Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана
Опубликован: 09.10.2009 | Доступ: свободный | Студентов: 6914 / 1934 | Оценка: 4.48 / 4.23 | Длительность: 26:31:00
Специальности: Менеджер
Лекция 1:

Работа с файлами

Лекция 1: 12345678 || Лекция 2 >

Уровень 3. Изменение параметров сохранения файлов

Изменение папки, используемой по умолчанию

По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в личную папку Документы.

Для удобства работы можно выбрать другую папку.

  • Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
  • В категории Сохранение диалогового окна Параметры Word ( рис. 1.36) введите другое имя в поле Расположение файлов по умолчанию или нажмите кнопку Обзор и выберите нужную папку.
Выбор папки, используемой по умолчанию для сохранения файлов

увеличить изображение
Рис. 1.36. Выбор папки, используемой по умолчанию для сохранения файлов

Настройка формата файла для сохранения по умолчанию

По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в формате Word 2007 ( *.docx ).

Если, например, требуется создаваемые документы пересылать пользователям, у которых не установлен Office 2007, можно изменить этот формат.

  • Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
  • В категории Сохранение диалогового окна Параметры Word ( рис. 1.37) щелкните по стрелке раскрывающегося списка Сохранять файлы в следующем формате и выберите требуемый формат.
Изменение формата файла, используемого по умолчанию при сохранении

увеличить изображение
Рис. 1.37. Изменение формата файла, используемого по умолчанию при сохранении

Заполнение свойств файла

Свойства документа (метаданные) - это подробные сведения о файле, которые его описывают или определяют. К свойствам документа относятся заголовок, имя автора, тема и ключевые слова, определяющие раздел или содержимое документа. Указав соответствующие значения для полей свойств документа, эти документы можно будет упорядочить и легко находить в дальнейшем. Можно также выполнять поиск документов по их свойствам.

Свойства документа делятся на следующие пять типов.

Стандартные свойства. По умолчанию документы Microsoft Word имеют набор стандартных свойств, таких как автор, название и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно задать пользовательские текстовые значения. Например, в Microsoft Word с помощью свойства "Ключевые слова" можно присвоить всем файлам со сведениями о продажах ключевое слово клиенты. По этому ключевому слову можно найти все такие файлы.

Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся системные свойства файлов (например, размер файла, дата создания или последнего изменения файла) и статистические сведения, предоставляемые приложениями Microsoft Office (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя. Автоматически обновляемые свойства можно использовать для определения или поиска документов. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 августа 2005 года или измененные последний раз вчера.

Пользовательские свойства. Для документов Microsoft Word можно определить дополнительные пользовательские свойства. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать из предлагаемого списка или определить самостоятельно.

Свойства для организации. Если в организации настроена область сведений о документе, то документы пользователя могут иметь определенные для его организации свойства.

Свойства библиотеки документов. Это свойства, связанные с документами, хранящимися в библиотеке документов на веб-узле или в общей папке. При создании новой библиотеки документов можно определить одно или несколько ее свойств и задать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку пользователь должен будет указать значения для каждого из этих свойств. Например, при добавлении документа в библиотеку рационализаторских предложений может потребоваться задание таких его свойств как "От", "Дата", "Категория" и "Описание". При открытии документа из библиотеки в Office Word 2007, можно изменять и обновлять эти свойства, воспользовавшись областью сведений о документе.

При работе с документом его свойства можно просматривать или изменять, используя область сведений о документе, которая отображается над документом.

  • Нажмите кнопку Office, наведите указатель мыши на команду Подготовить и выберите команду Свойства.
  • Введите необходимые свойства документа в соответствующие поля ( рис. 1.38).
    Заполнение стандартных свойств документа

    увеличить изображение
    Рис. 1.38. Заполнение стандартных свойств документа
  • Для заполнения пользовательских свойств нажмите кнопку Свойства документа в левом верхнем углу области сведений о документе (см. рис. 38) и выберите команду Дополнительные свойства.
  • Во вкладках Документ и Прочие диалогового окна Свойства ( рис. 1.39) введите необходимые свойства.
    Заполнение пользовательских свойств документа

    увеличить изображение
    Рис. 1.39. Заполнение пользовательских свойств документа
Лекция 1: 12345678 || Лекция 2 >