Компания IBM
Опубликован: 04.11.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 842 / 119 | Оценка: 4.42 / 4.17 | Длительность: 37:45:00
Лекция 11:

Обмен данными с другими приложениями

Импорт и экспорт

Можно импортировать данные из многих популярных приложений в документ или представление Notes, а также экспортировать данные из документа или представления Notes во многие из этих приложений.

Импорт файлов в документы, имеющие форматируемые поля

Допускается импорт текстовых файлов, файлов текстовых редакторов, графических файлов, файлов HTML и электронных таблиц в документы, имеющие форматируемые поля, если имеется доступ к расположению файла, например к локальному жесткому диску или к файловому серверу.

При импорте файлов в документ Notes эмулируются функции исходного приложения. Например, импортированный файл текстового редактора отображается с исходными шрифтами, цветами и заголовками.

Импорт файлов в документ часто используется в случаях, когда работать с данными предпочтительнее в Notes, а не в исходном приложении и при этом частое обновление данных не требуется. Если позже потребуется обновить данные, нужно будет их заново импортировать.

Импорт текстовых файлов

В документе Notes допускается импорт файлов в формате .rtf, текстовых файлов ASCII и файлов текстовых редакторов в форматируемое поле.

Примечание Чтобы выяснить, является ли поле, которое нужно импортировать, форматируемым, щелкните его и выберите команду: Правка - Свойства документа (при необходимости перейдите в документ). Затем откройте вкладку "Поля" (вторую) и щелкните имя поля в левой области. В правой области для всех форматируемых полей содержится запись "Тип данных: Форматируемый текст".

Чтобы импортировать файлы в формате .rtf

  1. Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
  2. Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
  3. В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Microsoft RTF". Импортируемый файл должен иметь расширение *.RTF.
  4. Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
  5. Нажмите кнопку "Импорт".

Чтобы импортировать текстовые файлы ACSII

  1. Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
  2. Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
  3. В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Текст ASCII". Импортируемый файл может иметь любое расширение или не иметь расширения.
  4. Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
  5. Нажмите кнопку "Импорт".
  6. Укажите, следует ли сохранять существующие в тексте разрывы строк. Если выбрано значение "Да", в Notes сохраняются разрывы строк из исходного файла. В противном случае в каждой строке размещается максимальное число знаков. По умолчанию в одной строке размещается 75 знаков.
Совет Если при импорте файла какого-либо типа (например, рисунка) отображается сообщение "Сохранить имеющееся разбиение текста на строки?", перед нажатием клавиши "Импорт" не был выбран тип файла.

Чтобы импортировать файлы текстовых редакторов

Можно импортировать файлы текстовых редакторов Lotus Word Pro, Microsoft Word и WordPerfect.

  1. Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
  2. Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
  3. В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите текстовый редактор для импортируемого файла.
  4. Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
  5. Нажмите кнопку "Импорт".
Импорт файлов HTML

В форматируемое поле Notes можно импортировать текст файла HTML и рисунки, если они сохранены локально. Если рисунки хранятся не локально, на месте рисунка отображается красный прямоугольник с крестом.

Примечание Чтобы выяснить, является ли поле, которое нужно импортировать, форматируемым, щелкните его и выберите команду: Правка - Свойства документа (при необходимости перейдите в документ). Затем откройте вкладку "Поля" (вторую) и щелкните имя поля в левой области. В правой области для всех форматируемых полей содержится запись "Тип данных: Форматируемый текст".

Чтобы импортировать файлы HTML

  1. Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
  2. Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
  3. В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Файл HTML".
  4. Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
  5. Нажмите кнопку "Импорт".
Импорт графических файлов

В документ Notes допускается импорт графических файлов нескольких типов (BMP, CGM, GIF, JPEG, Lotus PIC, PCX и TIFF 5.0) в форматируемое поле. Рисунки следует импортировать по отдельности. Если файл содержит более одного рисунка, будет импортирован только первый.

Примечание Чтобы выяснить, является ли поле, которое нужно импортировать, форматируемым, щелкните его и выберите команду: Правка - Свойства документа (при необходимости перейдите в документ). Затем откройте вкладку "Поля" (вторую) и щелкните имя поля в левой области. В правой области для всех форматируемых полей содержится запись "Тип данных: Форматируемый текст".

Импортированные в Notes рисунки могут отличаться от исходных, так как содержащиеся в них шрифты, цвета, размеры текста и общие размеры будут конвертированы в совместимые с Notes. Попробуйте изменить вид рисунка в его исходном приложении перед импортом в Notes.

Перед импортом в Notes сканированных изображений их следует сохранить в формате BMP, PCX или TIFF. Если качество сканированного изображения неудовлетворительно, в программе сканирования следует изменить такие настройки, как разрешение (в точках на дюйм) или размер изображения. Начните с 75 точек на дюйм при 100% размере, затем увеличивайте разрешение и уменьшайте размер до тех пор, пока не будет достигнут приемлемый результат. Вообще говоря, чем выше разрешение в точках на дюйм, тем больше будет объем импортируемого в Notes рисунка. Также необходимо иметь в виду то, что различные мониторы могут по-разному отображать отсканированное изображение.

Чтобы импортировать графические файлы

  1. Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
  2. Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
  3. В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите тип импортируемого графического файла.
  4. Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
  5. Нажмите кнопку "Импорт".
Импорт файлов электронных таблиц в документы, имеющие форматируемые поля

В форматируемое поле в документе можно импортировать файлы электронных таблиц Lotus 1-2-3 и Microsoft Excel. Импортированная электронная таблица становится просто таблицей.

Примечание Чтобы выяснить, является ли поле, которое нужно импортировать, форматируемым, щелкните его и выберите команду: Правка - Свойства документа (при необходимости перейдите в документ). Затем откройте вкладку "Поля" (вторую) и щелкните имя поля в левой области. В правой области для всех форматируемых полей содержится запись "Тип данных: Форматируемый текст".

В случае если электронная таблица шире, чем окно Notes, для просмотра скрытой части данных используется горизонтальная полоса прокрутки. Наибольшая ширина текста, которая может использоваться в документе Notes составляет 57,8 см (22,75 дюйма). Дополнительный текст не отображается. Кроме этого, импортируются только первые 64 столбца электронной таблицы.

Если в файле электронной таблице содержится несколько листов, импортируется только первый лист. В Notes также не поддерживается импорт имен из именованных диапазонов.

При импорте файлов формата 1-2-3® шрифт заменяется на Courier, а при импорте из Microsoft Excel - на Times Roman. После импорта файла шрифт может быть изменен.

Чтобы импортировать файлы электронных таблиц

  1. Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.
  2. Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)
  3. В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите программу электронных таблиц для импортируемого файла.
  4. Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
  5. Нажмите кнопку "Импорт".
Импорт файлов в представления

Допускается импорт структурированных и табличных текстовых файлов, электронных таблиц и файлов vCard (электронная визитная карточка) в представления Notes, если имеется доступ к расположению файла, например к локальному жесткому диску или к файловому серверу. Файлы vCard можно импортировать только в представления личной адресной книги.

Импорт часто используется в случаях, когда работать с данными предпочтительнее в Notes, а не в исходном приложении и при этом частое обновление данных не требуется. Если позже потребуется обновить данные, нужно будет их заново импортировать.

Импорт структурированных текстовых файлов

Структурированный текст - это текст ASCII, который состоит из полей со значениями. При импорте структурированного текста в представление следует выбрать форму Notes для приема данных.

Чтобы импортировать структурированные текстовые файлы

  1. В представлении выберите команду: Файл - Импорт.
  2. В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Структурированный текст".
  3. Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
  4. Нажмите кнопку "Импорт".
  5. В диалоговом окне "Импорт структурированного текста" в поле "Использовать" выберите форму, которую следует использовать для импорта структурированного текста. Имена полей в форме должны соответствовать именам полей, используемым в представлении Notes (например, имя, адрес, номер телефона и так далее).
  6. Выберите значение "Разрыв страницы", чтобы в конце каждого поля добавлялись знаки возврата каретки и разрыва строки, или значение "Знак с кодом", чтобы в конце каждого поля добавлялся знак с указанным кодом.
    Примечание Если решено использовать коды знаков, их просмотреть в таблице символов Windows. В Notes используются только коды, а не сами знаки ASCII.
  7. В поле "Импортировать как" выберите значение "Главные документы" или "Ответные документы" в соответствии нужным способом отображения текста в представлении.
  8. Укажите, следует сохранять исходные разрывы строк в файле или разместить текст как основной.
  9. Если используется форма, в которой поля должны быть пересчитаны, установите флажок "Вычислять значения полей формы при импорте документов". Данный параметр появляется, если в тексте имеются формулы.
  10. Нажмите кнопку ОК.