Тверской государственный университет
Опубликован: 13.09.2006 | Доступ: свободный | Студентов: 5132 / 387 | Оценка: 4.23 / 3.83 | Длительность: 28:12:00
Специальности: Программист, Менеджер
Лекция 8:

Анализ деятельности офиса

Получать данные внешних источников сам Мастер сводных таблиц не умеет, а посему он предлагает на этом шаге обратиться к другому инструментальному средству - Microsoft Query, предназначенному для работы с запросами баз данных, широко используемому в Access и всюду в Office 2000, где приходится работать с базами данных. Нажатие кнопки "Получить данные" запускает этот инструментарий, и первое появившееся окно позволяет выбрать тип источника данных:

Выбор источника данных при запуске Microsoft Query

Рис. 8.3. Выбор источника данных при запуске Microsoft Query

Здесь тоже идет речь о выборе типа источника данных, но уже на другом уровне. Три вкладки: "Базы данных", "Запросы", "Кубы OLAP" позволяют сделать выбор на этом уровне. В данном случае я выбрал вкладку "Базы данных" и в открывшемся списке указал тип базы данных - MS Access Database. Заметьте, включен флажок "Использовать мастер запросов". По нажатию кнопки "OK" открывается окно, где можно задать путь к базе данных:

Задание пути к базе данных

Рис. 8.4. Задание пути к базе данных

В следующем окне Мастера запросов начинается собственно формирование запроса на основании таблиц и запросов базы данных и содержащихся в них полей, называемых здесь столбцами. В открывающемся списке показаны все таблицы и все запросы базы данных "dbPP2000". Каждый элемент списка можно раскрыть, нажав значок "плюс", и перенести нужные поля таблицы в запрос, на основании которого строится сводная таблица. Как я уже говорил, я включил в запрос (сводную таблицу) данные из трех таблиц:

  • поля "НазваниеКниги", "Количество", "Стоимость" из таблицы "Заказано",
  • поле "Город" из таблицы "Заказчики",
  • поля "Заказчик", "Сотрудник", "ДатаЗаказа" из таблицы "Заказы".

Взгляните на результат моей работы:

Выбор полей базы данных для включения их в сводную таблицу

Рис. 8.5. Выбор полей базы данных для включения их в сводную таблицу

Нажатие кнопки "Next" заставляет Мастера запросов перейти к очередному шагу. Что будет выполняться на следующем шаге, зависит от того, сумеет ли Мастер запросов извлечь требуемые данные из таблиц базы данных. Если проблем у него не возникает, то Мастер запросов предложит создать фильтр для отбираемых данных. Вот как выглядит соответствующее окно в несколько более простой ситуации, когда не включено поле "Город" в число полей, запрашиваемых для построения сводной таблицы.

Запрос на построение фильтров

Рис. 8.6. Запрос на построение фильтров

Окно, следующее за построением фильтров, позволяет задать требуемый порядок сортировки данных. Я не буду приводить его. Взгляните, как выглядит следующее окно, завершающее построение запроса для рассматриваемой ситуации:

Завершающий шаг построения запроса

Рис. 8.7. Завершающий шаг построения запроса

На этом шаге можно, как видите, сохранить запрос, нажав соответствующую командную кнопку. Здесь также следует сделать выбор одной из трех возможностей:

  • вернуть данные в Excel и возвратиться к очередному шагу работы Мастера сводных таблиц и диаграмм,
  • перейти в Microsoft Query и там продолжить работу над запросом,
  • перейти к построению OLAP куба.

Обычная практика состоит в том, что выбирается первый пункт, и данные возвращаются в Excel. Мы тоже вернемся в Excel, но чуть попозже, а пока рассмотрим исходную ситуацию, когда поле "Город" включено в запрос. Эта ситуация при построении запроса оказалась чуть более сложной, и у Мастера построения запросов возникли некоторые трудности, - он оказался не в состоянии разобраться в связях между таблицами базы данных, и попросил выполнить эту работу вручную, перейдя в Microsoft Query. Вот появляющееся сообщение о возникших у него трудностях:

Сообщение о возникших трудностях у мастера запросов

Рис. 8.8. Сообщение о возникших трудностях у мастера запросов

Заметьте, при работе с моей базой данных я установил все необходимые связи, что видно из рисунка, отображающего схему данных:

Схема данных базы "dbPP2000"

Рис. 8.9. Схема данных базы "dbPP2000"
Ольга Гафарова
Ольга Гафарова

Добрый день. Подскажите формулы при решении задачи на рис. 2.2 в лекции №2. Закон Ома, какие должны использоваться формулы для I и R

Курс: Основы офисного программирования и документы Excel

Серегй Лушников
Серегй Лушников