Инструменты кадровой работы

Анкеты и их разновидности

Анкеты предназначены прежде всего для работников высшей квалификации (анкетировать можно и работающих сотрудников). Они позволяют выявить соответствие качеств субъекта существующим требованиям при приеме на работу или аттестации.

Достоинствами анкеты как документа для отбора кадров являются стандартность, наглядность, контролируемость, создание основы для последующего собеседования. В то же время анкета ограничивает свободу самовыражения претендентов, поэтому хорошую анкету непросто создать.

Анкеты необходимы, поскольку в заявлениях и автобиографиях не освещаются все интересующие организацию вопросы.

Существуют анкеты следующих основных видов.

1. Стандартные (здесь же может идти речь и о листках по учету кадров, образцы которых всем хорошо знакомы). Наиболее широкое хождение они имеют в государственных организациях.
2. Собственные анкеты, позволяющие учесть специфику организации, характер должности и выявить соответствие качеств претендента установленным требованиям (их больше применяют частные фирмы).

   В анкете могут содержаться вопросы об уровне квалификации, специальных экономических и управленческих знаниях, организационных навыках (умении планировать, координировать, контролировать), о характере взаимоотношений с руководителями, коллегами; психологических качествах, самостоятельности, принципиальности, общественной активности, причинах предыдущих увольнений.

   Собственные анкеты оправданы при значительном количестве работников и частом наборе. Число разделов в них рекомендуется в пределах 10-12, а количество вопросов - до 200 (последние должны быть открытыми, т.е. содержать несколько возможных вариантов ответа).

   Во многих фирмах США претенденту на должность предлагается заполнить дома анкету, состоящую из 14 блоков вопросов по 10 в каждом, письмо-заявление объемом до 15 строк и представить фотографии в профиль и анфас. Анкета и письмо-заявление проходят графологическую экспертизу по 238 параметрам, а фотографии - физиогномическую по 198. Кроме того, стиль и характер написания заявления и ответов на вопросы анкеты тщательно исследуют психологи.

   Основными разделами анкет в Германии являются автобиографические данные, жилье, профессиональное образование, семейное положение, ограничение трудоспособности, военная служба, прошлая практическая деятельность, другие интересы и способности.
3. Специальные анкеты, предназначенные для конкретных категорий претендентов, а также освещения тех или иных сторон их биографии.

Первый опыт применения специальных анкет имел место в США в 1894 г. В 1920-е гг. они использовались для отбора страховых агентов.

Существуют следующие разновидности таких анкет:

• анкета выпускников учебных заведений. Ее задача - получать детальные сведения о составе и объеме изученных предметов, темах дипломных и курсовых работ, оценках, особенно по специальным дисциплинам, свидетельствующих при отсутствии практического опыта, о способности к работе;
• анкета о последней должности включает сведения об организации, где трудился (или трудится) претендент, месте ее нахождения, периоде работы, способе устройства на нее, содержании служебных обязанностей, их положительных и отрицательных чертах, ответственности, окладе, руководителях и взаимоотношении с ними, опыте управления, числе подчиненных, их функциях, помощи, оказывавшейся им, инициативности, совместительстве, причинах увольнения, перерывах в стаже;
• анкета для обращающихся за работой по собственной инициативе может содержать сведения о желаемом характере работы, должности, сроках (постоянных или временных), возможной дате начала, ограничениях по здоровью, возможности работы на выезде, службе в армии, а также включать подтверждение желания работать в фирме;
• анкета по судимости сама по себе не может препятствовать найму;
• вербовочная анкета (о ней говорилось выше);
• биографическая анкета предназначена для уточнения отдельных эпизодов жизни.

Основными ее объектами могут быть школьные годы, успехи по отдельным предметам, активность, мотивы выбора профессии, свободное время, интересы, увлечения, семья, активность, автопортрет, детство, профессиональный рост, установки.

Считается, что знание отдельных жизненных эпизодов помогает прогнозировать будущее поведение.

Правила составления анкет:

• понятность, исключение вопросов, не имеющих отношения к работе, требующих дополнительных пояснений, могущих быть выясненными иными способами (при большом числе вопросов качественный анализ анкет требует огромных затрат времени);
• логичность, подразумевающая переход от простых вопросов к сложным;
• помещение интимных и значимых вопросов в середину или конец анкеты;
• использование как закрытых, так и открытых вопросов (закрытых должно быть больше, так как анкету с ними проще обрабатывать);
• привлекательность бланка, выполнение его хорошим шрифтом (это обеспечивает полноту ответов).

Анкеты заполняются в присутствии интервьюера, дома самостоятельно, работником кадровой службы со слов претендента (смешанные).

Они сравниваются по пунктам с установленными критериями отбора, что позволяет выявить соответствие уровня образования и практического опыта характеру должности, наличие ограничений любого вида на выполнение должностных обязанностей, готовность к дополнительным нагрузкам, например командировкам, круг поручителей, а также обнаружить факторы, которые могут помешать будущей работе.

Но окончательное решение в сложных ситуациях не должно основываться только на анкете, ибо ответы на нее могут быть сфальсифицированы.

Характеристики, рекомендательные письма и иные виды документов

Характеристики и рекомендации пригодны в основном для руководящих должностей. Обычно они бывают двух видов: содержат суждения только о деловых и профессиональных качествах либо детальное или обобщенное реноме.

Еще в недалеком прошлом письменная характеристика была едва ли не основной формой проверки лиц, поступающих на работу или подлежащих аттестации.

К характеристике предъявлялось требование создать объективный образ живого человека с его сильными и слабыми сторонами, что облегчало принятие конкретных решений, позволяло предсказать будущее поведение. Для этого характеристика должна минимально оперировать оценками и доказательствами, но содержать описание кандидата и наиболее яркие примеры его деятельности. В результате должностное лицо, не имевшее возможности лично познакомиться с кандидатом, могло принять решение, касающееся его судьбы.

Однако многолетняя практика выявила существенные недостатки этого типа документов. Прежде всего речь идет об их субъективизме, ибо составляющий (обычно неизвестный) мог по тем или иным причинам предвзято относиться к характеризуемому, подписывающий - не знать всех деталей или даже не быть с ним знакомым.

В то же время проверить все обстоятельства, уточнить и дополнить характеристику практически невозможно. Кроме того, ее или письмо могут просто подменить, что также весьма сложно обнаружить.

Если характеристика - документ, содержащий всесторонний отзыв о деятельности и качествах человека, то рекомендация - только благоприятный.

Кроме того, кандидат может выбрать рекомендующего, например, высокопоставленное лицо, которое его мало знает, но имеет "вес", умеет "выжать" нужную характеристику, содержание подобных документов также не может быть объективным.

Часто при составлении характеристик указываются второстепенные моменты и скрываются главные. За вычурными или предельно отточенными формулировками иногда что-то скрывается; могут использоваться и "тайные коды":

Другими видами документов, на основе которых можно принимать кадровые решения (предварительные или окончательные), являются дипломы (свидетельства) об образовании и квалификации. Они считаются довольно серьезным подтверждением личностных и деловых качеств кандидата, особенно молодого.

Первоначально документы об образовании и квалификации представляются только в копиях; после принятия окончательного решения - в подлиннике.

Хорошие оценки позволяют выявить область интересов, плохие свидетельствуют о лени.

В то же время необходимо различать две категории учащихся: всесторонне одаренные и прилежные (последние достигают больших успехов в дисциплинах чистой зубрежкой, например, языка, хорошие оценки по которому часто свидетельствуют лишь о силе воли).

Свидетельства о квалификации можно проверять, зная прежнюю фирму, сопоставляя с другими документами, экзаменуя кандидата с его согласия.

Чем больше различных свидетельств предоставляется, тем точнее оценка.

Специфическим документом является фотография. Она облегчает ориентировку в других документах, играет определенную роль в формировании целостного восприятия человека, помогает первичному отбору лиц, которые будут работать с людьми. По фотографии можно сделать некоторые выводы о культуре, эстетике, аккуратности, чувстве цвета, высокомерии (по позе, повороту головы), экстравагантности, небрежности. Поэтому сегодня в западных фирмах, которые могут себе позволить такую роскошь, иногда осуществляются физиогномические экспертизы. Правда, результаты их не считаются достаточно надежными.