Национальный исследовательский университет "Высшая Школа Экономики"
Опубликован: 05.08.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 1589 / 315 | Оценка: 4.15 / 3.74 | Длительность: 07:38:00
ISBN: 978-5-94774-979-3
Специальности: Системный архитектор
Лекция 5:

Автоматизация основных бизнес-процессов торговой компании: бизнес-процесс "закупки"

< Лекция 4 || Лекция 5: 12345 || Лекция 6 >

PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа

Описание

В рамках данного процесса проверяется наличие соглашений на поставку с теми поставщиками, которые на данный момент могут удовлетворить потребности на товары или услуги данной фирмы. Если с поставщиком такое соглашение не заключено или просрочено, то ведется работа по возобновлению отношений с поставщиком. После этого на основании заявки создается заказ на приобретение товаров или услуг и отправляется поставщику.

На шаге "PRPU03.01. Проверка наличия соглашения с поставщиком" ответственный за работу с поставщиками должен проверить наличие действующих соглашений с выбранными для выполнения заказа (заказов) поставщиками. Если такое соглашение отсутствует, необходимо перейти к шагу "PRPU03.03. Оформление заказа", в противном случае - к шагу "PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком".

При выполнении шага "PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком" необходимо заключить или продлить соглашения с теми поставщиками, содержащимися в списке поставщиков, с которыми не заключены соглашения. Если необходимо заключить соглашение, нужно в справочнике поставщиков найти соответствующую запись и указать номер соглашения, заключенный с поставщиком.

В соглашении необходимо указать следующую информацию:

  • номер соглашения;
  • название поставщика;
  • описание;
  • дату заключения соглашения.

Если соглашение было ранее заключено, но просрочено, то нужно поменять дату заключения соглашения.

На шаге "PRPU03.03. Оформление заказа" ответственный должен на основании выбранного списка поставщиков, коммерческих предложений и согласованной заявки оформить заказ поставщику. В создаваемом документе необходимо заполнить следующую информацию:

Заголовок документа:

  • номер заказа;
  • номер поставщика из общего справочника;
  • название поставщика;
  • контактное лицо;
  • адрес поставщика;
  • дата заказа;
  • дата документа.

Строки документа:

  • номер товара;
  • описание товара;
  • количество;
  • единица измерения;
  • плановая дата поставки.

После оформления заказа его необходимо отправить на согласование.

Далее на шаге "PRPU03.04. Согласование заказа" оформленный заказ нужно согласовать с ответственным сотрудником. Если в ходе этой работы были найдены какие-либо ошибки, тогда необходимо перейти к шагу "PRPU03.03. Оформление заказа", иначе - к шагу "PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику".

На шаге "PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику" согласованный заказ отправляют поставщику. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале и внести следующую информацию:

  • номер заказа;
  • ФИО отправителя;
  • дату отправки.

Основные участники

  • Ответственный за работу с поставщиками
  • Ответственный за работу с заказами
  • Ответственный за согласование заказов

Входящее событие

Данный процесс возникает при необходимости закупки определенных товаров и услуг. Важным условием возникновения процесса является подготовка списка возможных поставщиков, которые могут выполнить этот заказ.

Входящие документы

  • Список поставщиков
  • Заявка на товар

Исходящее событие

Отправка подготовленного заказа поставщику.

Исходящие документы

  • Заказ
  • Договор

Схема процесса

PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификация заказа

увеличить изображение
Рис. 5.3. PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификация заказа

PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате

Описание

В рамках данного процесса происходит получение счета-фактуры на отправленный заказ. Если документ не содержит ошибку, тогда необходимо зарегистрировать его поступление в журнале входящих счетов-фактур, в противном случае связаться с поставщиком и исправить обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-фактуры производится оплата заказа и отправка уведомления поставщику. В завершение процесса нужно получить подтверждение поставщика о готовности к отгрузке.

На шаге "PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом" ответственный за работу с заказами должен получить счет-фактуру от поставщика в соответствии с отправленным ранее заказом. При получении счета-фактуры в журнале входящих документов заполняют следующие поля:

  • номер счета-фактуры ;
  • номер заказа ;
  • дата получения счета-фактуры ;
  • ФИО сотрудника, получившего документ.

Далее на шаге "PRPU04.02. Проверка счета-фактуры" ответственный за работу с заказами должен сверить полученный счет-фактуру с согласованным заказом. Необходимо сверить следующую информацию:

Заголовок документа:

  • номер заказа;
  • номер поставщика из общего справочника;
  • название поставщика;
  • контактное лицо;
  • адрес поставщика;
  • дата заказа;
  • дата документа.

Строки документа:

  • номер товара;
  • описание товара;
  • количество;
  • единица измерения;
  • плановая дата поставки.

Если в полученном документе расхождений не найдено, тогда необходимо перейти к шагу "PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры", в противном случае - к шагу "PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика".

На шаге "PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры" полученный и проверенный счет-фактуру нужно согласовать с ответственным. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу "PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика", иначе - к шагу "PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа".

При выполнении шага "PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика" все расхождения, найденные на предыдущих шагах, должны быть согласованы с поставщиком. В случае необходимости могут быть изменены позиции заказа или даже сделан запрос на повторную отправку счета-фактуры. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу "PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа", иначе - к шагу "PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом".

Далее на шаге "PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа" ответственный за расчеты с поставщиками должен на основании согласованного счета-фактуры и договора с поставщиком произвести оплату заказа.

Шаг "PRPU04.06. Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате" включает в себя отправку уведомления об оплате заказа поставщику. Факт отправления уведомления должен быть зафиксирован в журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

  • номер уведомления об оплате;
  • номер счета-фактуры;
  • ФИО отправителя;
  • дата отправки.

Формат отправки уведомления согласуется с поставщиком и может быть как в письменной, так и в устной форме.

Шаг "PRPU04.07. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке" включает в себя регистрацию поступления уведомления о готовности к отгрузке от поставщика. Ответственный должен внести в журнал полученных уведомлений следующую информацию:

  • номер уведомления о готовности к отгрузке;
  • номер счета-фактуры;
  • ФИО получившего;
  • дату получения.

Основные участники

  • Ответственный за работу с поставщиками
  • Ответственный за работу с заказами
  • Ответственный за согласование счетов-фактур
  • Ответственный за расчеты с поставщиками

Входящее событие

Заказ на приобретение товаров согласован и отправлен поставщику.

Входящие документы

  • Счет-фактура
  • Уведомление о готовности к отгрузке

Исходящее событие

Получение уведомления от поставщика о готовности к отгрузке.

Исходящие документы

  • Уведомление об оплате

Схема процесса

PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате

увеличить изображение
Рис. 5.4. PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате
< Лекция 4 || Лекция 5: 12345 || Лекция 6 >
Александр Медов
Александр Медов

Здравствуйте,при покупке печатной формы сертификата,будут ли выданы обе печатные сторны?

Андрей Стрельников
Андрей Стрельников

Какой документ выдается по программе профпереподготовки Управление ИТ-инфраструктурой? В разделе Дипломы указан сертификат, аналогичный бесплатным курсам.

Андрей Гриднев
Андрей Гриднев
Россия, Поронайск
Александр Петров
Александр Петров
Россия