Работа с таблицами и что еще надо знать о документах

Сохранение документа так, чтобы его можно было открыть в любой версии Word

Если вы отправляете свой документ по электронной почте или просто передаете его кому-нибудь на дискете, то надо позаботиться о том, чтобы его можно было открыть и на другом компьютере.

Для этого документ (например, "отчет.doc") надо сохранить в формате *rtf. В этом случае в папке, куда вы сохраните документ, появится файл - "отчет.rtf". В этом файле могут быть пропущены некоторые "изюминки" оформления текста, но все основные элементы форматирования в нем останутся.

Для того чтобы изменить тип (отчество) документа:

1. Откройте требуемый документ в редакторе Word.
2. Выполните команду Сохранить как... в меню Файл.
3. В диалоге "Сохранение документа" откройте список "Тип файла:".
4. Прокрутите выпавший список вниз и выберите в нем строку "Текст в формате RTF (*.rtf)".

   В поле "Имя файла:" расширение файла ".doc" изменится на ".rtf".
5. Нажмите на кнопку Сохранить диалога или клавишу Enter.

   В заголовке окна редактора Word изменится тип (отчество) файла, а его имя останется прежним.

Файлы Word с типом "*.rtf" открываются так же, как и файлы с отчеством "*.doc" (см. "Форматирование текста и Четвертое правило для приложений" ).

Как найти папку или документ

Если вы давно не работали с каким-либо документом, то с большой долей вероятности можете и не вспомнить, где он лежит. Искать, открывая подряд все ваши папки - дорогое удовольствие. В этом случае надо постараться вспомнить:

• приблизительное название вашего документа, ну хотя бы 2-3 буквы, входящие в его имя;
• слова или словосочетания, которые в тексте этого документа могут присутствовать - так называемые ключевые слова;
• в крайнем случае - постарайтесь вспомнить, когда вы в последний раз работали с ним;
• на худой конец припомните размер вашего документа.

То же самое касается и папок, за исключением второго пункта.

Совершенно очевидно, что объект можно найти при одном условии: если он действительно существует в вашем компьютере. Если его там никогда не было или он был "насмерть" уничтожен, то вы его и не найдете.

Поиск по имени

С помощью команды Найти (Поиск) можно найти любую папку или файл, если известно хотя бы несколько подряд идущих букв имени искомого объекта.

1. Щелкните на кнопке Пуск Панели задач.
2. Выполните команду Найти Файлы и папки... в главном меню Windows.

   Появится диалоговое окно "Найти: Все файлы".

   

   
   Рис. 6.16. Это немодальное диалоговое окно, которое может "висеть" на экране, не мешая вам работать в других окнах
3. На закладке "Имя и местоположение" в поле списка "Имя:" введите полное имя искомого объекта или несколько букв имени, которое вы вспомнили (прописные и строчные буквы не различаются!)

   По умолчанию в первый раз поиск начинается с жесткого диска (C:)

   Опцию "Включая вложенные папки" лучше не отключать, тогда поиск будет вестись по всем папкам диска.
4. Щелкните на кнопке Найти диалога или нажмите клавишу Enter.

   Диалоговое окно будет выглядеть приблизительно как на рис. 6.17:

   

   
   увеличить изображение
   Рис. 6.17. Результат поиска по подстроке "word" на диске (С:). Строка состояния сообщает, что найдено 32 объекта, в имени которых встретилась подстрока

   Про каждый найденный объект в диалоге сообщается:

   • Путь к объекту в столбце "Папка".
   • Размер объекта, если он является файлом, в столбце "Размер".
   • Тип (чем является объект) в столбце "Тип".
   • Дата последнего изменения в столбце "Изменен".

   Ширину этих столбцов можно изменять так же, как в таблицах, наведя курсор мыши на границу заголовка того столбца, ширина которого вас не устраивает.

   Таким образом, в случае успешного поиска появится список всех объектов, в имени которых встретится введенная вами подстрока.
5. Дважды щелкните на значке найденного объекта:
   • если это была папка, то получите окно с ее содержимым;
   • если файл - документ откроется в соответствующем ему приложении (программе, задаче).
6. Диалоговое окно следует закрыть или свернуть на Панель задач.

Если же после выполнения четвертого шага в строке состояния появится сообщение: "Найдено файлов 0" или искомого объекта не окажется в полученном списке, то:

1. Убедитесь, что подстрока с именем введена правильно.
2. С помощью списка "Где искать:" диалога "Найти: Все файлы" укажите другой диск вашего компьютера (если ваш жесткий диск разбит на логические части или имеется другой жесткий диск).
3. Затем повторите процедуру поиска, начиная с четвертого шага.

Поиск по ключевым словам

Если не удается найти документ по имени (ну не помните и все тут!), тогда надо постараться вспомнить, какая фраза точно входит в текст искомого документа (например, "эмотивные глаголы радости"):

1. Щелкните на кнопке Пуск Панели задач.
2. Выполните команду Найти Файлы и папки... в главном меню Windows.
3. На закладке "Имя и местоположение" появившегося диалога в поле списка "Искать текст:" введите фразу, которая может находиться в тексте искомого документа.
4. Щелкните на кнопке Найти или нажмите на клавишу Enter.

Поиск с указанием даты

Если не удается найти документ ни по имени, ни по ключевой фразе, тогда имеет смысл поискать его по дате изменения, создания или открытия документа.

1. Щелкните на кнопке Пуск Панели задач.
2. Выполните команду Найти Файлы и папки... в главном меню Windows.
3. Щелкните на закладке "Дата".
4. Включите опцию "Найти все файлы" и выберите из списка один из трех вариантов: измененные, созданные, открытые.
5. Затем включите опцию
   • "между" и укажите даты, в промежутке между которыми документ изменялся, создавался или открывался

     или
   • "за последние" или "за последние" и укажите, в течение скольких последних месяцев или дней, соответственно, могла идти работа с документом.
6. Щелкните на кнопке Найти или нажмите на клавишу Enter.

Рис. 6.18. На закладке "Дата" производится поиск файлов, измененных, созданных или открытых в указанный промежуток времени