации процесса "PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате", анализ шагов которого приводится ниже.

Таблица 5.4. Анализ процесса "PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате"
Шаг процесса Стандартная функциональность? Функциональность системы
PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом Да [Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Заказы
PRPU04.02. Проверка счета-фактуры Нет
PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры Нет
PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика Нет
PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа Да
  1. [Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Заказы
  2. [Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Журналы покупок
PRPU04.06. Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате Нет
PRPU04.07. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке Нет

Факт получения счета-фактуры от поставщика можно отразить на форме "Контакты" по аналогии с разобранным примером. Номер полученного документа необходимо ввести в поле "Поставщик Счет Но." на форме "Заказы".

Затем нужно проверить и согласовать полученный счет-фактуру, а при необходимости - уточнить информацию по счету у поставщика.

После этого ответственный за расчеты с поставщиками должен учесть заказ в системе. Система предлагает следующие варианты учета заказа:

  • Получить. Система формирует учтенную приходную накладную.
  • Учесть счет. Система отражает факт получения счета-фактуры от поставщика, при этом заказ должен быть поставлен.
  • Получить и учесть счет. Система одновременно формирует счет-фактуру и приходную накладную.

Для учета заказа необходимо:

  • открыть форму "Заказы" ; в появившемся окне открыть необходимый заказ; нажать на кнопку "Учет" и выбрать функцию "Учет" или нажать кнопку F11 ; в появившейся форме выбрать опцию "Получить и Учесть Счет" и нажать кнопку "Ок" ; убедиться, что учет заказа прошел без ошибок, и закрыть форму "Заказы".
Окно "Покупка Заказ", учет заказа

увеличить изображение
Рис. 5.22. Окно "Покупка Заказ", учет заказа

Сформированные документы (учтенный счет и приходную накладную) можно посмотреть, открыв формы "Учт. Счета" и "Учт. Прих. Накл." ([Модуль] Покупка - [Папка] История).

Теперь необходимо отобразить факт оплаты заказа перед поставщиком. Для этого в системе необходимо сделать следующие операции:

  • открыть форму "Журнал Покупки" ; убедиться, что в поле "Код Раздела" стоит значение "СТАНДАРТ" ; если на форме присутствуют какие-либо записи, то необходимо их удалить.

Затем надо заполнить строки формы:

  • в поле "Дата Учета" указать значение "25.11.08"; в поле "Тип Документа" выбрать из предложенного системой списка значение "Оплата" ; в поле "Тип Счета" указать "Поставщик" ; в поле "Счет Но." ввести значение "10 000" или в выпадающей форме "Поставщик Список" выбрать строку с названием поставщика "Московский Почтамт"; после этого в поле "Бал. Тип Счета" указать "Банк. Счет", а в поле "Бал. Счет Но." - "НБМ" или выбрать соответствующее значение из появившейся формы "Банк. Счет Список".
Окно "Журнал Покупки"

увеличить изображение
Рис. 5.23. Окно "Журнал Покупки"

Теперь к введенной операции необходимо применить учтенный ранее заказ. Для этого необходимо:

  • нажать на кнопку "Функции" и выбрать функцию "Применить операции" или нажать сочетание клавиш Shift+F9 ; в появившемся окне "Применить Операции Поставщика" выбрать необходимую операцию; нажать на кнопку "Применение" и в появившемся меню выбрать функцию "Установить Примен. ID" или нажать на кнопку F9 ; нажать на кнопку "Ок" ; убедиться, что система заполнила поле "Сумма" ; нажать кнопку "Учет" и выбрать функцию "Учет" или нажать на кнопку F11 ; в появившемся диалоговом окне нажать "Да" ; дождаться выполнения операции и закрыть форму.
Окно "Журнал Покупки", учет оплаты

увеличить изображение
Рис. 5.24. Окно "Журнал Покупки", учет оплаты

Для просмотра всех операций, сформированных системой при оформлении заказа покупки, можно воспользоваться окном "Навигатор", введя в поле "Дата Учета" дату "25.11.08".

Окно "Навигатор", просмотр операций по учету оплаты

увеличить изображение
Рис. 5.25. Окно "Навигатор", просмотр операций по учету оплаты

После формирования приходных накладных и счетов-фактур необходимо осуществить прием и размещение товаров на складе. В рассматриваемом примере мы явно не указывали код склада, поэтому система поместила товары на "виртуальный" склад. Тем не менее система позволяет также вести и расширенный складской учет, основные операции которого будут рассмотрены в следующих лекциях.

< Лекция 4 || Лекция 5: 12345 || Лекция 6 >
Александр Медов
Александр Медов

Здравствуйте,при покупке печатной формы сертификата,будут ли выданы обе печатные сторны?

Андрей Стрельников
Андрей Стрельников

Какой документ выдается по программе профпереподготовки Управление ИТ-инфраструктурой? В разделе Дипломы указан сертификат, аналогичный бесплатным курсам.