Excel и базы данных

В предыдущих главах, рассказывающих об Excel, все действие разворачивалось на рабочих страницах книг Excel. Как я уже говорил, рабочая страница удивительным образом инкапсулирует данные и функции, их обрабатывающие. Вычисление по формулам позволяет создать новые данные, изменение данных, в свою очередь, приводит к инициации новых вычислений. Эти возможности Excel в сочетании с возможностью графического отображения данных делают Excel незаменимым при решении самого широкого класса задач, начиная от обработки офисных документов и кончая специальными задачами в той или иной области деятельности. И все-таки, все-таки главным назначением Excel все в большей мере становится обработка данных внешних источников. Excel становится тем терминальным приложением, которое ведет анализ и обработку данных, хранящихся в самых разнообразных хранилищах данных - структурированных и неструктурированных. К структурированным источникам относят, обычно, различные базы данных. Но в последнее время возрастает интерес и к неструктурированным источникам данных.

Естественно, теме хранения данных и их обработке посвящена не одна фундаментальная книга. Цель этой главы - начать разговор об Excel и базах данных, рассмотреть локальные базы данных в Excel, поговорить о связях между базами данных Excel и Access. К этой большой теме я буду постоянно обращаться и в последующих главах. Для того чтобы разговор о базах данных был предметным, нам понадобится некоторая тестовая база данных.

База данных офиса "Родная Речь"

В качестве тестовой базы данных я рассмотрю базу данных гипотетического офиса "Родная Речь", который в дальнейшем буду называть офисом РР. Офис РР занимается издательской деятельностью и имеет отделы (группы), которые непосредственно готовят и издают книги, занимаются маркетингом и рекламой, распространением и сбытом книг. С издательством сотрудничают авторы, переводчики, книготоргующие организации.

Создание в приложении Access базы данных офиса "РР"

Для пользователей Microsoft Office 2000 создание базы данных именно в Access самая естественная вещь. Этот параграф может служить предварительным знакомством с Access для тех, кто действительно не знаком с этим замечательным приложением. Создание базы данных в Access помимо прочего обладает двумя несомненными достоинствами:

• Допускается создание и ведение базы данных простыми и интуитивно понятными средствами в визуальном стиле. Даже человек, далекий от этой весьма специфической области программирования, способен после предварительного непродолжительного знакомства начать создавать свою собственную базу данных.
• В любом из приложений Office 2000 (Word, Excel, PowerPoint) легко получить доступ к БД Access.

В первом приближении БД Access можно рассматривать как совокупность взаимосвязанных таблиц с данными, запросов к ним, форм и отчетов, облегчающих ввод данных в таблицы и вывод информации из них в удобном для конечного пользователя виде, а также программных компонентов, выполняющих различные операции над данными.

Построение БД офиса РР начну с введения минимально необходимых средств. По мере необходимости база будет расширяться.

Построение таблиц "Заказчики" и "Книги"

Access относится к реляционным базам данных, в которых основной формой представления данных являются таблицы. Таблицы связываются между собой за счет общих полей. Поскольку таблица еще и общечеловеческая форма представления данных, то ее создание интуитивно понятно всем. Запись (строку) таблицы можно рассматривать, как совокупность полей разного типа. Каждый столбец таблицы хранит значения одного поля. Так что каждая таблица задает некоторый набор записей, и каждая запись представляется одной строкой таблицы. Число полей записи однозначно определяет число столбцов таблицы. Access предоставляет различные средства, облегчающие задание структуры таблицы. Полагаю, что даже человек, не имеющий опыта работы с Access, работая в Конструкторе таблиц Access, без труда определит собственную таблицу. Отмечу лишь, что для каждого поля задается имя, выбирается его тип, и задаются другие свойства поля, например, описание. Свойства поля зависят не только от его типа, они включают такие характеристики, как указание на то, является ли поле индексируемым, имеет ли уникальное значение, должно ли обязательно присутствовать в записи. Они определяют также формат и маску, которой должно удовлетворять значение поля, и другие характеристики.

Я не буду сейчас останавливаться на средствах Access, позволяющих создавать таблицы визуально, они достаточно просты. Для нас сейчас важнее понимать структуру таблиц, входящих в состав базы данных. Начну с определения таблицы "Заказчики", хранящей информацию о заказчиках офиса РР. Каждая ее запись включает следующие поля: Код заказчика, Название, Адрес, Город, Телефон, Директор, Прочее, Email. Вот как выглядит определение таблицы в конструкторе Access, где для каждого поля задаются имя, тип, описание и другие характеристики:

Рис. 4.1. Структура таблицы "Заказчики

Обратите внимание, обязательным условием определения таблицы базы данных является задание ключа. Ключом может быть одно поле или совокупность полей, требуется лишь, чтобы значение ключа было уникальным для каждой записи. Это требование позволяет однозначно найти запись в таблице, зная ее ключ. Требование существования ключа записей всегда выполнимо, поскольку при необходимости есть возможность добавить к исходным полям записи поле счетчика, которое может выступать в роли ключа, автоматически давая записи новый номер при добавлении ее в таблицу. На рисунке 4.1 можно видеть (ключевые поля отмечены соответствующим значком -), что в таблице "Заказчики" в роли первичного ключа выступает поле "Название". Заметьте, ключ можно определить далеко не единственным способом, например, поле "Код заказчика" также могло играть роль первичного ключа.

Определим теперь структуру таблицы "Книги". Эта таблица содержит информацию о книгах, выпускаемых издательством "РР". Достаточно взглянуть на рисунок, чтобы увидеть, какие поля в нее включены:

Рис. 4.2. Структура таблицы "Книги"

Две введенные таблицы "Заказчики" и "Книги" пока не связаны между собой, - они не имеют общих полей. Такая связь возникнет позже - при расширении базы данных. Она появится, когда заказчики начнут заказывать книги. Позже я добавлю в базу данных таблицу "Заказы", которая будет иметь общие поля, как с таблицей "Книги", так и с таблицей "Заказчики".